Auftragsbestätigung schreiben – Infos, Tipps & Vorlage, Teil 1

Auftragsbestätigung schreiben – Infos, Tipps & Vorlage, Teil 1

Bei einem Auftrag ist die Auftragsbestätigung ein Schritt im Zuge der Abwicklung. Das Schreiben schafft Sicherheit und Verbindlichkeit für beide Seiten und kann Missverständnisse verhindern. Denn die Bestätigung fasst die vereinbarten Leistungen zusammen. Aber welche Funktion hat eine Auftragsbestätigung genau? Welche rechtliche Bedeutung kommt ihr zu? Warum macht sie Sinn? Und wie sollte sie formuliert sein?

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Auftragsbestätigung schreiben - Infos, Tipps & Vorlage, Teil 1

In einem zweiteiligen Beitrag geben wir Infos und Tipps rund um die Auftragsbestätigung. Außerdem stellen wir eine Vorlage bereit:

Die Aufgabe einer Auftragsbestätigung

Die Bezeichnung Auftragsbestätigung ist ein zusammengesetztes Wort aus Auftrag und Bestätigung. Damit beschreibt der Name schon ziemlich genau, welche Funktion eine Auftragsbestätigung hat. Denn durch das Dokument teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber verbindlich mit, dass er den angefragten oder erteilten Auftrag annimmt.

In den meisten Fällen bezieht sich eine Auftragsbestätigung auf ein Angebot, das im Vorfeld erstellt wurde. Das Angebot für eine Dienstleistung oder einen Warenkauf führte die Inhalte und die Konditionen bereits konkret aus.

Nimmt der Kunde das Angebot daraufhin an, beauftragt er das Unternehmen mit der Durchführung der Dienstleistung oder Bestellung. Im Gegenzug informiert das Unternehmen den Kunden durch die Auftragsbestätigung darüber, dass es den Auftrag annimmt und zu den genannten Konditionen durchführen wird.

Die Auftragsbestätigung hat somit die Funktion einer Willenserklärung. Denn das Unternehmen als Auftragnehmer bestätigt, dass es gewillt ist, den Auftrag wie besprochen zu erfüllen.

Die rechtliche Einordnung einer Auftragsbestätigung

Der Auftragsbestätigung durch das Unternehmen geht die Willenserklärung des Kunden voraus, eine Dienstleistung in Anspruch zu nehmen oder eine Ware zu beziehen.

Bestätigt das Unternehmen dann diesen Auftrag, dokumentiert die Auftragsbestätigung zum einen schriftlich die Beauftragung durch den Kunden. Zum anderen schließt sie die Erklärung des Unternehmens ein, den erteilten Auftrag wie vereinbart auszuführen.

Sowohl die Beauftragung durch den Kunden als auch die Auftragsannahme durch das Unternehmen schaffen die Basis für einen wirksamen und rechtsgültigen Vertrag. Das liegt daran, dass ein Vertrag dann zustande kommt, wenn sich die Vertragsparteien auf ein Angebot einigen und übereinstimmend erklären, dass sie daran interessiert und dazu gewillt sind, das Angebot anzunehmen.

Eine verbindliche Auftragsbestätigung ist aus rechtlicher Sicht deshalb genauso zu werten wie ein Vertragsschluss.

Allerdings ist eine schriftliche Auftragsbestätigung keine Pflicht. Ein Unternehmen muss nicht bestätigen, dass es einen Auftrag annimmt. In vielen Fällen macht es zwar durchaus Sinn, die Inhalte und Konditionen zusammenzufassen.

Das gilt vor allem bei größeren Aufträgen und Geschäften mit Neukunden. Trotzdem setzt ein rechtsgültiger Vertrag nicht voraus, dass es zuvor eine Auftragsbestätigung gab.

Gute Gründe für eine Auftragsbestätigung

Legt das Unternehmen ein verbindliches Angebot vor und nimmt der Kunde das Angebot in der vorliegenden Form an, sind beide Seiten an die Vereinbarungen gebunden.

Eine Notwendigkeit, die Absprachen durch eine Auftragsbestätigung noch einmal schriftlich festzuhalten, besteht eigentlich nicht. Eigentlich deshalb, weil es durchaus gute Gründe dafür geben kann, nicht auf eine zusätzliche Bestätigung zu verzichten:

Missverständnissen vorbeugen

Durch die Bestätigung erläutert das Unternehmen noch einmal klar und präzise, wie der erteilte Auftrag ausgestaltet ist. Der Kunde bekommt eine abschließende Zusammenfassung darüber, welche Leistungen das Unternehmen in welcher Form erbringen wird.

Dadurch ist nicht nur das Risiko minimiert, dass es Unklarheiten gibt oder Missverständnisse aufkommen. Vielmehr hat der Kunde nun letztmalig noch die Gelegenheit, Änderungen vorzunehmen, Widerspruch einzulegen oder den Auftrag auch komplett zurückzuziehen, falls er es sich in der Zwischenzeit doch anders überlegt hat.

Mündliche Vereinbarungen fixieren

Es kommt sehr oft vor, dass eine Bestellung oder eine Dienstleistung im persönlichen Gespräch oder per Telefon beauftragt wird. Eine Bestätigung hält die Absprachen dann schriftlich fest.

Auf diese Weise sind nicht nur die Vereinbarungen dokumentiert und Missverständnisse können verhindert werden. Stattdessen ist die Bestätigung auch eine Erinnerung für den Kunden, dass er verbindlich einen Auftrag erteilt hat.

Außerdem hat der Kunde durch die Auftragsbestätigung noch einmal schwarz auf weiß vor sich, was er in Auftrag gegeben hat. Sollte etwas fehlen oder sich irgendwo ein Fehler eingeschlichen haben, kann er reagieren und eine Korrektur veranlassen.

Änderungen festhalten

Dass ein Angebot im Zuge der Verhandlungen mehrere Male abgeändert, angepasst, im Umfang reduziert oder erweitert wird, ist keine Seltenheit. Bis es zur endgültigen Annahme und Ausführung des Auftrags kommt, hat das Unternehmen dann mitunter mehrere Angebote und Kostenvoranschläge erstellt, die die verschiedenen Änderungen berücksichtigen.

Gerade in solchen Fällen bietet sich eine finale Auftragsbestätigung an. Denn sie sorgt für Klarheit. Beide Seiten wissen, welche Version vereinbart ist und welche Bedingungen für den Auftrag gelten.

Verbindliche Termine angeben

Bei der Erstellung eines Angebots kann das Unternehmen oft noch keine verbindlichen Zusagen dazu machen, wann genau die Lieferung der Ware oder die Ausführung der Leistungen erfolgen wird.

Liefertermine und Leistungszeiträume gehören aber zu den festen Bestandteilen von vertraglichen Vereinbarungen. Das Unternehmen kann die verbindliche Auftragsbestätigung deshalb gut nutzen, um den Kunden konkret und verbindlich über Termine zu informieren.

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Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Seite. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.

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