Rechnungen schreiben – Infos und Vorlage, Teil 2

Rechnungen schreiben – Infos und Vorlage, Teil 2

Für das Schreiben von Rechnungen gelten klare Regeln.

Welche das sind, erklärt dieser Beitrag:

Wenn ein Unternehmer oder Freiberufler die vereinbarte Leistung erbracht hat, möchte er verständlicherweise die entsprechende Gegenleistung dafür erhalten. Doch eine mündliche Zahlungsaufforderung genügt nicht. Stattdessen ist eine schriftliche Rechnung notwendig. Denn der Kunde muss nachvollziehen können, ob der Betrag, der ihm in Rechnung gestellt wird, mit den erbrachten Leistungen übereinstimmt und berechtigt ist.

Aus Sicht des Unternehmers oder Freiberuflers wiederum ist die Rechnung nicht nur ein Geschäftsbrief, sondern auch ein Dokument, das mit Einnahmen und Steuern zusammenhängt. Deshalb unterliegt die Rechnung klaren Regelungen. In einem zweiteiligen Beitrag haben wir zusammengestellt, was beim Schreiben von Rechnungen beachtet werden muss.

Dabei haben wir in Teil 1 erklärt, ob und wann der Unternehmer oder Freiberufler überhaupt Rechnungen schreiben muss. Außerdem haben wir erläutert, welche Pflichtangaben für eine Rechnung vorgeschrieben sind, welche zusätzlichen Angaben eine Rechnung enthalten kann und was für einen sogenannten Kleinunternehmer gilt.

In Teil 2 geht es nun mit weiteren Infos und einer Vorlage weiter:

 

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei einer Kleinbetragsrechnung um eine Rechnung über einen kleinen Betrag. Und bis Ende 2016 belief sich ein Kleinbetrag auf maximal 150 Euro. Im Mai 2017 wurde die Grenze rückwirkend ab dem 1. Januar 2017 auf 250 Euro erhöht. Eine Kleinbetragsrechnung ist demnach eine Rechnung, bei der der Rechnungsbetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 250 Euro beträgt.

Für eine solche Kleinbetragsrechnung gelten vereinfachte Regeln. So genügt es, wenn auf der Rechnung

  • der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers,
  • das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde,
  • die Menge oder der Umfang und die Art der erbrachten Leistung und
  • der Nettobetrag, der Steuerbetrag mit Steuersatz und der Bruttobetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

angegeben sind. Im Gegensatz zu einer normalen Rechnung müssen auf einer Kleinbetragsrechnung somit der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers, die Steuernummer des Rechnungsausstellers, die fortlaufende Rechnungsnummer und das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde, nicht aufgeführt sein.

Allerdings gibt es ein paar Ausnahmen, bei denen trotz Kleinbetrag eine vollständige Rechnung ausgestellt werden muss. Beim Versandhandel innerhalb der EU ist das beispielsweise so.

 

Wie können Rechnungen geschrieben werden?

Für Unternehmer und Freiberufler gehört es zum Tagesgeschäft, Rechnungen zu schreiben. Und wenn der Rechnungsaussteller regelmäßig Rechnungen ausstellt, wird er sich sicherlich früher oder später eine Rechnungssoftware zulegen. Eine solche Software übernimmt nicht nur die Rechenarbeit und sorgt für eine einheitliche, ansprechende Optik, sondern erleichtert auch die Buchführung ungemein.

Für den Anfang genügt es aber, wenn sich der Rechnungsaussteller eine Vorlage erstellt. Das ist mit jedem beliebigen Textverarbeitungsprogramm möglich. Für eine Rechnung muss er dann nur seine Vorlage aufrufen und die jeweiligen Daten eintragen. Allerdings muss er die Steuersätze selbst ausrechnen. Eine Vorlage für eine Rechnung findet sich übrigens am Ende dieses Beitrags.

 

Wie kann eine Rechnung verschickt werden?

Der Rechnungsaussteller kann seine Rechnung ausdrucken und auf dem Postweg an seinen Kunden schicken oder dem Kunden persönlich übergeben. Dabei reicht für die Rechnung die Textform aus, die Schriftform ist nicht notwendig. Schriftform bedeutet, dass das Schriftstück handschriftlich unterschrieben ist.

Die Textform hingegen ist erfüllt, wenn die Mitteilung in schriftlicher Form, also als Text vorliegt. Und weil bei einer Rechnung die Textform genügt und folglich keine Original-Unterschrift vorhanden sein muss, kann eine Rechnung auch per Fax oder als E-Mail übermittelt werden.

Voraussetzung für einen elektronischen Versand ist nur, dass die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet ist. Das kann der Rechnungsaussteller durch eine qualifizierte digitale Signatur, einen elektronischen Datenaustausch oder einfach durch eine interne Überprüfung umsetzen.

Eine weitere Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er seine Rechnung auf einem digitalen Versandweg bekommt. Diese Zustimmung muss der Rechnungsempfänger aber in keiner bestimmten Form erteilen. Der Rechnungsaussteller muss sich deshalb im Vorfeld nicht extra ein Okay einholen.

Er kann zwar in den AGB den elektronischen Rechnungsversand mit dem Kunden vereinbaren oder dies so mit ihm absprechen. In der Praxis erfolgt die Zustimmung aber meist stillschweigend. Das geschieht, indem der Rechnungsaussteller die Rechnung beispielsweise per E-Mail verschickt und der Kunde die Rechnung so annimmt und bezahlt.

 

Wie lange muss eine Rechnung aufgehoben werden?

Ein Unternehmer oder Freiberufler muss Kopien von allen Rechnungen, die er geschrieben hat, zehn Jahre lang aufheben. Und auch Rechnungen, die er selbst als Rechnungsempfänger erhalten hat, muss er zehn Jahre lang aufbewahren. Dabei beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Rechnung erstellt wurde, und endet genau zehn Jahre später.

Während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist muss die Rechnung lesbar bleiben. Außerdem darf die Rechnung natürlich in keiner Form abgeändert werden.

Ein Beispiel:

Der Rechnungsaussteller schreibt am 14.11.2017 eine Rechnung. Die Aufbewahrungsfrist für diese Rechnung beginnt am 31.12.2017. Das gilt für alle Rechnungen, die der Rechnungsaussteller im Verlauf des Jahres 2017 geschrieben hat.

Da die Aufbewahrungsfrist exakt zehn Jahre später endet, muss der Rechnungsaussteller eine Kopie der Rechnung bis zum 31.12.2027 aufbewahren. Erst danach kann er die Rechnung vernichten.

 

Vorlage als Muster für eine Rechnung

 

Briefkopf / Logo

 

Vollständiger Name

Anschrift

Name des Rechnungsempfängers                                                               Kontaktdaten

Anschrift

Steuernummer

Bankverbindung

 

Rechnungsnummer                                                                               Rechnungsdatum

Kundennummer

 

 

Rechnung

 

Pos.    Bezeichnung                     Einzelpreis     Anzahl          Gesamtpreis

___     ______________________  ______ EUR       ___          _______ EUR

___     ______________________  ______ EUR       ___          _______ EUR

___     ______________________  ______ EUR       ___          _______ EUR

___     ______________________  ______ EUR       ___          _______ EUR

___     ______________________  ______ EUR       ___          _______ EUR

 

Nettobetrag  __________ EUR

zzgl. ____% MwSt.  __________ EUR

                                                                            Gesamtbetrag __________ EUR

 

 

Die Rechnung ist ab Erhalt ohne Abzug innerhalb von ___ Tagen zahlbar. Das Rechnungsdatum ist zugleich das Leistungsdatum.

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