Anleitung Werbebriefe als Serienbriefe schreiben

Anleitung und Tipps: Werbebriefe als Serienbriefe schreiben 

Werbebriefe gehören zu sehr wichtigen und weit verbreiteten Instrumenten im Bereich des Direktmarketings. Die Gründe hierfür liegen darin, dass Kunden mithilfe von Werbebriefen direkt und abgestimmt auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe angesprochen werden können.

Dabei ist die Resonanz auf Werbebriefe üblicherweise recht hoch und kann sehr einfach ermittelt und gemessen werden, während der Arbeitsaufwand und die benötigten Geldmittel im Verhältnis dazu überschaubar bleiben.

Mithilfe der Serienbrieffunktion ist es nicht schwer, Werbebriefe selbst zu erstellen. Insofern können auf diese Weise auch kleine und mittelständische Unternehmen innerhalb kurzer Zeit und mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand effektive Marketingmaßnahmen realisieren.

Hier nun eine Anleitung sowie die wichtigsten Infos und Tipps dazu, wie es möglich ist, Werbebriefe als Serienbriefe zu schreiben:  

Die beiden wesentlichen Elemente für das Schreiben von Werbebriefen

Um Werbebriefe schreiben zu können, werden zwei wesentliche Elemente benötigt, nämlich zum einen Kontaktdaten und zum anderen ein Textkörper. Kontaktdaten sind in Unternehmen üblicherweise in Form einer Kundendatei vorhanden. Eine solche Kundendatei wird dabei meist in Form eines Excel-Datei, einer bestimmten Datenbank oder auch eines CRM geführt.

Bei einem CRM in diesem Sinne handelt es sich um eine Software, die die Daten und die Historie eines Kunden erfasst und verwaltet. Generell ist im Hinblick auf die Kundendatei wichtig, dass sie möglichst aktuell ist, denn durch veraltete Adressdaten entstehen nur unnötige Kosten.

Unabhängig von der Form der Kundendatei werden für einen Werbebrief als Serienbrief der Name des Unternehmens, der Einrichtung oder des Vereins samt Ansprechpartner oder der Vor- und Nachname des Kunden, die Straße und die Hausnummer sowie die Postleitzahl und der Ort benötigt. Hinzu kommen die Anredeformel mit dem Namen sowie die Grußformel des Absenders.

Sinnvoll dabei ist, diese Informationen in einzelnen Spalten abzulegen. Dadurch können sie später in Form von Seriendruckfeldern in den Werbebrief integriert werden. Der zweite wesentliche Bestandteil des Werbebriefes ist der Textkörper. Dieser kann in jedem Textverarbeitungsprogramm geschrieben werden, das mit der Seriendruckfunktion zusammenarbeitet.

Der Text wird dabei nur einmal erstellt und anschließend in identischer Form in alle Werbebriefe integriert. 

Infos und Tipps zum Text des Werbebriefes

Nun ist es natürlich nicht ganz so einfach, einen gelungenen und aussagekräftigen Textkörper zu schreiben. Schließlich zeichnet sich ein guter und wirksamer Werbebrief dadurch aus, dass er vom ersten bis zum letzten Wort gelesen wird, eine klare Botschaft enthält und dem Empfänger das Gefühl vermittelt, der Brief sei eigens für ihn geschrieben worden.

Wichtig ist daher, auf leere Floskeln und abgenutzte Redewendungen zu verzichten und stattdessen in einer modernen, klaren und eher bildhaften Sprache zu argumentieren. Der Kunde muss eindeutig erkennen können, was der Brief eigentlich aussagen will. Wird ein Produkt oder eine Leistung beworben, sollten außerdem die Vorteile herausgearbeitet werden, die der Kunde konkret hat, und die Aspekte betont werden, die das Produkt oder die Leistung auszeichnen und einzigartig machen.

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Allerdings ist hierbei etwas Fingerspitzengefühl gefragt, denn die Absicht besteht darin, den Kunden zu überzeugen, was durch marktschreierische Versprechen und allzu plumpe Behauptungen aber eher nicht gelingen wird. In der Praxis hat sich außerdem gezeigt, dass der Erfolg eines Werbebriefes höher ist, wenn er sich auf ein Produkt oder eine Leistung beschränkt.

Neben der Werbebotschaft sollte ein Werbebrief immer auch eine konkrete Handlungsaufforderung beinhalten. Gelingt es, das Interesse eines Kunden zu wecken, muss dieser nämlich wissen, wie es weitergehen kann, also beispielsweise an wen er sich telefonisch, schriftlich oder per E-Mail wenden soll, um sich beraten zu lassen oder das Angebot in Anspruch zu nehmen. Möglich ist außerdem, Antwortelemente in den Werbebrief zu integrieren.

Hierbei kann es sich um Antwortkarten, Gutscheine oder ein Gewinnspiel handeln und durch die Antwortelemente wird es möglich, die Resonanz exakt zu ermitteln. 

Werbebriefe als Serienbriefe schreiben – so geht‘s

Die Kontaktdaten und der Textkörper können nun zum Werbebrief als Serienbrief zusammengefügt werden. Zuerst wird dazu die Seriendruckfunktion geöffnet und die Art des Dokuments festgelegt. Dabei kann ausgewählt werden, ob ein bereits vorhandenes Dokument als Vorlage verwendet oder ein neues Dokument erstellt werden soll.

Über das Menü werden als nächstes die Quelle und darin die Daten ausgewählt, die in das Dokument integriert werden sollen. Die ausgewählten Daten werden dann in Form von Seriendruckfeldern in den Serienbrief eingefügt. Hierfür genügt ein Klick mit dem Cursor auf die jeweilige Position im Dokument und an dieser Stelle erscheint dann das Seriendruckfeld als Platzhalter. Sind alle Seriendruckfelder integriert, kann das Ergebnis kontrolliert werden.

Dazu gibt es die Funktion Vorschau, bei der die Platzhalter durch die tatsächlichen Daten ersetzt werden. Dadurch wird der Werbebrief also in seiner fertigen Form angezeigt. Sind alle Daten richtig positioniert und ist der Werbebrief sowohl inhaltlich als auch optisch ansprechend, kann der Druck nach einem eventuellen Probeausdruck gestartet werden.

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