Rechnungen schreiben – Infos und Vorlage, Teil 1
Wer Rechnungen schreiben will, muss sich an klare Regelungen halten. Hier sind Infos dazu, wie Rechnungen richtig geschrieben werden.
Hat ein Unternehmer oder ein Freiberufler eine Ware verkauft und ausgeliefert oder eine Dienstleistung erbracht, möchte er als Gegenleistung dafür natürlich den vereinbarten Preis von seinem Kunden haben. Den Kunden einfach nur mündlich zur Zahlung aufzufordern, reicht aber nicht aus.
Vielmehr muss der Unternehmer oder Freiberufler eine schriftliche Rechnung ausstellen. Denn der Kunde muss die Möglichkeit haben, zu überprüfen, welchen Betrag er für welche Leistungen bezahlen soll. Damit kann der Kunde dann auch kontrollieren, ob die Forderung als solches und in der Höhe überhaupt berechtigt ist.
Gleichzeitig gehört die Rechnung zu den Geschäftsbriefen. Außerdem hängt eine Rechnung mit Einnahmen und Steuern zusammen. Das wiederum ist der Grund dafür, dass es klare Vorgaben dazu gibt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. In einem zweiteiligen Beitrag haben wir die wichtigsten Infos zum Schreiben von ordnungsgemäßen Rechnungen zusammengestellt. Und eine Mustervorlage für eine Rechnung stellen wir ebenfalls zur Verfügung. Hier ist also Teil 1!
Inhalt
Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?
Ein Unternehmer oder Freiberufler muss immer dann eine Rechnung ausstellen, wenn sein Kunde ebenfalls ein Unternehmer ist und die Umsatzsteuer ausweisen kann. Und auch wenn der Kunde ein Verbraucher ist, hat er Anspruch auf eine schriftliche Rechnung.
Andererseits ist es im eigenen Interesse des Leistungserbringers, eine Rechnung zu schreiben. Schließlich möchte er ja, dass der Kunde die erbrachte Leistung bezahlt. Und die Rechnung dokumentiert, dass eine Forderung gegenüber dem Kunden besteht.
Ob und wann eine Privatperson eine Rechnung schreiben muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Tatsächlich ist hier auch ein wenig Vorsicht geboten. Denn wenn eine Privatperson fleißig Rechnungen ausstellt, könnte der Verdacht aufkommen, dass eine selbstständige oder gewerbliche Tätigkeit vorliegt.
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
- 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gibt vor, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss. Demnach müssen folgende Inhalte auf einer Rechnung stehen:
- der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmers als Leistungserbringer
- der Name und die Anschrift des Kunden als Leistungsempfänger
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers; die Steuernummer teilt das Finanzamt zu, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben.
- das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
- eine Rechnungsnummer; die Rechnungsnummer kann aus Zahlen, aus Buchstaben oder aus einer Mischung aus Zahlen und Buchstaben bestehen. Allerdings muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein und darf immer nur einmal vergeben werden.
- die Art und die Menge der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der erbrachten Leistung
- der Zeitpunkt der erbrachten Leistung als Monatsangabe; hat der Kunde bereits einen Abschlag bezahlt und stimmt dieses Zahlungsdatum nicht mit dem Rechnungsdatum überein, muss auch das Datum der Teilzahlung angegeben werden.
- der Rechnungsbetrag; der Rechnungsbetrag muss als Nettobetrag für die einzelnen Leistungen, die darauf anfallenden Steuern mit dazugehörigem Steuersatz und als Brutto-Endbetrag angegeben werden. Ist eine Leistung steuerfrei, muss sich auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis finden. Gleiches gilt, wenn im Vorfeld Minderungen des Rechnungsbetrags, beispielsweise in Form eines Rabatts oder eines Skontos, vereinbart wurden.
Wird die Rechnung für eine umsatzsteuerpflichtige Werksleistung oder für eine Leistung, die mit einem Grundstück zusammenhängt, ausgestellt und ist der Kunde eine Privatperson, muss auf der Rechnung außerdem stehen, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss.
Welche zusätzlichen Angaben kann eine Rechnung enthalten?
Neben den Pflichtangaben, die auf einer Rechnung stehen müssen, kann der Rechnungsaussteller noch ein paar weitere Angaben in seine Rechnung aufnehmen. Zu diesen Angaben gehört die Überschrift Rechnung. Per Gesetz ist jedes Dokument, das dazu dient, eine erbrachte Leistung abzurechnen, als Rechnung definiert.
Deshalb muss eine Rechnung nicht ausdrücklich als Rechnung benannt sein. Allerdings ist eine solche Überschrift durchaus sinnvoll. Denn so sieht der Kunde auf den ersten Blick, dass er eine Rechnung vor sich hat. Missverständnisse lassen sich so vermeiden.
Eine weitere freiwillige, aber ebenfalls sinnvolle Angabe ist die Bankverbindung. Diese Angabe erleichtert es dem Kunden, die Rechnung zu bezahlen. Gibt es neben der Überweisung noch weitere Zahlungsmöglichkeiten, können sie natürlich ebenfalls aufgeführt werden.
Außerdem kann der Rechnungsaussteller ein Zahlungsziel angeben. Das Zahlungsziel gibt an, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss. Dabei kann der Rechnungsaussteller dem Kunden eine Frist von beispielsweise 7, 10, 14 oder 30 Tagen gewähren. Ist auf der Rechnung kein Zahlungsziel genannt, ist die Zahlung direkt nach Erhalt der Rechnung fällig.
Um die Rechnung etwas netter klingen zu lassen, kann der Rechnungsaussteller noch ein wenig Text hinzufügen. So kann er beispielsweise vermerken, dass er sich erlaubt, den genannten Betrag in Rechnung zu stellen. Oder er kann sich für den erteilten Auftrag bedanken. Insgesamt sollte es der Rechnungsaussteller aber bei wenig Zusatztext belassen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Rechnung kaum noch als solche zu erkennen ist.
Was muss ein Kleinunternehmer beachten?
Nutzt ein Unternehmer oder Freiberufler die sogenannte Kleinunternehmerregelung, ist er von der Umsatzsteuer befreit. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass er auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen darf. Vielmehr beziffert ein Kleinunternehmer nur den Brutto-Endbetrag.
Umfasst die Rechnung mehrere Posten, listet er erst die einzelnen Posten mit den dazugehörigen Einzelbeträgen auf und rechnet sie anschließend zusammen. Diese Summe ist dann der Rechnungsbetrag.
Zusätzlich dazu weist der Kleinunternehmer in einem kurzen Satz auf die Befreiung von der Umsatzsteuer hin. Die Formulierung dazu kann beispielsweise lauten: “Dieser Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit.” Von den steuerrechtlichen Aspekten abgesehen, gelten für die Rechnung des Kleinunternehmers ansonsten die oben genannten Vorgaben.
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