Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung – Tipps, Infos und Briefvorlage

Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung – Tipps, Infos und Briefvorlage 

Es kann durchaus passieren, dass einem Unternehmen einmal ein Fehler unterläuft und es eine falsche oder zu hohe Rechnung ausstellt. Der Kunde bemerkt zwar, dass mit der Rechnung etwas nicht stimmt, weiß oft aber nicht, wie er sich richtig verhalten soll. Einerseits möchte er eine Rechnung, die offensichtlich fehlerhaft ist, nicht bezahlen. 

Andererseits befürchtet er, dass das Vertrauensverhältnis zwischen ihm und dem Unternehmen Schaden nehmen könnte, wenn er die Rechnung reklamiert. Zudem könnten eine Mahnung und andere unangenehme Konsequenzen folgen, wenn der Kunde der Zahlungsaufforderung nicht pünktlich nachkommt. Was also tun bei einer fehlerhaften Rechnung?

Hier die wichtigsten Tipps, Infos und
eine Briefvorlage dazu in der Übersicht:

Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung?

Hat der Kunde eine Rechnung erhalten, die fehlerhaft, zu hoch oder unberechtigt ist, sollte er umgehend schriftlich Widerspruch gegen die Rechnung einlegen. Von wem die Rechnung stammt, spielt dabei keine Rolle. Die grundsätzliche Vorgehensweise bleibt also immer gleich, egal ob die Rechnung vom Telekommunikationsanbieter, einer Versicherung, einem Händler vor Ort oder einem Online-Shop kommt.  

Warum sollte der Widerspruch gegen die Rechnung schriftlich erfolgen?

Prinzipiell ist es möglich, die Rechnung telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch zu reklamieren. Allerdings wird der Kunde dann kaum in der Lage sein, nachzuweisen, dass er der fehlerhaften Rechnung tatsächlich widersprochen hat. Der Widerspruch gegen die fehlerhafte Rechnung ist aber aus zwei Gründen sehr wichtig:

1.       Durch den Widerspruch informiert der Kunde das Unternehmen darüber, dass die Rechnung einen Fehler enthält und er der Zahlungsaufforderung daher zunächst nicht nachkommen wird. Dies ist deshalb wichtig, weil das Unternehmen wissen muss, warum die Zahlung ausbleibt. Bezahlt der Kunde die Rechnung einfach so nicht, wird das Unternehmen den fälligen Betrag anmahnen. 

2.       Der Widerspruch bewirkt, dass die Forderung des Unternehmens zu einer sogenannten bestrittenen Forderung wird. Bei einer bestrittenen Forderung wird in aller Regel kein Inkassounternehmen eingeschaltet, denn Inkassounternehmen schließen die Annahme von bestrittenen Forderungen in ihren AGB üblicherweise aus. Außerdem darf eine bestrittene Forderung nicht an die Schufa oder eine andere Auskunftei gemeldet werden. Sollte dies doch passieren, kann der Kunde seinen Widerspruch vorlegen und die Auskunftei wird den Eintrag wieder löschen. 

Um im Ernstfall nachweisen zu können, dass tatsächlich Widerspruch eingelegt wurde, sollte der Kunde die fehlerhafte Rechnung deshalb immer schriftlich reklamieren. Außerdem sollte er eine Versandart wählen, die er später belegen kann.

So kann er den Brief als Einschreiben mit Rückschein verschicken oder persönlich abgeben und sich den Empfang quittieren lassen. Möglich ist auch ein Versand als Fax mit Sendebericht oder als E-Mail. Auf der sicheren Seite ist der Kunde, wenn er mehrere Versandarten miteinander kombiniert, seinen Widerspruch also beispielsweise per Fax sendet und zusätzlich noch einmal per Post verschickt.  

Was sollte in dem Widerspruchsschreiben stehen?

Als Widerspruch reicht ein formloses Schreiben aus. Das bedeutet, der Kunde muss kein bestimmtes Formular verwenden und keine verbindlichen Vorgaben einhalten, sondern kann ein eigenen, normalen Brief aufsetzen. In seinem Widerspruchsschreiben sollte der Kunde dann

·         das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag, seinen Namen samt Anschrift, seine Kundennummer und eventuell die Vertragsnummer angeben. Dadurch ist sichergestellt, dass das Unternehmen eindeutig erkennen kann, welcher Kunde Widerspruch einlegt und auf welche Rechnung sich sein Widerspruch bezieht.

·         unmissverständlich erklären, dass er Widerspruch einlegt. Das Wort Widerspruch muss er dabei aber nicht benutzen. Entscheidend ist vielmehr, dass aus dem Schreiben eindeutig hervorgeht, dass der Kunde mit der Rechnung nicht einverstanden ist.

·         seinen Widerspruch sachlich und ausführlich begründen. Grundsätzlich ist der Kunde zwar nicht verpflichtet, seinen Widerspruch zu begründen. Allerdings macht ein Widerspruch wenig Sinn, wenn der Kunde nicht erklärt, warum er mit der Rechnung nicht einverstanden ist und wo seiner Meinung nach der Fehler liegt.

·         das Unternehmen bitten, die Rechnung zu prüfen und entsprechend zu korrigieren. Gleichzeitig sollte er darauf hinweisen, dass er zunächst keine Zahlung leisten wird. Solange die Angelegenheit nicht geklärt ist, muss der Kunde dadurch keine Mahnung oder andere unangenehme Konsequenzen fürchten. 

Was passiert nach dem Widerspruch gegen die Rechnung?

Ist der Widerspruch eingegangen, wird das Unternehmen die Rechnung erneut prüfen. Stellt sich heraus, dass tatsächlich ein Fehler vorliegt, wird das Unternehmen den Rechnungsbetrag korrigieren und dem Kunden eine neue, diesmal richtige Rechnung zukommen lassen. Hält das Unternehmen an der ursprünglichen Rechnung fest, muss es dem Kunden verständlich und nachvollziehbar erläutern, warum die Rechnung stimmt.

Hat sich der Kunde geirrt, muss er die Rechnung natürlich bezahlen. Bleibt der Kunde hingegen bei seiner Meinung, dass die Rechnung falsch ist, muss er sich erneut an das Unternehmen wenden und diesem mitteilen, dass er seinen Rechnungswiderspruch aufrecht erhält. Eine Zahlung sollte er erst dann leisten, wenn die Angelegenheit geklärt ist.

Reagiert das Unternehmen nicht auf den Widerspruch, sondern schickt es nach einiger Zeit eine Mahnung, sollte der Kunde der Mahnung widersprechen. In seinem Schreiben sollte er darauf hinweisen, dass er bereits den Rechnungsbetrag beanstandet hat und die bestrittene Forderung bisher nicht geklärt ist. Sicherheitshalber sollte er das erste Widerspruchschreiben noch einmal in Kopie beilegen und erneut um eine Korrektur der Rechnung bitten.

Gleiches gilt, wenn das Unternehmen ein Inkassobüro einschaltet. Auch hier sollte der Kunde in einem Schreiben erklären, dass er an seinem Forderungswiderspruch festhält und den ursprünglichen Widerspruch als Kopie mitschicken. Seine Zahlung sollte der Kunde weiterhin verweigern. Auch Inkassogebühren muss er übrigens nicht bezahlen, denn da er Widerspruch eingelegt hat und es sich dadurch um eine bestrittene Forderung handelt, ist der Kunde nicht in Zahlungsverzug. 

Briefvorlage, um einer fehlerhaften Rechnung zu widersprechen

  

Kunde
Anschrift 

Unternehmen
Anschrift 

Ort, den Datum 

Widerspruch gegen Rechnung Nr. ___________________ vom ____________
Kundennummer _____________________ / Vertragsnummer __________________ 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

am _____________ habe ich Ihre Rechnung  Rechnungsnummer _________________________Rechnungsdatum ___________________________Rechnungsbetrag ___________________________Gegenstand der Rechnung ________________________ erhalten.

Mit dieser Rechnung bin ich nicht einverstanden und lege deshalb Widerspruch dagegen ein. Gleichzeitig möchte ich Sie darauf hinweisen, dass ich Ihrer Zahlungsaufforderung in der mir vorliegenden Form nicht nachkommen werde. 

Zur Begründung:

____________ (Hier sollte der Kunde möglichst ausführlich erklären, warum er die Rechnung für falsch hält. Gründe können beispielsweise sein, dass das Produkt oder die Dienstleistung laut Angebot, Vertrag, Katalog oder Beschreibung weniger kostet als berechnet, dass dem Unternehmen beim Zusammenrechnen der einzelnen Rechnungsposten ein Fehler unterlaufen ist oder dass Rabatte, Gutschriften oder Ähnliches nicht berücksichtigt wurden.) ____________________________________ 

Ich bitte daher darum, Ihre Rechnung zu prüfen und zu berichtigen. Bitte lassen Sie mir anschließend eine ordnungsgemäße und inhaltlich richtige Rechnung zukommen. Sofern Ihre Überprüfung ergeben sollte, dass die beanstandete Rechnung nicht fehlerhaft ist, bitte ich um eine nachvollziehbare Erklärung, wie der Rechnungsbetrag zustande kommt und wie sich die Forderung in dieser Höhe begründet. 

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

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