Mit 9 Bausteinen einen formalen Brief schreiben, Teil 1
Wie wird ein formaler Brief geschrieben? Worauf gilt es bei einem offiziellen Schreiben zu achten, das zum Beispiel an ein Amt, eine Behörde oder eine Versicherung geht? In einem zweiteiligen Beitrag haben wir Wissenswertes und Tipps zusammengetragen. Und wir zeigen, wie aus neun Bausteinen ein formaler Brief entsteht.
Inhalt
Ein paar Worte zur Briefkultur
Briefe begleiten den Menschen schon sehr lange. In der schriftlichen Kommunikation war es seit jeher ein Anliegen, Nachrichten zu hinterlassen, wichtige Informationen festzuhalten und anderen verschiedenste Dinge mitzuteilen.
Im Laufe der Zeit gewannen Briefe aber an Bedeutung. Die Briefkultur, wie wir sie in der heutigen Form kennen, nahm etwa im 17. Jahrhundert ihren Anfang. Seinerzeit trugen Boten Briefe kreuz und quer durch das ganze Land zu Fuß, auf dem Pferd oder in einer Postkutsche vom Absender zum Empfänger.
Und üblicherweise war der Empfänger derjenige, der das Porto für die Zustellung übernahm. Die Tradition, Briefe zu schreiben, hielt sogar in die Weltliteratur Einzug. Ein bekanntes Beispiel sind „Die Leiden des jungen Werther“ von Goethe.
Vor allem sehr alte Briefe und die dazugehörigen Briefmarken sind heute zum Teil begehrte Sammlerstücke. Aber auch im ganz normalen Alltag haben Briefe noch längst nicht ausgedient.
Sie werden im Privaten, etwa als Liebesbriefe oder Glückwunschkarten, zur öffentlichen Meinungsäußerung, beispielsweise als Leserbriefe, und eben im formellen Bereich eingesetzt.
Mit neun Bausteinen einen formalen Brief schreiben
Vereinfacht erklärt, wird ein formaler Brief immer dann verschickt, wenn es um eine offizielle Angelegenheit geht. Briefwechsel mit Ämtern und Behörden, Banken, Versicherungen und anderen Unternehmen oder dem Arbeitgeber zählen somit zu formalen Schreiben.
Dabei ist eine bestimmte Briefstruktur gefragt. Sie stellt sicher, dass die Höflichkeitsformen eingehalten sind, der Empfänger den Brief schnell überblicken und die Inhalte richtig einordnen kann.
Ein Brief, der die übliche Struktur nicht einhält, verfehlt zwar nicht zwangsläufig seinen Zweck oder wird missverstanden. Aber es wirkt seriöser und professioneller, wenn der Brief den gängigen Standards folgt.
Doch wie wird so ein formaler Brief denn nun geschrieben? Am einfachsten ist, sich an den neun wesentlichen Bausteinen zu orientieren, aus denen sich ein formaler Brief in aller Regel zusammensetzt.
Baustein 1: Daten des Absenders und des Empfängers
Das erste und oberste Element in einem formalen Brief sind die Daten des Absenders. Durch sie sieht der Empfänger sofort, von wem das Schreiben ist.
Zu den Angaben, die der Absender aufführen sollte, gehören:
-
Vor- und Nachname
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Straße und Hausnummer
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Postleitzahl und Ort
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Telefonnummer
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E-Mail-Adresse
Diese Daten kann der Absender ergänzen, wenn er noch weitere relevante Kontaktdaten wie zum Beispiel eine Faxnummer, eine Webseite oder einen Account in den sozialen Medien hat.
Ob der Absender seine Angaben schlicht untereinander anordnet oder einen Briefkopf gestaltet und sie dort einfügt, bleibt seinem Geschmack überlassen.
Während der Absender bei seinen Daten selbst wählen kann, ob sie links, mittig oder rechts stehen sollen, werden die Daten des Empfängers immer an den linken Blattrand gesetzt. Allerdings ist es nicht notwendig, hier sämtliche Kontaktdaten aufzuführen.
Schließlich weiß der Empfänger selbst, wie er zu erreichen ist. Deshalb genügen die Angaben, die notwendig sind, damit der Brief zugestellt werden kann.
Das sind im Wesentlichen der Name und die Anschrift, manchmal noch ergänzt um einen besonderen Zusatz wie die Gebäudebezeichnung oder den Ortsteil.
Baustein 2: Datum
Ein formaler Brief braucht immer ein Datum. Es steht mit einer Zeile Abstand unter den Empfängerdaten. Allerdings wird das Datum am rechten Blattrand positioniert.
Stimmt der Ort, an dem der Brief verfasst wird, mit dem Ort in den Absenderangaben überein, reicht das Datum aus. Ansonsten sollte der Absender den Ort zusammen mit dem Datum angeben. Dazu schreibt er: „Ort, den TT.MM.JJJJ“.
Grundsätzlich kann der Absender den Ort immer erwähnen. Früher war das so auch üblich. Inzwischen genügt aber die Angabe des Datums.
Baustein 3: Betreff
Unter dem Datum und linksbündig befindet sich in einem formalen Brief die Betreffzeile. Sie dient als eine Art Überschrift für den Brief. In der Betreffzeile fasst der Absender also kurz und knapp zusammen, worum es geht, zum Beispiel „Ordentliche Kündigung des Vertrags XY“.
Anders als früher wird das Wort „Betreff“ selbst nicht mehr aufgeführt. Um die Zeile vom Rest des Briefes abzuheben, wird sie aber fett gedruckt.
Baustein 4: Anredeformel
Ein formaler Brief erfordert eine förmliche Anrede. Denn anders als bei einem privaten Brief ist der Empfänger oft persönlich nicht bekannt.
Und selbst wenn sich der Absender und der Empfänger kennen, geht es in dem Schreiben um eine offizielle oder geschäftliche Angelegenheit. Eine lockere und vertraute Anrede wäre daher nicht angemessen.
Die Standardformel für die Anrede und Begrüßung lautet „Sehr geehrte Damen und Herren“ wenn der Empfänger namentlich nicht bekannt ist. Ansonsten ist „Sehr geehrte Frau Name“ bzw. „Sehr geehrter Herr Name“ üblich.
Nach der Anredeformel wird ein Komma gesetzt. Danach wird klein weitergeschrieben, sofern das Wort selbst keine Großschreibung erfordert. Denn die Anredeformel ist kein eigenständiger Satz, sondern wird mit dem Brieftext direkt fortgeführt.
Mit dem eigentlichen Brieftext als nächster Baustein, den anderen Bausteinen und noch ein paar Tipps geht es in Teil 2 weiter!
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Thema: Mit 9 Bausteinen einen formalen Brief schreiben, Teil 1
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