Tipps und Hilfestellungen zum Schreiben von Briefen

Gute Tipps und konkrete Hilfestellungen zum Schreiben von Briefen 

Während es früher fast schon selbstverständlich war, zu Stift und Papier zu greifen, um jemandem eine Nachricht oder Botschaft zukommen zu lassen, scheint der gute alte Brief heute ein wenig aus der Mode gekommen zu sein.

Zwar ist der Brief insbesondere im geschäftlichen Bereich nach wie vor nicht wegzudenken, aber mit dem Telefon, dem Mobilfunk und dem Internet stehen alternative Kommunikationswege zur Verfügung, die nicht nur schneller und mitunter preisgünstiger, sondern auch bequemer sind.

Insofern ist es nicht verwunderlich, dass viele mehr oder weniger verlernt haben, Briefe zu schreiben. Andererseits gibt es Situationen, in denen es unumgänglich ist, den klassischen, schriftlichen Weg zu wählen. Hierzu gehören beispielsweise Bewerbungen, aber auch Anträge, Beschwerden und andere Schreiben an Ämter, Behörden und Unternehmen.

Einen besonderen Stellenwert haben außerdem die doch eher selten gewordenen Briefe im privaten Bereich, Paradebeispiel hierfür ist der Liebesbrief. Insgesamt ist es aber auch bei wenig Erfahrung und Routine gar nicht so schwierig, einen gelungenen Brief zu schreiben, wenn ein paar Punkte beachtet werden.

Einige gute Tipps und konkrete Hilfestellungen zum Schreiben
von Briefen verrät die folgende Übersicht:
 

Die wichtigsten Überlegungen vorab

Prinzipiell spielt es zunächst einmal keine Rolle, um was für einen Brief es sich konkret handelt, denn die grundlegende Vorgehensweise ist immer gleich. Natürlich hat eine Bewerbung andere Inhalte als ein Kondolenzschreiben, ein Liebesbrief oder die Weihnachtspost an die Großeltern. Die beiden wichtigsten Punkte sind aber immer, dass der Brief für den jeweiligen Empfänger geschrieben wird und dieser versteht, was ihm der Absender mitteilen möchte.

Bevor es also an das eigentliche Schreiben des Briefes geht, sollte sich der Briefschreiber folgende Fragen stellen:

·         Für wen ist der Brief gedacht und wie ist das Verhältnis zum Empfänger?

·         Gibt es einen konkreten Grund oder Anlass für den Brief oder wird der Brief einfach nur so geschrieben?

·         Welche Botschaft soll der Brief vermitteln, was soll seine Kernaussage sein?

·         Wie kann die Botschaft am besten vermittelt werden?

·         Womit soll der Brief geschrieben werden, per Computer oder mit der Hand? 

Vier Punkte für einen gelungenen Brief

Wissenschaftler haben sich damit beschäftigt, welche Faktoren notwendig sind, damit ein Text verständlich ist. Eigentlich ging es bei den Untersuchungen um Texte, die wie beispielsweise die Texte in Lehrbüchern Wissen vermitteln sollen. Die Erkenntnisse der Forscher lassen sich aber hervorragend auch auf Briefe anwenden, denn auch bei Briefen ist wichtig, dass sie die Botschaft, die der Absender vermitteln möchte, für den Empfänger verständlich und nachvollziehbar zum Ausdruck bringen.

Das “Hamburger Verständlichkeitskonzept” der Forscher benennt folgende vier Punkte als wichtigste Kriterien für einen nachvollziehbaren Text: 

1. Einfachheit

Vielen fällt es schwer, einen Brief zu schreiben, weil sie der Meinung sind, sich in einem Brief besonders gewählt ausdrücken zu müssen. Sowohl für geschäftliche als auch für private Briefe gilt aber, dass verstaubte Floskeln und hochtrabende Formulierungen nicht mehr zeitgemäß sind. Auch in einem Brief wird somit eine ganz normale Sprache verwendet, die sich ungefähr auf dem Niveau einer gepflegten Umgangssprache bewegen sollte.

Auf unzählige Fremdwörter und Fachausdrücke kann dabei getrost verzichtet werden, ebenso wie auf ungeläufige Wörter und Abkürzungen. Zudem sollten die Sätze eher einfach und kurz ausfallen. Lange, komplizierte und verschachtelte Bandwurmsätze sind schwer zu lesen und schwierig zu verstehen. Dennoch sollte der Text natürlich flüssig sein und nicht abgehackt klingen. In der Praxis hat es sich daher bewährt, hauptsächlich mit Sätzen zu arbeiten, die nicht länger sind als rund 15 bis 20 Worte und nur ein Komma enthalten. 

2. Gliederung und Ordnung

Ein wesentlicher Punkt, der einen Brief verständlich macht, ist eine sinnvolle und nachvollziehbare Gliederung. Dies bezieht sich sowohl auf den Inhalt als auch auf die äußere Form. Eine sinnvolle Gliederung des Inhalts bedeutet, dass die Aussagen zusammenhängend und in der richtigen Reihenfolge aufgeführt werden.

Für den Empfänger ist es sehr verwirrend, wenn der Absender in seinem Brief erst von beispielsweise einem Urlaub berichtet, anschließend von seiner Arbeit erzählt und später wieder eine Bemerkung zu seinem Urlaub macht. Ähnlich sieht es aus, wenn der Absender von einem Ereignis erzählt, dabei aber in der zeitlichen Abfolge hin und her springt.

Der Empfänger, der bei dem Ereignis nicht dabei war, kann sich so nur schwer in die Situation hineinversetzen. Bezogen auf die äußere Form bedeutet eine übersichtliche Gliederung, dass der Brief in Absätze strukturiert ist. Dabei beschäftigt sich jeder Absatz mit einem Thema oder einem Gedankengang. 

3. Kürze und Prägnanz

In Briefen neigen viele dazu, sich umständlich und langatmig ausdrücken. Aus dem Gefühl heraus, dass die Seite unbedingt voll werden muss, erzählen und erzählen sie.

Teilweise werden dann auch allerlei Phrasen und leere Floskeln aneinandergereiht, die Kernbotschaft geht dabei aber oft ein wenig unter. Es steht nirgends geschrieben, wie lang ein Brief werden muss. Oftmals ist es besser und sinnvoller, ohne große Umschweife auf den Punkt zu kommen.   

4. Zusätzliche Stimulanz

Ein gelungener Brief kennzeichnet sich dadurch, dass er den Empfänger persönlich anspricht. Der Empfänger sollte also das Gefühl haben, dass der Brief ausschließlich für ihn verfasst wurde und nicht in exakt der gleichen Form auch an jede andere Person verschickt werden könnte.

Dies kann dadurch umgesetzt werden, dass der Absender nicht nur in Ich-Form schreibt, sondern den Empfänger direkt und gelegentlich auch mit seinem Namen anspricht. Bei schwierigeren Inhalten kann die Verständlichkeit außerdem durch konkrete Beispiele, gemeinsame Erlebnisse oder sogar Zeichnungen und Skizzen erhöht werden.  

Weitere Ratgeber und Tricks für das Briefeschreiben

Die eigentliche Schwierigkeit besteht oft weniger darin, den Brief als solches zu schreiben, sondern vielmehr darin, überhaupt erst den Einstieg zu finden. Ist der Brief dann fertig, geraten viele ins Zweifeln, ob der Brief denn tatsächlich auch gut genug geworden ist.

In diesen Situationen haben sich folgende Tipps bewährt:

·         Kein Zeitdruck.

Wer einen Brief schreiben möchte, sollte sich dafür ausreichend Zeit nehmen. Es dauert nun einmal länger, seine Gedanken aufzuschreiben, als mal eben einen Anruf zu tätigen. Sich selbst unter Druck zu setzen, bloß weil der Brief nach einer halben Stunde noch immer nicht fertig ist, macht es nur unnötig schwer.

·         Ideen sammeln.

Ähnlich wie bei einem Aufsatz fällt es vielen leichter, einen Brief zu schreiben, wenn sie sich zunächst Stichworte notieren. Diese dürfen ruhig durcheinander und ohne Zusammenhang sein, denn in erster Linie geht es darum, alles das zusammenzustellen, was dem Absender spontan einfällt und was er dem Empfänger erzählen möchte.

Im nächsten Schritt können die Stichpunkte dann sortiert, geordnet und schließlich ausformuliert werden. 

Objektiv lesen.

Ist der Brief fertig, ist es ideal, wenn er kurz beiseite gelegt werden kann. Mit etwas zeitlichem Abstand kann der Brief dann überprüft werden. Dies bietet den Vorteil, dass Fehler und Unstimmigkeiten eher auffallen, weil dem Briefschreiber die Inhalte nicht mehr völlig präsent sind.

Dadurch liest er das, was tatsächlich auf dem Papier steht, und nicht das, von dem er ausgeht, es geschrieben zu haben. Sinnvoll ist außerdem, den Brief laut zu lesen, denn auch dies trägt dazu bei, Fehler besser zu erkennen. Insgesamt sollte darauf geachtet werden, ob die Botschaft des Briefes verständlich ist. Ein Brief muss nicht perfekt und wie im Lehrbuch formuliert sein.

Vielmehr ist entscheidend, dass der Absender den Empfänger persönlich und in seiner ihm eigenen Art anspricht.

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