Benimmregeln für Geschäftsbriefe per E-Mail

Die grundlegenden Benimmregeln & Normen für Geschäftsbriefe per E-Mail

 

Im Zeitalter des Internets werden immer häufiger auch Geschäftsbriefe per E-Mail verschickt. Die Vorteile wie beispielsweise die Zeit- und Kostenersparnis liegen dabei klar auf der Hand.

Allerdings gelten auch für Geschäftsbriefe auf elektronischem Wege einige Regeln, selbst wenn es sich um einen modernen Kommunikationsweg handelt.

 

Hier die grundlegenden Benimmregeln & Normen für Geschäftsbriefe per E-Mail in der Übersicht:

•        Was Bewerbungen per E-Mail betrifft, gilt auch für Geschäftsbriefe. 

Während Geschäftsbriefe in traditioneller Briefform gewissenhaft geschrieben werden, scheinen viele in E-Mails weniger auf Rechtschreibung, Schreibstil oder klare Formulierungen zu achten.

Ein modernes Medium bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die üblichen Regeln und formalen Anforderungen für Geschäftsbriefe plötzlich nicht mehr gelten.

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•        Ein großer Vorteil von E-Mails liegt darin, dass die Nachricht den Empfänger zeitnah erreicht.

Diese Zeitersparnis sollte jedoch nicht durch romanartige E-Mails zunichte gemacht werden, die nur schwer zu lesen sind. Eine E-Mail sollte, wie auch ein Geschäftsbrief, eher kurz gefasst sein und auf den Punkt kommen. Längere Texte sind angenehmer zu lesen, wenn sie in Abschnitte oder Absätze gegliedert sind. Wichtige Aussagen können daneben auch fett oder kursiv geschrieben werden, Großbuchstaben als Betonung sollten dagegen möglichst vermieden werden.

•        Die Betreffzeile der E-Mail hat die gleiche Funktion wie die Betreffzeile eines Briefes.

Sie sollte also möglichst genau und eindeutig wiedergeben, um was es in der E-Mail geht.

•        Bunte, schrille Hintergründe, lustige Bilder oder Icons gehören nicht in geschäftliche E-Mails.

Im privaten Bereich mögen sie zwar nett und witzig sein, bei geschäftlichen E-Mails sollte jedoch zugunsten des seriösen und professionellen Eindrucks darauf verzichtet werden.

•        Eine Signatur am Ende der E-Mail ersetzt die Absenderangaben des Briefbogens.

Allerdings sollte auch die Signatur nur die Angaben beinhalten, die auf dem Briefpapier üblich sind. Neben dem Namen des Unternehmens und des Ansprechpartners, der Postadresse und der Telefon- und Faxnummer gehören die URL der Webseite sowie die E-Mail-Adresse dazu.

•        CC: und BCC: ermöglichen den Versand von einer E-Mail an mehrere Empfänger.

Allerdings sollte diese Funktion nur mit Bedacht genutzt werden. Viele Geschäftspartner könnten verärgert reagieren, wenn ihre E-Mail-Adresse für andere sichtbar ist und dadurch Diskretion und Identitätsschutz leiden.

•        E-Mails sollten immer möglichst zügig bearbeitet werden.

Ist eine zeitnahe Antwort nicht möglich, sollte der Empfänger eine Kurznachricht verschicken, in der der Eingang der E-Mail bestätigt und die bald folgende Bearbeitung angekündigt werden.

•       

Bevor die E-Mail mit Anhängen versendet wird, sollte der Empfänger darüber informiert werden und sein Einverständnis geben. Viele Programme beschränken die mögliche Größe von E-Mails und Anhängen, in einigen Systemen werden Anhänge zum Schutz vor Viren vollständig geblockt.

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