Dokumente sicher aufbewahren – Infos und Tipps, 2. Teil

Dokumente sicher aufbewahren – Infos und Tipps, 2. Teil

Mit der Zeit kommen jede Menge Dokumente und Unterlagen zusammen. Das fängt bei Urkunden und Ausweisdokumenten an und endet bei Zeugnissen, Gehaltsabrechnungen, Verträgen und Rechnungen, Kontoauszügen, amtlichen Bescheiden und Versicherungspolicen. Ordnung in die Papiere zu bringen, macht oft nicht besonders viel Spaß. Zumal sich nicht nur die Frage stellt, wo und wie die Unterlagen am besten aufbewahrt werden, sondern auch, was überhaupt wie lange aufgehoben werden muss.

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Dokumente sicher aufbewahren - Infos und Tipps, 2. Teil

In einem zweiteiligen Beitrag geben wir Infos und Tipps zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten. Dabei haben wir im 1. Teil die verschiedenen Aufbewahrungsfristen geklärt. Jetzt, im 2. Teil, erläutern wir, worauf es bei der Aufbewahrung in Papier- oder digitaler Form zu achten gilt:

Dokumente in Papierform sicher aufbewahren

Die klassische Form, um Unterlagen und Dokumente aufzubewahren, besteht darin, die Papiere in Mappen oder Ordnern abzuheften. Bei offiziellen Urkunden wie der Geburts- oder Heiratsurkunde, notariellen Beglaubigungen und wichtigen Dokumenten wie der Police der Lebensversicherung stellt sich die Frage nach einer Digitalisierung ohnehin nicht. Denn solche Papiere müssen im Original vorhanden sein und bleiben.

Ansonsten ist das Abheften der Papiere der bequemere Weg. Denn die Dokumente können einfach in entsprechende Ordner einsortiert werden. Um die Übersicht zu bewahren und die Unterlagen schnell wiederzufinden, bietet es sich an, Ordner mit Kategorien wie Versicherungen, Finanzen, Fahrzeuge, Wohnen oder Persönliches anzulegen.

Register mit Unterkategorien für einzelne Personen, Versicherungen, Fahrzeuge oder Banken erleichtern den Überblick zusätzlich.

Ob die Dokumente in Aktenordner oder hängende Mappen einsortiert werden, bleibt dem eigenen Geschmack überlassen und hängt auch vom vorhandenen Platz ab. Wichtig ist aber auf jeden Fall, dass die Dokumente vor Feuchtigkeit, Schimmel, Insektenfraß und anderen Faktoren geschützt sind, die eine vorzeitige Verrottung zur Folge haben könnten.

In diesem Zusammenhang sollten daher folgende Tipps beachtet werden:

  • Dokumente, Kopien und Ausdrucke sollten ohne Heftklammern, Klebestreifen, Büroklammern und aufgeklebte Notizzettel archiviert werden.

  • Kassenzettel und Ausdrucke von Tintenstrahldruckern können im Laufe der Zeit verblassen, weil die Tinte mit Sauerstoff reagiert. Wichtige Belege sollten deshalb laminiert oder zumindest in Klarsichtfolien gesteckt werden.

  • Einige Zentimeter Abstand zur Wand sorgen dafür, dass die Luft zirkulieren kann und sich keine Feuchtigkeit staut. Dadurch sinkt das Risiko von Schimmel.

  • Der Raum, in dem die Dokumente gelagert werden, sollte durchgehend eine normale Zimmertemperatur und eine eher niedrige Luftfeuchtigkeit haben.

  • Wichtig ist, dass die Papiere vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt sind.

Eine häufige Empfehlung lautet, besonders wichtige Dokumente in Kassetten oder Schränken aus Stahl zu lagern. Allerdings verhindert Stahl eine Luftzirkulation. Besser ist deshalb, solche Dokumente in Boxen mit Klappdeckel aufzubewahren, die säurearm und alterungsbeständig sind.

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Dokumente digitalisiert aufbewahren

Digitalisierte Dokumente sind praktisch und sparen viel Platz ein. Doch der Zeit- und Arbeitsaufwand beim Digitalisieren ist oft größer, als zunächst vermutet. Ratsam ist deshalb, schrittweise vorzugehen.

Zunächst sollten nach und nach alle Dokumente, die digitalisiert werden sollen, mit einem leistungsfähigen Scanner und in einer guten Qualität eingescannt werden. Die Daten sollten dann zum einen auf der Festplatte gespeichert werden.

Hier ist ratsam, die Dateien einheitlich mit dem Datum und einer kurzen Bezeichnung zu benennen. So ist auf den ersten Blick zu sehen, worum es geht. Die einzelnen Dateien können anschließend, analog zu klassischen Aktenordnern, in Unterordnern zusammengefasst und in einem Hauptordner gebündelt werden.

Zum anderen sollten von allen Dateien Kopien erstellt und auf einem externen Speichermedium wie einer CD oder DVD, einem USB-Stick oder einer externen Festplatte abgelegt werden.

Um sicherzustellen, dass die Dateien später problemlos wieder geöffnet werden können, sollten sie am besten ins PDF-Format umgewandelt werden. Komprimierte oder verschlüsselte Dateien sind keine gute Idee. Gleiches gilt für Dateien in ungewöhnlichen Formaten. Sollte irgendwann das Betriebssystem wechseln, sind solche Dateien nämlich womöglich nicht mehr nutzbar.

Die Alternative zu einem externen Speichermedium ist eine Cloud. Diese sollte aber von einem deutschen oder zumindest europäischen Anbieter geführt werden und die Datenspeicherung in Europa beinhalten. Denn bei Anbietern aus und in den USA ist der Datenschutz anders geregelt.

Sind die Dokumente digitalisiert, sollten sie regelmäßig aktualisiert werden. So wie in einem klassischen Aktenordner Papierdokumente immer mal wieder aussortiert und die aktuellen Unterlagen hinzugefügt werden, sollten auch die digitalen Unterlagen auf Stand sein. Das betrifft sowohl die Dateien auf dem Computer als auch die Datenkopien, die extern gespeichert sind.

Einen Notfall-Ordner anlegen

Die wichtigsten Dokumente sollten sich in einem Notfall-Ordner befinden. Kommt es zu einem Unfall oder tritt der Tod ein, können die Angehörigen auf diese Weise schnell auf die benötigten Unterlagen und Informationen zurückgreifen.

In dem Notfall-Ordner sollten sich Listen mit den Bankverbindungen, vorhandenen Versicherungen und laufenden Verträgen befinden. Eine Übersicht mit wichtigen Ansprechpartnern samt Kontaktdaten ist ebenfalls nützlich.

Außerdem gehören die Patientenverfügung, die Vorsorgevollmacht und eventuell das Testament in den Ordner. Der Notfall-Ordner selbst sollte so platziert sein, dass er gut zu finden und leicht zugänglich ist. Natürlich kann es auch nicht schaden, die Angehörigen darüber zu informieren, dass es einen Ordner für den Notfall gibt.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

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Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Seite. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.

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