Zahlungsbestätigung schreiben – Infos und Vorlage, Teil 2

Zahlungsbestätigung schreiben – Infos und Vorlage, Teil 2

Das Unternehmen hat die vereinbarte Leistung erbracht und der Kunde die dazugehörige Rechnung bezahlt. Damit haben beide Seiten ihren Teil erfüllt und das Geschäft ist erledigt. Doch statt es dabei zu belassen, kann das Unternehmen dem Kunden noch eine Zahlungsbestätigung zuschicken.

Zahlungsbestätigung schreiben - Infos und Vorlage, Teil 2

Dabei ist so eine Zahlungsbestätigung mehr als nur eine Info für den Kunden, dass sein Geld eingegangen ist. Das Schreiben kann vielmehr ein wertvolles Instrument zur Kundenbindung sein. Denn es ermöglicht dem Unternehmen, dem Kunden durch ein Dankeschön Wertschätzung entgegenzubringen.

Allerdings darf das Unternehmen eine Zahlungsbestätigung nicht mit einer Quittung verwechseln. Eine Quittung ist eine Privaturkunde und unterliegt als Dokument gesetzlichen Regelungen.

Im Unterschied dazu ist eine Zahlungsbestätigung eine freiwillige Serviceleistung. Deshalb haben wir im 1. Teil dieses Ratgebers die Quittung genauer erklärt.

Jetzt kümmern wir uns um die freiwillige Zahlungsbestätigung:

Was ist eine Zahlungsbestätigung?

Möchte der Kunde eine Quittung haben, muss das Unternehmen diese ausstellen. Die Kosten dafür kann es dem Kunden in Rechnung stellen. Im Unterschied dazu ist eine Zahlungsbestätigung eine kundenfreundliche Geste des Unternehmens, die freiwillig, unaufgefordert und auf eigene Kosten erfolgt.

Letztlich ist eine freiwillige Zahlungsbestätigung nicht mehr als ein normaler Geschäftsbrief. Das Unternehmen bestätigt darin dem Kunden, dass seine Zahlung eingegangen ist. Anders als eine Quittung hat so eine Zahlungsbestätigung aber keine Beweiskraft, sondern lediglich eine Aussagekraft.

Doch gerade diese Aussagekraft kann das Unternehmen für sich nutzen. Denn zum einen sieht es ein Kunde gerne, wenn sich das Unternehmen für das angenehme Geschäft bedankt. Außerdem weiß der Kunde so auch gleich, dass sein Geld angekommen ist und er diese Rechnung zu den Akten legen kann.

Zum anderen kann das Unternehmen dem Kunden neben einem Dankeschön weitere Informationen vermitteln. So kann es den Kunden zum Beispiel auf das Kundenkonto hinweisen, das das Unternehmen eingerichtet hat und das die künftige Kommunikation vereinfachen soll.

Genauso kann das Unternehmen auf eine spezielle Rabattaktion aufmerksam machen. Oder es lädt den Kunden einfach nur dazu ein, bald mal wieder einen Blick in den Online-Shop zu werfen oder das Ladengeschäft zu besuchen.

Welche Inhalte sollte eine Zahlungsbestätigung haben?

Für eine Zahlungsbestätigung gibt es keine festen Regeln oder formalen Vorgaben. Denn weil es sich um eine freiwillige Geste handelt, kann das Unternehmen das Schreiben so formulieren, wie es das für richtig hält. Allerdings sollte das Unternehmen nicht vergessen, dass es sich um einen Geschäftsbrief handelt. Ein höflicher Ton und eine professionelle Note sind deshalb Pflicht.

Wichtig ist außerdem, dass der Kunde klar erkennen kann, warum ihm das Unternehmen schreibt. Es ist in Ordnung, wenn das Unternehmen die Gelegenheit nutzt und ein bisschen Werbung in eigener Sache macht.

Nur sollte die Zahlungsbestätigung eben in erster Linie ein Zahlungsbestätigung bleiben und kein reiner Werbebrief sein.

In der Praxis hat es sich bewährt, wenn das Unternehmen eine Zahlungsbestätigung genauso aufbaut wie jeden anderen, typischen Geschäftsbrief. Es kann dazu ruhig das Standard-Briefpapier für die geschäftliche Korrespondenz oder die übliche Vorlage für E-Mails verwenden.

Das Schreiben selbst sollte dann folgende Bausteine enthalten:

  • Kontaktdaten des Unternehmens
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Datum
  • Zahlungsbestätigung als Betreff
  • Brieftext mit der Info, dass die Zahlung verbucht wurde, einem Dankeschön für die Zahlung und eventuell weiteren Service-Informationen
  • Grußformel

Eine Unterschrift verleiht dem Schreiben eine persönliche Note, ist aber nicht unbedingt notwendig. Ergänzt das Unternehmen seine übrigen Briefvorlagen um einen entsprechenden Mustertext, kann es schnell und einfach Zahlungsbestätigungen aus dem System heraus erstellen.

Der Versand kann ganz klassisch per Post, aber auch per E-Mail oder als Fax erfolgen. Hier kommt es am Ende darauf an, in welcher Form das Unternehmen üblicherweise mit seinen Kunden kommuniziert.

Zahlungsbestätigung schreiben – Vorlage als Beispiel

Als Anregung und Formulierungshilfe ist hier ein Beispiel, wie so eine Zahlungsbestätigung aussehen kann:

Briefkopf des Unternehmens

Kunde

Anschrift

Datum

Zahlungsbestätigung

Sehr geehrte/r Frau/Herr …,

wir haben Ihre Zahlung über … Euro für die Rechnung Nr. … erhalten. Dafür herzlichen Dank!

Unter … [Link zum Login] … können Sie jederzeit Ihr persönliches Kundenkonto aufrufen. Dort sehen Sie die verbuchten Zahlungseingänge, können frühere Bestellungen nachvollziehen und finden allerlei spannende Informationen.

Mit Ihren Produkten wünschen wir Ihnen viel Vergnügen und freuen uns, wenn wir Sie bald wieder im Online-Shop [Link] begrüßen dürfen.

Freundliche Grüße,

Ihr Serviceteam von Unternehmen

Ein guter Rat zum Schluss

Eine freiwillige Zahlungsbestätigung ist keine offizielle Quittung. Und als Geschäftsbrief hat sie keine Beweiskraft. Wenn der Kunde eine Zahlungsbestätigung erhält, verlässt er sich aber trotzdem darauf, dass seine Zahlung eingegangen ist und richtig verbucht wurde.

Das Unternehmen sollte deshalb genau hinschauen, wann es wem eine Zahlungsbestätigung zuschickt. Unterläuft ihm ein Fehler, hat das Versehen keine rechtlichen Folgen.

Anders als bei einer Quittung bleibt der Anspruch auf die Zahlung bestehen und das Unternehmen kann eine offene, fällige Rechnung weiterhin annahmen.

Die Zahlungsbestätigung ändert nichts daran. Nur schafft das Unternehmen durch eine versehentliche Zahlungsbestätigung eine Situation, die nicht nur unangenehm ist, sondern auch die professionelle Arbeitsweise in Frage stellt.

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Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater, sowie Ferya Gülcan, Redakteurin und Betreiberin dieser Seite. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.
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