Mit 9 Bausteinen einen formalen Brief schreiben, Teil 2
An ein Amt oder eine Behörde, eine Versicherung, den Arbeitgeber, den Vermieter, die Schule, ein Unternehmen oder eine öffentliche Institution: Es gibt zahlreiche Anliegen, die eine formale Korrespondenz notwendig machen. Doch wie wird ein offizielles Schreiben verfasst und worauf gilt es dabei zu achten? In einem zweiteiligen Beitrag haben wir Infos, Tipps und eine Anleitung erstellt.
Hier ist Teil 2!:
Mit neun Bausteinen einen formalen Brief schreiben
Ein formaler Brief wird letztlich immer dann notwendig, wenn es um eine offizielle oder geschäftliche Angelegenheit geht. Ein Antrag bei einem Amt oder die Kündigung eines Vertrags gehört also genauso zu den formalen Briefen wie eine Reklamation nach einer Bestellung.
Im Unterschied zu einem privaten, persönlichen Brief basiert ein formales Schreiben auf bestimmten Standards. Diese Struktur sorgt dafür, dass alle wesentlichen Informationen enthalten sind und die Inhalte seriös, professionell und höflich wirken.
Dabei setzt sich so ein formaler Brief üblicherweise aus neun Bausteinen zusammen. Mit den Absender- und Empfängerdaten, dem Datum, dem Betreff und der Anredeformel haben wir die vier ersten Bausteine in Teil 1 schon genannt. Nun geht es weiter.
Inhalt
Baustein 5: Brieftext
Der eigentliche Text des Schreibens schließt direkt an die Anredeformel an. Weil hinter der Anrede ein Komma steht, beginnt der Text mit einem kleingeschriebenen Wort. Es sei denn, es handelt sich um ein Nomen, das großgeschrieben werden muss.
Welche Inhalte der Brief hat, hängt natürlich davon ab, was der Absender mitteilen möchte. Generell gilt aber, dass er auf den Punkt kommen sollte. In einem formalen Brief geht es darum, die entscheidenden Informationen präzise und schlüssig zu formulieren.
Ausschweifende Erklärungen mit belanglosen Details sind nicht angebracht. Hilfreich kann sein, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen.
Was muss er wissen, um den Sachverhalt beurteilen, die Angelegenheit erledigen oder eine Entscheidung treffen zu können? Und welche Einzelheiten sind für ihn uninteressant und für das Anliegen unerheblich?
Für eine lesefreundliche Struktur sollte der Absender den Brieftext in Absätze unterteilen. Dabei hat sich bewährt, immer dann einen neuen Abschnitt zu beginnen, wenn eine neue Information folgt.
Jeder Abschnitt behandelt also ein Thema und ist durch eine Leerzeile vom vorhergehenden und dem nachfolgenden Absatz getrennt.
Baustein 6: Bitte um Antwort
Möchte der Absender eine Rückmeldung erhalten, sollte er am Ende des Brieftextes ausdrücklich um eine Antwort bitten. Je nach Anliegen kann er dazu zum Beispiel eine Formulierung wie „Bitte bestätigen Sie mir meine Kündigung schriftlich.“oder „Ich bitte um schnellstmögliche Rückmeldung.“ verwenden.
Ist dem Absender sehr wichtig, dass er zeitnah eine Antwort bekommt, kann er seine Bitte auch in einem eigenen Abschnitt positionieren.
Dadurch betont er die Dringlichkeit und stellt sicher, dass der Empfänger die Aufforderung nicht übersieht. Eine andere Möglichkeit ist, die Bitte um Antwort mit der Grußformel zu verknüpfen, zum Beispiel so: „Mit freundlichen Grüßen und der Bitte um Antwort“.
Erwartet der Absender keine Antwort oder möchte er es dem Empfänger überlassen, wann und wie dieser reagiert, kann der Baustein natürlich entfallen.
Baustein 7: Grußformel
Ein formaler Brief sollte immer mit einer Grußformel enden. Denn sie gehört zum guten Ton und einem professionellen Umgang miteinander. Weil die Grußformel die Funktion einer Verabschiedung hat, sollte sie höflich sein, aber gleichzeitig die seriöse Distanz wahren.
Eine Floskel wie „Liebe Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ ist in einem formellen Brief unangemessen. Hier wird stattdessen als Standard „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ verwendet.
Nach der Grußformel folgt kein Satzzeichen. Sie steht alleine für sich in einer Zeile und endet weder mit einem Komma noch einem Punkt oder Ausrufezeichen.
Baustein 8: Unterschrift
Unterhalb der Grußformel steht die Unterschrift. Zwar gibt es inzwischen viele Angelegenheiten, bei denen die Textform ausreicht. Textform heißt, dass eine schriftliche Mitteilung notwendig ist, auf eine handschriftliche Unterschrift aber verzichtet werden kann.
Im Unterschied dazu ist die Schriftform erst erfüllt, wenn das Schreiben im Original und von Hand unterschrieben ist. Bei einigen Vertragsabschlüssen und Kündigungen ist das nach wie vor notwendig.
Aber generell gehört es bei einem formalen Brief einfach dazu, von Hand zu unterschreiben. Außerdem kann sich der Absender so sicher sein, dass sein Schreiben auf jeden Fall gültig ist und wirksam werden kann.
Hat der Absender eine Unterschrift, die kaum zu entziffern ist, kann er seinen Namen unter der Unterschrift ausdrucken oder noch einmal leserlich in Druckbuchstaben notieren.
Baustein 9: Hinweis auf Anlagen
Liegen dem Brief Anlagen wie ein ausgefülltes Formular, eine Bescheinigung oder eine Ausweiskopie bei, kann der Absender darauf hinweisen. Er kann zwar schon im Brieftext erwähnen, dass und welche Unterlagen er dem Schreiben hinzufügt.
Unter der Unterschrift, am unteren Blattrand kann er die Papiere aber zusätzlich noch einmal vermerken.
Sind es nicht mehr als drei Dokumente, kann der Absender sie auflisten, indem er schreibt „Anlagen: Dokument A, Kopie B“. Eine Auflistung untereinander mit Spiegelstrichen ist ebenfalls möglich. Sind es mehrere Dokumente, reicht es aus, wenn der Absender nur „Anlagen“ schreibt. Denn eine Auflistung wäre dann zu lang und zu unübersichtlich.
Die letzten Handlungen vor dem Versand
Bei einem formalen Brief spielen nicht nur die Inhalte und die Struktur eine Rolle. Wichtig ist auch, dass das Schreiben fehlerfrei verfasst ist. Denn es macht keinen guten Eindruck, wenn der Brief Rechtschreibfehler enthält.
Der Empfänger können vermuten, der Absender hätte sich nicht genug Mühe gegeben. Deshalb sollte der fertige Brief noch einmal sorgfältig gelesen und bei Bedarf berichtigt werden.
Vielleicht kann der Absender auch jemanden bitten, über das Schreiben zu schauen.
Danach kann der Brief ordentlich gefaltet in einen passenden Briefumschlag gesteckt werden. Verwendet der Absender keinen Briefumschlag mit Sichtfenster, sondern beschriftet er das Kuvert von Hand, notiert er die Adresse des Empfängers rechts unten. Seine eigene Adresse sollte er, in etwas kleinerer Schrift, in der Ecke rechts oben platzieren.
Die Angabe der Absenderadresse ist wichtig, damit der Brief zum Absender zurückkommt, falls er nicht zugestellt werden kann.
Zum Schluss braucht der Absender noch eine Briefmarke. Dabei sollte er auf ein ausreichendes Porto achten. Denn es wäre ärgerlich und peinlich, wenn das Schreiben zurückkommt oder der Empfänger etwas bezahlen muss, weil die Briefmarke falsch war oder fehlte.
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Thema: Mit 9 Bausteinen einen formalen Brief schreiben, Teil 2
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