Beschwerdebriefe auf Englisch

Die wichtigsten Punkte und Bausteine für Beschwerdebriefe auf Englisch 

Es kann immer mal wieder notwendig werden, einen Vertragspartner darüber zu informieren, dass die erbrachten Leistungen nicht den Vorstellungen entsprechen, beispielsweise weil eine Lieferung zu spät erfolgte, die Qualität von Waren mangelhaft ist oder die gelieferten Artikel beschädigt wurden oder defekt sind.

Ein Beschwerdebrief erfüllt in diesem Fall zwei Funktionen. Zum einen informiert er den Vertragspartner, zum anderen räumt er die Möglichkeit ein, eine Lösung für das Problem zu finden. 

Nun ist es jedoch nicht zwangsläufig so, dass ein Beschwerdebrief auf Deutsch geschrieben wird, denn gerade bei ausländischen Vertragspartnern kann es auch notwendig werden, den Beschwerdebrief auf Englisch zu verfassen.

Hier daher die wichtigsten Punkte sowie einige Bausteine als Formulierungshilfen für Beschwerdebriefe auf Englisch:

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Zunächst muss verdeutlicht werden, um welche Waren oder Dienstleistungen es in dem Beschwerdebrief geht. Hierzu gehört, dass die Kunden- und die Auftragsnummer samt Datum angegeben werden, zudem sollten alle wichtigen Daten zum beanstandeten Gegenstand wie Anzahl, Artikelnummer, Artikelbezeichnung und Preis aufgeführt sein.

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In einem freundlichen, aber deutlichen Ton sollte dann erläutert werden, weshalb die Beschwerde erfolgt. Wichtig hierbei ist jedoch, sachlich zu argumentieren. Der Beschwerdebrief darf keine wütenden, emotionsgeladenen Äußerungen oder Beschimpfungen enthalten, denn er verfolgt vielmehr das Ziel, möglichst zeitnah eine akzeptable Lösung für beide Seiten zu finden.

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Außerdem sollte der Beschwerdebrief einen konkreten Lösungsvorschlag für das Problem enthalten oder den Vertragspartner dazu auffordern, seinerseits eine Lösung anzubieten. Zum Schluss sollte die Bitte um eine zeitnahe Erledigung integriert werden.  Zu den wichtigsten Bausteinen gehören die folgenden Formulierungen.

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Der Beschwerdebrief beginnt üblicherweise mit Aussagen wie, „wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen“ oder „zu unserem Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen“. Im Englischen erfolgt dies durch „we regret to inform you that“ oder „much to our regret we have to instruct you about“. 

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Um den Vertragspartner darüber zu informieren, dass die bestellte Ware zu spät geliefert wurde, kann „the ordered goods have not be belivered in time“ geschrieben werden. War die Lieferung nicht vollständig, heißt dies im Englischen „there was a shortage of goods.“

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Entspricht die Qualität nicht den Erwartungen, wird dies durch „the quality is not up to our expectations“ ausgedrückt. Die Übersetzung dafür, dass die Lieferung nicht zufriedenstellend ausgefallen ist, lautet „the delivery has not turned out to our satisfaction“.  

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Wurden die Waren während des Transportes beschädigt, lautet die englische Übersetzung dafür „the goods have been damaged in transit“. Verschmutzte, verkratzte oder fehlerhafte Artikel sind „soiled, scratched oder defective“.

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Zum Schluss wird durch „please settle this matter soon“  oder „please let us know how this matter could be solved“ um eine rasche Klärung der Angelegenheit gebeten.

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