Welche Angaben im Brief?

Wer muss welche Angaben im Brief machen? 

Während bei privaten Briefen keine besonderen Vorschriften gelten und letztlich der Absender selbst entscheiden kann, welche Angaben er macht und welche nicht, müssen Geschäftsbriefe bestimmte Mindestangaben enthalten.

Als Geschäftsbrief gelten dabei alle schriftlichen Dokumente, die einen Geschäftsvorgang betreffen und sich an einen bestimmten Empfänger richten. 

Insofern gehören nicht nur Briefe in klassischer, gedruckter Form, sondern auch alle Faxe, E-Mails oder anderen Textnachrichten in die Gruppe der Geschäftsbriefe.

Welche Angaben konkret mindestens gemacht werden müssen, ergibt sich aus der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens. Allgemein gilt jedoch, dass fehlende Angaben und damit Verstöße gegen die geltenden Bestimmungen mit Geldstrafen bis zu einer Höhe von 5000 Euro geahndet werden können.  

Hier nun eine Übersicht darüber, wer welche Mindestangaben in einem Brief machen muss:

•        Nichtkaufleute.

Hierunter fallen alle die Gewerbetreibenden, die nicht im Handelregister eingetragen sind. Ihre Briefe müssen den Familienname sowie mindestens einen Vornamen in ausgeschriebener Form enthalten.

•        Einzelkaufleute.

Kaufleute, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen ihre Firmenbezeichnung gemäß des Handelsregistereintrages sowie die Rechtsform aufführen. Zudem muss der Brief Angaben über den Ort der Handelsniederlassung machen und die Registriernummer sowie das Registriergericht beinhalten.

•        Personenhandelsgesellschaften.

Neben der Rechtsform muss die Firmenbezeichnung in der Form wiedergegeben werden, wie sie im Handelsregister eingetragen ist.

Zudem müssen der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registriergericht sowie die Handelsregistriernummer aufgeführt sein. Bei beschränkt haftenden Personenhandelsgesellschaften reicht es nicht mehr aus, nur die Bezeichnung GmbH & Co. zu führen, sondern die konkrete Rechtsform muss benannt werden, beispielsweise also GmbH & Co.KG. Handelt es sich um Personenhandelsgesellschaften ohne persönlich haftenden Gesellschafter in Form einer natürlichen Person, müssen in einem Geschäftsbrief die Firmen der Gesellschafter angegeben werden und die gelten Pflichtangaben für Kapitalgesellschafter vorhanden sein.

•        Gesellschaften mit beschränkter Haftung.

In deren Geschäftspost müssen die Firmenbezeichnung gemäß des Handelsregistereintrages, die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, die Handelsregistriernummer sowie das zuständige Registriergericht aufgeführt werden.

Zudem müssen alle Geschäftsführer benannt sein, und zwar mit dem Familiennamen sowie mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Gibt es in der GmbH einen Aufsichtsrat, muss außerdem auch der Vorsitzende des Aufsichtsrates genannt werden, ebenfalls mit seinem Familiennamen und mindestens einem Vornamen.

•        Aktiengesellschaften.

Geschäftliche Post von Aktiengesellschaften muss die Firmenbezeichnung entsprechend des Eintrages im Handelsregister, die Rechtsform sowie den Sitz der Gesellschaft beinhalten. Zudem müssen die Handelsregistriernummer sowie das Registriergericht benannt sein.

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