Briefvorlagen Firma

Briefvorlagen Firma

Um die Geschäftskorrespondenz zügig abwickeln zu können, arbeiten Firmen häufig mit Briefvorlagen. Diese Briefvorlagen werden für die verschiedensten Aufgabenbereiche erstellt und können bei Bedarf aufgerufen werden.

Der große Vorteil solcher Briefvorlagen liegt darin, dass die Vorlage bei jedem Öffnen in gleicher Form erscheint und nach Vervollständigung mit noch fehlenden Bausteinen umgehend ausgedruckt werden kann, wobei der Inhalt des Briefes, insbesondere im Bezug auf die Wortwahl und Verständlichkeit, selbstverständlich dem Empfänger angepasst wird. So wird die Briefvorlage für einen Lieferanten zweifelsohne anders gestaltet sein als die für einen interessierten Kunden.

Wesentlicher Baustein einer Briefvorlage von Firmen ist der Briefkopf, der neben Kontaktinformationen das firmeineigene Logo oder eine charakteristische Darstellung enthält. Dieser sorgt damit nicht nur für einen Wiedererkennungswert, sondern ist zeitgleich Werbemittel.

Der Aufbau einer Briefvorlage, die als Geschäftsbrief eingesetzt wird, unterliegt dabei einigen Grundzügen, die wie folgt aussehen: 

Briefkopf mit Kontaktdaten

Datum

Feld mit Empfängerdaten

Ansprechpartner und Abteilung

Betreff (beispielweise Angebot, Rechnung, Mahnung, Beschwerde oder Kündigung)  

Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau/Sehr geehrte Damen und Herren, 

ein Textfeld, das die wesentlichen Informationen und Gründe für den Brief enthält. 

Mit freundlichen Grüßen, 

Fußnote. 

Die Briefvorlage wird dem Mitteilungszweck angepasst und mit individuellen Daten des Empfängers vervollständigt. Im Bereich der Geschäftsbriefe gibt es, je nach Mitteilungsziel und Einsatzzweck, die Möglichkeit, Brief nicht handschriftlich, sondern lediglich maschinell zu unterschreiben. Allerdings muss dies gesondert vermerkt werden. Zudem werden Firmenbriefe häufig nicht vom Firmeninhaber selbst, sondern von Sekretärinnen und anderen Büroangestellten unterschrieben. Ist dies der Fall steht vor der Unterschrift das Kürzel i.A., was für im Auftrag steht. Anwendung finden firmeneigene Briefvorlagen beispielsweise bei Angeboten, Rechnungen, Mahnungen aber auch Kündigungen. Daneben gibt es Firmenbriefe, die nicht anhand von Vorlagen erstellt werden können. Dazu zählen beispielsweise Antwortschreiben auf Beschwerden, Reklamationen oder spezifische Anfragen.

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