Zahlungsbestätigung schreiben – Infos und Vorlage, Teil 1

Zahlungsbestätigung schreiben – Infos und Vorlage, Teil 1

Ist die vereinbarte Leistung erbracht und hat der Kunde die dazugehörige Rechnung bezahlt, ist das Geschäft abgeschlossen. Und ein Unternehmen kann es dabei belassen. Haben beide Seiten ihren Teil der Abmachung erfüllt, sind nämlich eigentlich keine weiteren Schritte mehr notwendig.

Zahlungsbestätigung schreiben - Infos und Vorlage, Teil 1

Eigentlich. Denn das Unternehmen kann den Geschäftsabschluss nutzen, um dem Kunden eine Zahlungsbestätigung zu schicken.

Wie der Name schon besagt, bestätigt eine Zahlungsbestätigung einerseits, dass die Zahlung des Kunden eingegangen ist. Andererseits kann sie ein sehr hilfreiches Instrument sein, um die Kundenbindung fördern und zu stärken.

Denn eine freiwillige Zahlungsbestätigung ist eine kundenfreundliche Serviceleistung. Sie ermöglicht dem Unternehmen, sich beim Kunden zu bedanken und ihn gleichzeitig auf weitere Angebote hinzuweisen.

Wichtig ist aber, dass das Unternehmen eine freiwillige Zahlungsbestätigung nicht mit einer Quittung verwechselt. Denn das sind zwei völlig verschiedene Dinge. Wir erklären, worin der Unterschied liegt und zeigen anhand von Infos und einer Vorlage, wie eine Zahlungsbestätigung aussehen kann.

In diesem 1. Teil kümmern wir uns aber zunächst einmal
um die Quittung:

Was ist eine Quittung?

Die Quittung bestätigt den Erhalt einer Leistung. Dadurch, dass der Gläubiger eine Quittung ausstellt, bestätigt er schriftlich, dass er die vereinbarte Leistung des Schuldners erhalten hat. Andersherum ist die Quittung für den Schuldner der Beleg dafür, dass die Forderungen aus dem entsprechenden Schuldverhältnis erfüllt ist.

Im allgemeinen Sprachgebrauch gibt es die Redewendung, mit jemandem quitt zu sein. Genau darum geht es bei einer Quittung und daher kommt auch ihre Bezeichnung. Die Quittung ist also eine schriftliche Bescheinigung dafür, dass der Gläubiger und der Schuldner quitt sind.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen einer Quittung?

Als Dokument handelt es sich bei der Quittung um eine Privaturkunde. Sie gilt als Beweis dafür, dass derjenige, der die Quittung ausgestellt hat, die Erklärungen, die die Quittung enthält, abgegeben hat.

Gleichzeitig wird die Unterschrift unter der Quittung als Beleg dafür gewertet, dass die Urkunde echt ist. Diese Regelungen ergeben sich aus § 416 ZPO (Zivilprozessordnung) und § 440 Abs. 2 ZPO.

Für die Praxis bedeutet das: Wenn der Gläubiger eine Quittung ausstellt und darin erklärt, dass er die genannte Zahlung erhalten hat, kann sich der Schuldner auf eben diese Erklärung berufen.

Denn die Quittung ist sein Nachweis dafür, dass der Gläubiger den Zahlungseingang bestätigt hat. Aus diesem Grund ist es auch ausgeschlossen, den Erhalt einer Leistung erst zu quittieren und später dann zu behaupten, die Forderung wäre noch offen.

Denn durch die Quittung hat der Gläubiger genau das Gegenteil, also dass der Kunde die Rechnung bezahlt hat, bescheinigt.

In der Sache handelt es sich bei der Quittung um eine Erklärung, die eine Tatsache feststellt. Aus diesem Grund wird sie auch als Wissenserklärung bezeichnet.

Und im Unterschied zu einer Willenserklärung, zu der beispielsweise ein Vertrag oder eine Kündigung gehören, kann eine Wissenserklärung auch von jemandem abgegeben werden, der nur beschränkt geschäftsfähig oder geschäftsunfähig ist.

Ein ganz entscheidender Unterschied zwischen einer einfachen Zahlungsbestätigung und einer Quittung besteht darin, dass der Gläubiger gemäß § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) dazu verpflichtet ist, dem Schuldner auf Wunsch eine Quittung auszustellen.

Die Quittung ist also keine freiwillige Serviceleistung. Vielmehr muss der Gläubiger die Quittung schreiben, wenn der Schuldner das will. Und der Schuldner kann auch bestimmen, in welcher Form er die Quittung haben möchte.

Allerdings muss der Schuldner die Kosten, die für das Ausstellen der Quittung entstehen, dann ebenso übernehmen. Das ist in § 369 Abs. 1 BGB festgelegt.

Welche Inhalte muss eine Quittung haben?

Eine gültige Quittung, die ihren Zweck erfüllt, setzt bestimmte Angaben voraus. So muss die Quittung gemäß § 368 Satz 1 BGB zunächst einmal schriftlich erstellt werden. Außerdem muss sie mindestens folgende Inhalte haben:

  • Bezeichnung der Leistung

  • Bestätigung über den Erhalt dieser Leistung

  • Datum

  • Unterschrift

Eine handschriftliche Unterschrift ist deshalb notwendig, weil die Quittung dem Gebot der Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB unterliegt. Die Schriftform wird nur dadurch erfüllt, dass ein Schriftstück eine Original-Unterschrift von Hand hat.

Deshalb ist zum Beispiel ein Kassenzettel auch keine Quittung im eigentlichen Sinne. Er ist zwar ein Beleg, der den Kauf und die Zahlung bestätigt.

Für eine echte Quittung fehlt ihm aber die Unterschrift. Bewirtungs- und Spendenquittungen müssen noch einmal etwas andere Vorgaben erfüllen.

Was gilt für Quittungen im Zusammenhang mit Zahlungen?

Bei Barzahlungen kommt recht oft ein sogenannter Quittungsblock zum Einsatz. Das ist eine Art Heft, das Vordrucke für Quittungen enthält. Diese können ausgefüllt und herausgetrennt werden.

Ein Unternehmen ist aber nicht dazu verpflichtet, einen Quittungsblock zu nutzen. Vielmehr kann es auch eine eigene Vorlage erstellen und für seine Quittungen verwenden.

Hat der Kunde eine Rechnung per Überweisung bezahlt, kann der dazugehörige Kontoauszug als Nachweis dienen. Aber der Kontoauszug kann eine Quittung nicht ersetzen.

Denn auf dem Kontoauszug ist nur ersichtlich, dass der Kunde eine Zahlung geleistet hat. Im Unterschied dazu bestätigt die Quittung, dass die Zahlung beim Unternehmen eingegangen ist und verbucht wurde.

Enthält eine Quittung alle Angaben, die auf einer Rechnung aufgeführt sein müssen, kann die Quittung Rechnung und Zahlungsbestätigung in einem sein.

Andersherum kann auch eine Rechnung zur Quittung werden. Voraussetzung dafür ist, dass auf der Rechnung das Datum notiert, ein Hinweis wie “Betrag dankend erhalten” vermerkt und sie von Hand unterschrieben wird.

Ähnlich wie die Quittung bescheinigt auch eine Zahlungsbestätigung, dass das Geld des Kunden beim Unternehmen eingegangen ist. Nur erstellt das Unternehmen die Zahlungsbestätigung freiwillig, von sich aus und auf eigene Kosten.

Und wie so eine Zahlungsbestätigung aussehen kann, die gleichzeitig der Kundenbindung dient, schauen wir uns im 2. Teil an.

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Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Seite. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.
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