Zahlungserinnerung schreiben – Infos und Vorlage, 2. Teil

Zahlungserinnerung schreiben – Infos und Vorlage, 2. Teil

Bezahlt der Kunde eine fällige Rechnung nicht, kann und muss das Unternehmen reagieren. Denn abzuwarten und darauf zu hoffen, dass die Zahlung vielleicht irgendwann eingeht, macht allein schon aus wirtschaftlichen Gründen keinen Sinn.

Zahlungserinnerung schreiben - Infos und Vorlage, 2. Teil

Allerdings muss das Unternehmen nicht gleich zu einer Mahnung greifen. Stattdessen kann es dem Kunden eine Zahlungserinnerung schicken. Ähnlich wie eine Mahnung weist auch eine Zahlungserinnerung den Kunden darauf hin, dass die Rechnung noch offen und die Zahlung fällig ist.

Nur mahnt das Schreiben die offene Forderung nicht an, sondern erinnert freundlich daran.

In einem zweiteiligen Ratgeber schauen wir uns die Zahlungserinnerung einmal genauer an. Dabei haben wir im 1. Teil erklärt, was eine Zahlungserinnerung genau ist, wodurch sich eine Zahlungserinnerung von einer Mahnung unterscheidet und wann der richtige Zeitpunkt für das Schreiben gekommen ist.

Jetzt, im 2. Teil, kümmern wir uns darum, wie das Unternehmen die Zahlungserinnerung schreiben kann:

Welche Inhalte sollte eine Zahlungserinnerung haben?

Es gibt keine formalen Vorgaben dazu, wie eine Zahlungserinnerung aussehen muss. Denn das Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet, den Kunden freundlich an die fällige Rechnung zu erinnern. Entscheidet es sich für eine Zahlungserinnerung, tut es das freiwillig. Folglich kann das Unternehmen auch selbst bestimmen, wie es das Schreiben formuliert.

Damit der Kunde aber sofort weiß, worum es geht, sollte die Zahlungserinnerung folgende Angaben enthalten:

  • Name und Kontaktdaten des Unternehmens als Rechnungssteller

  • Name und Anschrift des Kunden als Rechnungsempfänger

  • Datum der Zahlungserinnerung

  • Nummer und Datum der Rechnung, um die es geht

  • Datum, an dem die Zahlung fällig war

  • Hinweis auf die offene und fällige Forderung

  • genaue Angaben über den Gegenstand und die Höhe der Forderung

  • Aufforderung zur Zahlung mit Zahlungsfrist

  • Hinweis auf Eintritt des Zahlungsverzugs

Enthält die Zahlungserinnerung alle diese Angaben, entfaltet sie die gleiche Wirkung wie eine Mahnung. Denn auch wenn das Schreiben anders heißt und keine Mahngebühren in Rechnung stellt, sind die Voraussetzungen, die an eine Mahnung gestellt werden, erfüllt.

Trotzdem sollte das Unternehmen einen freundlichen Ton wählen. Harsche Ansagen oder gar Drohungen haben in einer Zahlungserinnerung nichts verloren. Schließlich soll das Schreiben den Kunden weder verärgern noch einschüchtern, sondern ihn höflich an die Rechnung erinnern.

Aber:

Eine Zahlungserinnerung basiert grundsätzlich auf der Annahme, dass seitens des Kunden ein Versehen vorliegt. Das Unternehmen unterstellt also, dass keine böse Absicht dahintersteckt, dass die Zahlung bislang nicht erfolgt ist.

Geht das Unternehmen hingegen davon aus, dass der Kunde die Zahlung bewusst hinauszögert, ist eine freundliche Erinnerung der falsche Weg. Denn in diesem Fall wird sie vermutlich nichts bringen. Damit nicht unnötig Zeit verloren geht, sollte das Unternehmen dann besser gleich eine Mahnung verschicken.

Zahlungserinnerung schreiben – eine Vorlage als Formulierungshilfe

Unternehmen
Anschrift

Kunde
Anschrift

Datum

Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

bei der Durchsicht unserer Konten haben wir festgestellt, dass Ihre Zahlung für die Rechnung

Rechnungsnummer ____________________ vom ___ (Rechnungsdatum) ___

für _________________________________________________________

noch nicht eingegangen ist.

Wir wissen, dass eine Rechnung im alltäglichen Trubel schnell mal übersehen werden und eine fällige Zahlung in Vergessenheit geraten kann.

Deshalb möchten wir Sie freundlich an die Zahlung erinnern und darum bitten, den Rechnungsbetrag von __________€ bis zum __________ zu begleichen.  

Für den Fall, dass Sie die Rechnung verlegt haben sollten, haben wir Ihnen eine Rechnungskopie beigelegt.

Zahlungseingänge haben wir bis zum __________ berücksichtigt. Sofern Sie die Zahlung zwischenzeitlich geleistet haben, bedanken wir uns. Betrachten Sie das Schreiben in diesem Fall bitte als gegenstandslos.

Haben Sie Fragen zur Rechnung oder Zahlung, zögern Sie nicht, uns anzusprechen!

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift

Was ist, wenn die Zahlungserinnerung nichts bringt?

Hat die Zahlungserinnerung den Kunden nicht dazu veranlasst, die Rechnung zu bezahlen, sollte das Unternehmen den nächsten Schritt machen. Denn es hat nichts davon, wenn es aus Höflichkeit oder Mitleid heraus abwartet und dann vielleicht selbst in eine finanzielle Schieflage gerät.

Das Unternehmen muss auch keine Bedenken haben, dass es den Kunden verärgern könnte. Schließlich hat es seinen Teil der Abmachung erfüllt. Folglich hat es nun einen Anspruch darauf, dass der Kunde die vereinbarte Gegenleistung erbringt.

Viele Unternehmen gehen in der Praxis so vor, dass sie drei Briefe verschicken:

  • Zuerst kommt eine Zahlungserinnerung. Dieses Schreiben hat noch keine rechtlichen Konsequenzen. Stattdessen macht es den Kunden höflich auf die offene Rechnung aufmerksam und bittet freundlich darum, die Zahlung zu tätigen.

  • Nach der Zahlungserinnerung folgt eine Mahnung. Darin wird der Kunde sachlich, aber bestimmt dazu aufgefordert, die offene Rechnung zu bezahlen. Meist ist in der Mahnung ein konkretes Datum genannt, bis wann die Zahlung eingehen soll. Oft werden außerdem Mahngebühren in Rechnung gestellt.

  • Das dritte Schreiben ist eine weitere Mahnung, die häufig mit einem Titel wie „Letzte Mahnung“ überschrieben ist. Das Unternehmen gewährt dem Kunden darin letztmalig eine Zahlungsfrist. Gleichzeitig weist es auf die rechtlichen Folgen hin, die eintreten werden, wenn der Kunde auch diese Frist verstreichen lässt.

Reagiert der Kunde nicht auf die Mahnungen, bleibt dem Unternehmen nicht viel anderes übrig, als weitere Schritte einzuleiten. Um seine Forderung einzutreiben, kann es dabei entweder ein Inkassounternehmen beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren starten, indem es einen Mahnbescheid beantragt oder Klage erhebt.

Wie beantrage ich einen Mahnbescheid?:

Allerdings muss das Unternehmen nicht erst mehrere Zahlungsaufforderungen verschicken. Vielmehr kann es direkt rechtliche Schritte einleiten, sobald der Kunde in Verzug ist. Und der Zahlungsverzug kann bereits durch die erste Mahnung oder sogar ganz automatisch durch die gesetzlichen Regelungen eintreten.

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan
Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Seite. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.
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