Tipps und Musterbrief bei Mahnung trotz bezahlter Rechnung

Infos, Tipps und Musterbrief bei Mahnung trotz bezahlter Rechnung 

Wenn ein Kunde eine Ware bestellt oder eine Leistung in Anspruch nimmt, entsteht zwischen ihm und dem Anbieter ein Schuldverhältnis. Durch dieses Schuldverhältnis ist der Kunde dazu verpflichtet, als Gegenleistung für die gelieferte Ware oder die erbrachte Leistung den vereinbarten Geldbetrag zu bezahlen.

Leistet der Kunde die geschuldete Zahlung nicht, indem er die dazugehörige Rechnung verspätet, nur anteilig oder gar nicht bezahlt, kann der Anbieter seine bestehende Forderung durchsetzen.

 

Üblicherweise wird er dem Kunde dazu im ersten Schritt eine Mahnung zukommen lassen. Einige Unternehmen schicken anstelle einer Mahnung übrigens ein Schreiben, das als Zahlungserinnerung tituliert ist.

Den Kunden an die fällige Zahlung zu erinnern, klingt zwar freundlicher, allerdings ist auch eine Zahlungserinnerung bereits eine Mahnung. Was aber ist zu tun, wenn der Anbieter eine Mahnung schickt, obwohl der Kunde die Rechnung bereits bezahlt hat?

Hier die wichtigsten Infos und Tipps
sowie ein Musterbrief für diesen Fall im Überblick:
 

Was sollte beachtet werden, wenn eine Rechnung bezahlt wird?

Heutzutage wird der Großteil aller Rechnungen bargeldlos und dabei oft per Überweisung bezahlt. Vor allem bei regelmäßig fälligen Zahlungen wird aber mitunter auch die Teilnahme am Lastschriftverfahren vereinbart. In diesem Fall erteilt der Kunde dem Anbieter die Ermächtigung, die jeweils fälligen Rechnungsbeträge automatisch vom Konto abzubuchen. Die Rechnung, die der Anbieter ausstellt und dem Kunden zukommen lässt, enthält mehrere wichtige Angaben.

So ist neben den Kontaktdaten des Anbieters und des Kunden auf der Rechnung
unter anderem aufgeführt:

·         an welchem Datum die Rechnung erstellt wurde.

·         wie die Rechnungsnummer lautet.

·         auf welche Kunden- oder Vertragsnummer sich die Rechnung bezieht.

·         welche Positionen in Rechnung gestellt werden und um was es sich bei den Positionen konkret handelt.

·         wie hoch der Rechnungsbetrag ausfällt.

·         bis zu welchem Datum oder innerhalb welchen Zeitraums die Rechnung zu bezahlen ist.

Außerdem finden sich auf der Rechnung die Bankverbindung des Anbieters und einige gesetzlich vorgeschriebene Angaben, darunter beispielsweise die Steuernummer. Einige Anbieter legen ihren Rechnungen auch vorgefertigte Überweisungsträger bei, in die der Kunde dann nur noch seine Bankverbindung, das Datum und seine Unterschrift eintragen muss.

Liegt der Rechnung kein Überweisungsträger bei oder bezahlt der Kunde die Rechnung beispielsweise per Online-Banking, sollte er darauf achten, dass er die Rechnungsnummer und seine Kundennummer als Verwendungszweck angibt, sofern der Anbieter keinen anderslautenden Verwendungszweck genannt hat.

Auf diese Weise ist nämlich sichergestellt, dass der Anbieter den Geldeingang schnell und vor allem richtig zuordnen kann.  

Was ist zu tun, wenn trotz bezahlter Rechnung

eine Mahnung kommt?

Es kann durchaus passieren, dass der Kunde eine Mahnung im Briefkasten vorfindet, obwohl er die Rechnung schon bezahlt hat. Ein möglicher Grund hierfür kann sein, dass sich der Zahlungseingang und der Versand des Mahnschreibens zeitlich überschnitten haben. Bei vielen Ämtern, Behörden, anderen Institutionen und auch Unternehmen wird automatisch eine Mahnung verschickt, wenn die Zahlung ein paar Tage nach dem Fälligkeitsdatum noch nicht verbucht wurde.

Teilweise sind zudem unterschiedliche Abteilungen für die Bearbeitung von Zahlungen und das Mahnwesen zuständig. Es kann deshalb sein, dass die Zahlung zwar schon auf dem Unternehmenskonto eingegangen ist, dem Kundenkonto aber noch nicht gutgeschrieben wurde und der Betrag daher angemahnt wird. In dem Schreiben steht dann allerdings meist der Hinweis, dass die Mahnung als gegenstandslos betrachtet werden kann, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist.

Auch wenn sich der Kunde sicher ist, dass er die Rechnung bezahlt hat, sollte er immer prüfen, ob die Mahnung nicht doch berechtigt ist. Hat der Kunde die Zahlung geleistet, hat er seine Schuld prinzipiell beglichen. Als Schuldner ist er allerdings in der Bringschuld.

Das bedeutet, der Kunde muss die Rechnung nicht nur bezahlen, sondern auch dafür sorgen, dass der Anbieter das Geld erhält. Damit es nicht zu weiteren Mahnungen, erhöhten Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen oder gar einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, ist der Kunde deshalb gut beraten, wenn er bei der Aufklärung der Angelegenheit mitwirkt. Im ersten Schritt sollte der Kunde dazu seine Kontoauszüge kontrollieren. Vielleicht hat sich ja bei der Bankverbindung ein Fehler eingeschlichen und die Überweisung wurde infolgedessen zurückgebucht.

Denkbar ist auch, dass der Überweisungsauftrag gar nicht ausgeführt wurde, beispielsweise weil das Konto nicht gedeckt war. Wurde der Betrag vom Konto abgebucht, sollte der Kunde einen Blick auf den Überweisungstext werfen. Eventuell hat er sich bei der Rechnungs- oder Kundennummer vertan, eine Angabe vergessen oder einen falschen Verwendungszweck angegeben, weshalb der Anbieter die Zahlung nicht zuordnen kann. Hat auch hier alles seine Richtigkeit, sollte sich der Kunde an den Anbieter wenden und seinem Schreiben einen Nachweis über die geleistete Zahlung beilegen. Im Online-Banking ist es oft möglich, einen Beleg über einen einzelnen Vorgang auszudrucken.

Alternativ kann der Kunde aber auch einen gewöhnlichen Kontoauszug verwenden, auf dem die Zahlung zu sehen ist. Alle anderen Angaben auf dem Kontoauszug, die nichts mit der Rechnung zu tun haben, kann er dann selbstverständlich schwärzen.

Lässt sich die Angelegenheit auch durch das Schreiben nicht klären, kann sich der Kunde an seine Bank wenden und einen Nachforschungsauftrag einleiten. Die Bank überprüft den Vorgang daraufhin und informiert den Kunden anschließend schriftlich über den Verbleib des Geldes. Der Kunde kann dieses Schreiben dann als aussagekräftigen Beleg für seine ordnungsgemäß geleistete Zahlung verwenden. 

Musterbrief bei Mahnung trotz bezahlter Rechnung 

Kunde
Anschrift 

Anbieter
(oder in der Mahnung benannte Ansprechpartner)
Anschrift  

Ort, den Datum 

Ihre Mahnung vom __________________________ 

Sehr geehrte/r Frau____________ /Herr _____________/Damen und Herren, 

am _____________________ habe ich eine Mahnung von Ihnen erhalten. Diese bezieht sich auf Ihre Rechnung Nummer ____________ vom ___________. Die angemahnte Zahlung habe ich jedoch bereits am ______________ geleistet.

Als Nachweis hierfür lege ich diesem Schreiben den Zahlungsbeleg/den entsprechenden Kontoauszug in Kopie bei.  Ihre Mahnung werte ich daher als gegenstandslos und betrachte die Angelegenheit als erledigt. 

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

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