Briefvorlagen erstellen

Briefvorlagen erstellen

Unter Zuhilfenahme des Computers kann man recht einfach eine Briefvorlage erstellen, die jederzeit wieder verwendet werden kann. Dabei stellt die Briefvorlage eine Art Grundgerüst oder Muster dar. Das Layout des Briefes sowie einzelne Bestandteile des Inhalts werden erstellt und gespeichert und der Brief durch Ergänzung der fehlenden Bestandteile vervollständigt.

Die eigentliche Briefvorlage bleibt dabei stets gleich und macht natürlich auch nur dann Sinn, wenn sich bestimmte Teile in jedem Brief wiederfinden sollen. Um eine Briefvorlage zu erstellen wird zunächst ein Briefkopf erstellt. Daneben werden Absenderdaten, ein Textrahmen für die Anschrift, eventuell eine Fußnote und die Schriftart, -größe und -farbe festgelegt. Die fertige Briefvorlage wird dann als Dokumentenvorlage gespeichert.

Mit welchem Programm die Briefvorlage erstellt wird, hängt zum einen vom Betriebssystem und den installierten Komponenten, zum anderen von der Aufwändigkeit der Vorlage, den darin enthaltenen Grafiken sowie den notwendigen Formatierungen ab. Word, WordPad oder Editor sind beispielsweise geeignete Programme, im Microsoft Works sind überdies vorgefertigte Briefvorlagen hinterlegt. Als Beispiel für eine Briefvorlage kann eine Mahnung angeführt werden.

Hierbei wird der Briefkopf sowie der immer gleichbleibende Textteil erstellt und gespeichert. Bei jedem Zugriff erscheint das gleiche Bild, durch Einsetzen des Datums, des Betreffs in Form eines Aktenzeichens oder einer Rechnung und der Summe wird das Schreiben komplettiert und kann ausgedruckt werden. Eine beispielhafte Briefvorlage für eine Mahnung könnte wie folgt aussehen: 

Briefkopf (auch als Grafik)

Datum

Empfänger 

Betreff: Aktenzeichen / Rechnung  

Sehr geehrter Herr / Sehr geehrte Frau (…), 

sicher haben Sie übersehen, dass o.g. Posten noch nicht beglichen ist.  

Bitte überweisen Sie den Betrag von xxx bis zum xx.xx.xx auf eines unserer Konten. Sollte sich Ihre Zahlung mit unserem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie diese Mahnung bitte als gegenstandlos. 

Mit freundlichen Grüßen.

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