Formvorschriften von Geschäftsbriefen

Infos über die Formvorschriften bei Geschäftsbriefen von GmbH`s 

Grundsätzlich gibt es eine Reihe gesetzlicher Vorgaben, die die Formvorschriften für Geschäftsbriefe regeln.

Hierzu gehören beispielsweise §15b der Gewerbeordnung, § 37b und §125a  des Handelsgesetzbuches, §35a des GmbH-Gesetzes oder das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister. 

 

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Als Geschäftsbrief wird, vereinfacht erklärt, jede Mitteilung bezeichnet, die ein Unternehmer seinen Kunden, Geschäftspartnern oder Behörden in schriftlicher Form zukommen lässt. Hierzu gehören insbesondere Bestellungen, Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Kündigungen und Werbebriefe, die sich an einen bestimmten Empfänger richten.

Allerdings beziehen sich die Formvorschriften nicht nur auf Briefe im eigentlichen Sinne, also auf Mitteilungen, die in Papierform übermittelt werden, sondern auch auf Postkarten, Faxe und E-Mails. Insofern spricht der Gesetzgeber von „Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“ und beurteilt alle diese Kommunikationswege als gleichwertig.

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Allerdings bedeutet das nicht, dass jede E-Mail automatisch auch ein Geschäftsbrief ist, denn ausgenommen sind Mitteilungen oder Berichte, für die üblicherweise Vordrucke verwendet und die im Rahmen einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung verschickt werden.

Außerdem gehören Mitteilungen, die sich nicht an einen bestimmten Empfänger richten, beispielsweise im Rahmen von Newslettern, Werbemailings oder als Beiträge in Internetforen, ebenfalls nicht zu Geschäftsbriefen.

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Zu den Pflichtangaben, die ein Geschäftsbrief enthalten muss, der von einer GmbH verschickt wird, gehören der Firmenname in dem Wortlaut, wie er im Handelsregister eingetragen ist, die Angabe der Rechtsform, der Sitz des Unternehmens, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer.

Zudem müssen alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen benannt werden und sofern es einen Aufsichtsrat gibt, muss auch der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden aufgeführt werden, wobei hier der Nachname und mindestens ein Vorname genannt werden muss. Hinsichtlich der formalen Gestaltung bietet sich die DIN 5008 an.

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Die Pflichtangaben begründen sich darin, dass einem Kunden oder Geschäftspartner von Beginn an die Möglichkeit gegeben werden soll, sich umfassend über den Absender zu informieren. So wird es beispielsweise durch die Angabe der Handelsregisternummer deutlich leichter, sich beim zuständigen Registergericht über das Unternehmen zu informieren.

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Der zweite Grund liegt darin, dass die Kontaktaufnahme aus kommerziellen Gründen eindeutig als solche erkennbar sein soll. Das bedeutet, der Empfänger muss nicht nur erkennen, dass es sich um eine Mitteilung zu Werbezwecken handelt, sondern muss auch das Unternehmen eindeutig identifizieren können.

Insofern dürfen die Kopf- oder Betreffzeile nicht so gestaltet sein, dass sie die eigentliche Absicht der Mitteilung verschleiern oder den Empfänger in die Irre führen.

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