Die Gliederung von Briefen

Die wichtigsten Tipps bei der Gliederung von Briefen in der kompakten Übersicht 

Die Grundlage für Geschäftsbriefe bilden die Empfehlungen der DIN 676 sowie der DIN 5008. Die DIN 676 enthält Maßangaben für die Gestaltung von Briefköpfen und des Layouts von Briefbögen, so dass es möglich wird, einen Brief im Format DIN A4 ordentlich zu falten, zu lochen und in Briefumschlägen mit Sichtfenster zu verschicken.

Die DIN 5008 hingegen benennt die Regeln bezüglich der Schreibweise und Gestaltung von inhaltlichen Angaben, etwa im Hinblick darauf, in welcher Form das Datum, Zahlenfolgen, die Anschrift oder Tabellen gegliedert und in welcher Reihenfolge sowie mit welchen Zeichen sie geschrieben werden sollten.

Daneben ist aber vor allem wichtig, dass ein Brief übersichtlich gegliedert ist. Allerdings gibt es hierbei einige Punkte, die nicht von den DIN-Normen erfasst werden, so dass sich die Frage stellt, an welchen Stellen wie viele Leerzeilen üblich sind.

Hier daher die wichtigsten Tipps bei der Gliederung von Briefen in der kompakten Übersicht:

•        Die Anschrift.

Bestandteile des Anschriftenfeldes sind neben der Empfängeradresse auch alle postalischen Vermerke. Dabei werden diese Beförderungsvermerke in den ersten drei Zeilen des Anschriftenfeldes erfasst, wo dann beispielsweise Einschreiben, Warensendung, Expresszustellung, vertraulich oder persönlich steht.

Unterhalb dieser drei Zeilen sind die darauffolgenden sechs Zeilen für die Adresse des Empfängers vorgesehen. Um zu verhindern, dass es im Anschriftenfeld Leerzeilen gibt, beginnt die Beschriftung der Zeilen für die Beförderungsvermerke von unten und sofern nur eine Zeile benötigt wird, bleiben die erste und die zweite Zeile von oben leer.

Gleiches gilt für die Angabe von Postleitzahl und Ort, auch diese Zeile wird nicht mehr durch eine Leerzeile von dem Straßennamen oder dem Postfach getrennt.

•        Die Bezugszeichenzeile.

Diese befindet sich unterhalb der letzten Zeile des Anschriftenfeldes, abgesetzt durch eine Leerzeile. Enthält der Brief kein solches Feld, steht in dieser Zeile rechtsbündig das Datum.

•        Die Betreffzeile.

Zwischen der Bezugszeichenzeile oder dem Datum werden zwei Leerzeilen gesetzt, darauf folgt dann die Betreffzeile. Meist wird diese übrigens mit fetter Schrift geschrieben, das Wort Betreff selbst ist nicht mehr gebräuchlich. Nach dieser Zeile folgen erneut zwei Leerzeilen, dann folgt die Anrede.

•        Der Text.

Der Text wird mit jeweils einer Leerzeile von der Anrede sowie von der Grußformel abgesetzt.

•        Die Unterschrift.

Wird der Brief handschriftlich unterschrieben, sind für die Unterschrift üblicherweise drei bis fünf Leerzeilen vorgesehen. Möglich ist darunter eine maschinelle Unterschrift, die den Vor- und Nachnamen benennt, wobei diese nicht in Klammern geschrieben werden.

Wird der Brief ausschließlich maschinell unterschrieben, erfolgt der entsprechende Hinweis mit einer Zeile Abstand zur Grußformel.

•        Anlagen, Verteilervermerk oder PS.

Nach der Unterschrift per PC folgt eine Leerzeile und danach dann der Anlagenvermerk. Der Verteilervermerk oder ein PS schließen den Brief ab, wobei beide mit einer Zeile Abstand vom Anlagenvermerk abgesetzt werden.

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