Zahlungserinnerung schreiben – Infos und Vorlage, 1. Teil

Zahlungserinnerung schreiben – Infos und Vorlage, 1. Teil

Die Ware ist geliefert oder die Leistung erbracht und die dazugehörige Rechnung geschrieben. Doch die Zahlung des Kunden bleibt aus. Das ist natürlich ärgerlich, denn verständlicherweise möchte das Unternehmen sein Geld haben.

Zahlungserinnerung schreiben - Infos und Vorlage, 1. Teil

Aber statt gleich eine Mahnung zu schicken, kann es das Unternehmen zunächst mit einer Zahlungserinnerung probieren. Wie der Name schon andeutet, erinnert auch die Zahlungserinnerung den Kunden an die fällige Zahlung. Nur macht sie das in einem freundlicheren Ton als eine Mahnung.

In einem zweiteiligen Ratgeber haben wir Infos und Tipps rund um die Zahlungserinnerung zusammengestellt. Und eine Vorlage als Formulierungshilfe gibt’s obendrauf!:

Was genau ist eine Zahlungserinnerung?

Egal ob Mahnung oder Zahlungserinnerung: Die Ausgangssituation für diese Formen der Zahlungsaufforderung ist immer die gleiche.

So gibt es eine Rechnung, die fällig war, aber bisher noch offen ist. Das Unternehmen möchte sein Geld nun möglichst zügig haben, zumal der Zahlungstermin ja schon überschritten ist.

Doch bevor die nächsten Schritte eingeleitet werden, sollte sich das Unternehmen ins Gedächtnis rufen, dass es verschiedene Gründe für das Zahlungsversäumnis geben kann. Natürlich kann es sein, dass der Kunde die Rechnung bisher wirklich nicht bezahlen wollte.

Vielleicht konnte er die Zahlung aber auch noch nicht leisten. Doch genauso lässt sich nie ganz ausschließen, dass der Kunde die Rechnung gar nicht bekommen hat. Dass eine Sendung verloren geht, kommt beim Postversand ebenso vor wie bei E-Mails.

Möglicherweise war der Kunde krank oder verreist. Und nicht zuletzt kann es jedem passieren, dass er eine Rechnung mal übersieht oder einfach vergisst.

Das Unternehmen kann und sollte den Kunden an die Zahlung erinnern. Es muss nicht ewig abwarten und darauf hoffen, dass die Zahlung irgendwann eingeht. Sonst riskiert das Unternehmen, womöglich selbst in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten.

Nur sollte das Unternehmen etwas Fingerspitzengefühl an den Tag legen. Verschickt es direkt eine Mahnung, könnte sich so mancher Kunde auf den Schlips getreten fühlen. Eine Zahlungserinnerung kann das bessere Mittel sein. Denn dieses Schreiben macht den Kunden freundlich auf den offenen Rechnungsbetrag aufmerksam.

Ist eine Zahlungserinnerung gleichzeitig eine Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung hat in erster Linie die Aufgabe, den säumigen Kunden an die fällige Rechnung zu erinnern. Dabei geht die Zahlungserinnerung grundsätzlich erst einmal von einem Versehen aus.

Sie unterstellt keine böse Absicht hinter der noch nicht erfolgten Zahlung. Aus diesem Grund ist eine Zahlungserinnerung höflich formuliert. Der Kunde wird freundlich darum gebeten, die Rechnung zu begleichen.

Aber:

Eine Zahlungserinnerung kann sehr wohl schon die erste Mahnung sein. Denn es kommt nicht darauf an, wie ein Schreiben betitelt ist. Maßgeblich ist vielmehr die Funktion der Mitteilung.

Erfüllt die Zahlungserinnerung die Vorgaben, die für eine Mahnung gelten, wird sie zu einer Mahnung im Sinne von § 286 BGB und entfaltet die gleiche rechtliche Wirkung. Ob das Schreiben Zahlungserinnerung oder Mahnung als Überschrift trägt, spielt dabei keine Rolle.

Zur Mahnung wird die Zahlungserinnerung dann, wenn sie den Kunden unmissverständlich dazu auffordert, die fällige Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist zu bezahlen. Gleichzeitig wird der Kunde dadurch in Verzug gesetzt.

Und sobald der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug ist, kann das Unternehmen einen Verzugsschaden geltend machen. Dieser beinhaltet beispielsweise Mahnkosten und Verzugszinsen.

Außerdem kann das Unternehmen einen Mahnbescheid beantragen oder die Forderung einklagen, wenn die Zahlung nach Ablauf der Frist noch immer nicht eingegangen ist.

Allerdings muss das Unternehmen den Kunden nicht unbedingt in Verzug setzen. Denn der Zahlungsverzug kann auch automatisch eintreten. Das ist der Fall, wenn von Anfang an vertraglich ein Zahlungstermin vereinbart war und die Zahlungsfrist abgelaufen ist.

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Oder wenn auf der Rechnung steht, bis wann die Zahlung fällig ist und dass nach dem Zahlungstermin der Zahlungsverzug eintritt. Außerdem ist der Kunde automatisch in Verzug, wenn die Zahlungsfrist seit 30 Tagen abgelaufen ist.

Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ist dann nicht notwendig, um rechtliche Schritte einleiten zu können.

Oft ist eine Zahlungserinnerung aber wirklich nur als freundliche Erinnerung gedacht. Sie soll den Kunden in einer netten Art auf die fällige Rechnung aufmerksam machen, ohne so weitreichende Rechtsfolgen zu entfalten wie eine Mahnung.

Die Kosten, die für das Schreiben entstehen, muss das Unternehmen in diesem Fall selbst tragen. Denn im Unterschied zu einer Mahnung darf eine Zahlungserinnerung weder Mahngebühren noch Verzugszinsen in Rechnung stellen.

Ist eine Zahlungserinnerung auch mündlich möglich?

Das Unternehmen muss nicht unbedingt eine Zahlungserinnerung schreiben. Genauso gut kann es den Kunden im persönlichen Gespräch oder telefonisch an die fällige Rechnung erinnern.

Dabei bietet eine mündliche Zahlungserinnerung folgende Vorteile:

  • Eine mündliche Erinnerung ist weniger förmlich als ein Schreiben. Aus Sicht des Kunden ist so eine Nachfrage deshalb eher guter Service, während er ein Schreiben mitunter als übertrieben empfinden kann.

  • Im Gespräch lässt sich direkt klären, warum die Rechnung noch nicht bezahlt ist. Ist bei der Überweisung etwas schief gelaufen oder liegt ein anderes Missverständnis vor, kann das schneller aus der Welt geschafft werden.

  • Die mündliche Nachfrage erreicht den Kunden unmittelbar. Das Unternehmen kann sich also sicher sein, dass der Kunde die Erinnerung zur Kenntnis genommen hat.

  • Das Unternehmen spart die Zeit, die Arbeit und die Kosten, die für das Schreiben und den Versand der Zahlungserinnerung anfallen.

Allerdings gibt es auch einen großen Minuspunkt. Bei einer mündlichen Nachfrage hat das Unternehmen nichts in der Hand. Natürlich kann der Kunde eine plausible Erklärung liefern und versprechen, die Zahlung umgehend zu veranlassen.

Doch wenn er das nicht macht, ist das Unternehmen keinen Schritt weiter.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich kann das Unternehmen direkt nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung schreiben. Üblicherweise hat ein Kunde 10, 14 oder 30 Tage lang Zeit, um die Rechnung zu bezahlen. Ist die Frist abgelaufen und das Geld noch nicht eingegangen, kann es die Erinnerung verschicken.

Es hat sich aber bewährt, nach der Fälligkeit noch zwei, drei Tage abzuwarten. Bis die beteiligten Banken eine Überweisung bearbeitet und verbucht haben, kann es etwas dauern.

Vielleicht muss auch die eigene Buchhaltung den Eingang erst noch zuordnen. Überschneidet sich die Zahlungserinnerung mit dem Geldeingang, hat sich das Unternehmen die Arbeit umsonst gemacht.

Und für den Kunden hat es einen faden Beigeschmack, wenn ihn das Unternehmen kurz nach Fälligkeit an eine Zahlung erinnert, die er schon er geleistet hat.

Der Versand der Zahlungserinnerung kann klassisch auf dem Postweg oder als E-Mail erfolgen. Hier kann sich das Unternehmen daran orientieren, über welchen Weg es sonst mit dem Kunden orientiert.

Im nächsten Teil kümmern wir uns um das eigentliche Schreiben der Zahlungserinnerung.

Mehr Ratgeber, Tipps, Anleitungen und Vorlagen:

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