Beschwerdebrief mit Mustervorlage

Die wichtigsten Punkte bei einem Beschwerdebrief, mit Muster-Vorlage 

Es kann immer mal wieder vorkommen, dass es notwendig wird, eine schriftliche Beschwerde zu verfassen, etwa weil der Service doch sehr zu wünschen übrig ließ, ein Produkt gravierende Mängel aufweist oder die Wartezeit zu lange, die Bedienung unfreundlich oder das Essen ungenießbar war.

Selbstverständlich hat jeder das Recht, sich zu beschweren, allerdings gelten auch für einen Beschwerdebrief einige Grundregeln.

 

•       

Idealerweise sollte der Tenor des Briefes einer konstruktiven Kritik entsprechen, was bedeutet, dass der Brief den Empfänger in der Art informieren sollte, dass dieser Verbesserungen vornehmen kann.

•       

Auch wenn der Ärger noch so groß ist, müssen die Grundsätze der Höflichkeit beachtet werden. Hierzu gehört vor allem, dass keine Beleidigungen ausgesprochen werden.

•       

Der Inhalt des Briefes besteht aus der Nennung des Grundes für die Beschwerde sowie der Angabe, wie und wann sich der Vorfall ereignete. Zudem kann ein Verbesserungsvorschlag unterbreitet werden. Den Abschluss des Briefes stellt die Bitte dar, dafür Sorge zu tragen, dass sich ein solcher Vorfall künftig nicht mehr wiederholt.

•       

Nach Möglichkeit sollte der Brief mit einem positiven Aspekt beginnen. Wichtig ist zudem, konkrete Aussagen zu machen und nicht mit allgemeinen Formulierungen zu arbeiten.

•       

Idealerweise richtet sich der Brief direkt an die betreffende Stelle. Die Zentrale anzuschreiben, ist zwar ebenfalls möglich, meist jedoch weniger effektiv. 

Muster-Vorlage:

Unternehmen
Abteilung
Straße Hausnummer
PLZ Ort 

Ort, den Datum 

Vorname Nachname
Straße Hausnummer
PLZ Ort  

Beschwerde 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

ich bin ein langjähriger Kunde Ihres Hauses und kaufe regelmäßig in Ihrer Filiae in xxx ein. Bislang war ich mit Ihren Angebot sowie Ihrem Preis-Leistungsverhältnis auch immer zufrieden. Vor drei Wochen wollte ich xxx, das Sie in Ihrem Prospekt vom xx.xx.xx beworben hatten, erwerben, musste allerdings feststellen, dass dieser Artikel vergriffen war.

Daher habe ich mich an einen Ihrer Mitarbeiter gewandt. Dieser erklärte mir, der Artikel wäre nachbestellt und würde mit der nächsten Lieferung angeliefert werden. Zeitgleich wurde mir zugesichert, mein Name würde erfasst und ein xxx für mich reserviert werden. Nachdem der Artikel auch bei meinem Folgebesuch nicht vorhanden war, wurde mir auf meine erneute Nachfrage hin mitgeteilt, es hätte ein Problem bei der Lieferung gegeben, ich würde aber informiert werden, sobald der Artikel da wäre.

Da ich jedoch weiterhin nichts gehört hatte, habe ich Ihre Filiale gestern erneut aufgesucht. Dabei wurde mir mitgeteilt, die Aktion wäre beendet, so dass der Artikel auch nicht mehr erhältlich sei. Alternativprodukte gäbe es ebenfalls nicht. Ich kann durchaus nachvollziehen, dass es bei Werbeaktionen zu Engpässen kommen kann.

Allerdings kann ich es nicht gutheißen, wenn Kunden mit Ausreden vertröstet werden und ihre Mitarbeiter offensichtlich weder informiert sind noch Alternativprodukte anbieten können oder möchten. 

Ich würde es daher sehr begrüßen, wenn Sie künftig für mehr Kundenfreundlichkeit sorgen könnten.

  

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Mehr Anleitungen, Tipps und Vorlagen:

Thema: Die wichtigsten Punkte bei einem Beschwerdebrief, mit Muster-Vorlage 

Kommentar verfassen