Auftragsbestätigung schreiben – Infos, Tipps & Vorlage, Teil 2

Auftragsbestätigung schreiben – Infos, Tipps & Vorlage, Teil 2

Im Zuge der Abwicklung eines Auftrags oder Kaufs kann die Auftragsbestätigung ein sinnvoller Schritt sein. Sinnvoll deshalb, weil sie für beide Seiten Verbindlichkeit schafft, Sicherheit gibt und Missverständnissen vorbeugen kann. Dabei zählt die Auftragsbestätigung zu den typischen Geschäftsbriefen. Aber sie ist keine Pflicht, sondern eine freiwillige Leistung.

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Auftragsbestätigung schreiben - Infos, Tipps & Vorlage, Teil 2

In einem zweiteiligen Beitrag haben wir die wichtigsten Infos und Tipps rund um die Auftragsbestätigung zusammengestellt. Dabei haben wir in Teil 1 erklärt, welche Aufgabe das Schreiben hat und wie es rechtlich einzuordnen ist.

Außerdem haben wir die Gründe genannt, die dafür sprechen, den vereinbarten Auftrag noch einmal schriftlich zusammenzufassen und zu bestätigen.

Hier ist Teil 2!:

Das freibleibende Angebot als Ausnahme

In den meisten Fällen ist es nicht unbedingt notwendig, die getroffenen Absprachen durch eine Auftragsbestätigung festzuhalten. Allerdings gibt es eine große Ausnahme: Hat das Unternehmen dem Kunden ein freibleibendes Angebot unterbreitet, sollte es nicht auf eine Auftragsbestätigung verzichten.

Ist ein Angebot ausdrücklich als freibleibend gekennzeichnet, ist seine Gültigkeit begrenzt. Die genannten Bedingungen haben nur für einen bestimmten Zeitraum Bestand, danach können Änderungen eintreten.

Rechtliche Sicherheit entsteht deshalb nicht, wenn der Kunde ein freibleibendes Angebot annimmt.

Durch die Auftragsbestätigung weiß der Kunde, zu welchen Konditionen das Unternehmen seinen Auftrag ausführen wird. Selbst wenn sich zwischenzeitlich nichts geändert hat, schafft erst die Auftragsbestätigung für beide Seiten die Sicherheit, dass die aufgeführten Inhalte und ursprünglich freibleibenden Leistungen jetzt verbindlich und gültig sind.

Die Angaben in einer Auftragsbestätigung

Es besteht keine Verpflichtung, einen Auftrag schriftlich zusammenzufassen und zu bestätigen. Deshalb gibt es auch keine verbindlichen Regeln dazu, wie das Schreiben aussehen und welche Inhalte es haben muss.

Andererseits informiert die Auftragsbestätigung den Kunden verbindlich darüber, dass, zu welchen Konditionen und mit welchen Bestandteilen der von ihm erteilte Auftrag ausgeführt wird.

Bevor der Kunde einen Auftrag erteilt, hat er in aller Regel eine konkrete Anfrage gestellt oder ein entsprechendes Angebot ausgehandelt. Die Auftragsbestätigung bezieht sich deshalb üblicherweise auf das Angebot oder die Absprachen, die dem Auftrag zugrunde liegen.

Daraus wiederum lassen sich die Inhalte ableiten, die eine Auftragsbestätigung haben sollte:

  • Namen und Kontaktdaten vom Unternehmen als Auftragnehmer und vom Kunden als Auftraggeber

  • Datum der Auftragsbestätigung

  • Angaben zu dem Angebot oder Auftrag, auf den sich die Bestätigung bezieht

  • Auflistung der einzelnen Leistungen mit Menge oder Umfang und Preisen

  • Liefertermin, Zahlungsfrist und andere organisatorische Details

Die Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief. Wie jedes andere geschäftliche Schreiben repräsentiert sie das Unternehmen. Aus diesem Grund sollte die Auftragsbestätigung nicht nur professionell gestaltet sein und ansprechend aussehen. Stattdessen sollte sie auch kundenorientiert daherkommen.

Ein kurzer Text in freundlichem Ton lässt die Bestätigung gleich ganz anders auf den Kunden wirken. Dabei kann das Unternehmen seinen Dank für den erteilten Auftrag und das damit verbundene Vertrauen aussprechen. Außerdem kann es zum Ausdruck bringen, dass es sich auf die Zusammenarbeit freut.

Vorlage als Formulierungshilfe

Ein konkretes Beispiel ist anschaulicher als Erklärungen. Daher zeigen wir anhand eines Musters, wie eine Auftragsbestätigung aussehen kann.

Unternehmen
Kontaktdaten

Kunde
Anschrift

Datum

Auftragsbestätigung Nr. __________ / Kundennummer __________

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name/Damen und Herren,

Ihren Auftrag führen wir sehr gerne aus. Wie in unserem Angebot Nr. __________ vom __________ beschrieben, liefern wir folgende Produkte/erbringen wir folgende Leistungen:

Position Bezeichnung (Ware/Leistung) Menge Einzelpreis Gesamtpreis
1.
2.
3.
Summe Netto
Umsatzsteuer ___ %
Endsumme

Die Lieferung/Leistungserbringung erfolgt zum __________. Bis zur vollständigen Bezahlung bleibt gelieferte Ware unser Eigentum.

Sollten Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns unter Tel. ____________________ oder per E-Mail an ____________________.

Wir bedanken uns herzlich für den Auftrag und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Der Unterschied zwischen einer Auftrags- und einer Bestellbestätigung

Wer online etwas bestellt, hat oft nur ein paar Minuten später eine (automatische) Bestellbestätigung in seinem E-Mail-Postfach. Diese Bestätigung informiert den Kunden aber lediglich darüber, dass seine Bestellung beim Händler eingegangen ist.

Ob, wann und zu welchen Konditionen der Händler die bestellte Ware liefern wird, ergibt sich allein aus einer Bestellbestätigung nicht. Bestellen zum Beispiel sehr viele Kunden gleichzeitig ein Produkt, kann gut sein, dass der Händler sein Angebot abändern muss.

Eine Bestellbestätigung bestätigt deshalb den Eingang der Bestellung, aber eben noch nicht die Annahme des Auftrags. Eine Auftragsbestätigung liegt erst dann vor, wenn der Händler verbindlich erklärt, dass er die Bestellung zu den genannten Bedingungen liefern oder ausführen wird. In der Praxis geschieht das meist durch den Versand der Ware.

Andersherum wird eine Auftragsbestätigung aber gültig und verbindlich, sobald sie dem Kunden vorliegt.

Wird ihm ein Auftrag bestätigt, den er so nie erteilt hat, sollte er deshalb zeitnah reagieren und Widerspruch einlegen. Denn wenn er nichts unternimmt, erklärt er sich mit den Inhalten einverstanden und der Vertrag über den vermeintlichen Auftrag wird wirksam.

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Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Seite. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.

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