Die Unterschrift im Geschäftsbrief
Klar, ausgehende Geschäftspost wird unterschrieben. Doch ein Geschäftsbrief trägt nicht immer die Unterschrift des Chefs. Stattdessen unterzeichnet oft jemand aus dem Sekretariat. Und manchmal findet sich auf dem Schreiben der Hinweis, dass das Schreiben maschinell erstellt wurde und deshalb auch ohne Unterschrift gültig ist.
Aber wie ist das eigentlich? Wie sollte ein Geschäftsbrief unterschrieben werden? Welche Regelungen und Empfehlungen gibt es?
Wir haben die wichtigsten Infos zur Unterschrift im Geschäftsbrief zusammengestellt:
Inhalt
Rechtsgültigkeit durch Unterschrift
Die Unterschrift beendet den Brief. Gleichzeitig bringt die Unterschrift zum Ausdruck, dass der Absender die Inhalte und die Aussage des Briefs rechtlich anerkennt. Ist ein Geschäftsbrief überhaupt nicht oder nicht richtig unterzeichnet, ist er nicht rechtsgültig.
Es ist dann so, als wäre der Brief erst gar nicht geschrieben worden. Andersherum ist keine Vorgabe, dass der Chef den Geschäftsbrief unterzeichnen muss. Ist ein Geschäftsbrief im Auftrag oder in Vollmacht unterschrieben, ist er genauso wirksam und rechtsverbindlich wie bei einer Unterschrift durch den Chef.
Eine Ausnahme gilt für Schreiben von Behörden und manchmal Massensendungen von Unternehmen. Solche Briefe kommen mitunter ohne Unterschrift daher. Trotzdem sind sie rechtswirksam. Dafür sorgt der Hinweis, dass sie maschinell erstellt wurden und aus diesem Grund nicht unterschrieben sind.
Die Bestandteile der Unterschrift im Geschäftsbrief
Die Unterschrift folgt nach der Grußformel und setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Dazu gehören
- der Firmenname,
- die eigentliche Unterschrift,
- der Name des Unterschreibenden und
- die Angabe der Position oder Funktion des Unterschreibenden.
Firmenname
Der Name des Unternehmens gehört mit zur Unterschrift dazu. Dabei steht der Firmenname mit einer Leerzeile Abstand unter der Großformel. Hat das Unternehmen einen recht langen Namen, kann dieser auf zwei Zeilen aufgeteilt werden.
Wie der Firmenname angegeben werden muss, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Ein Einzelkaufmann gibt den Firmennamen an, unter dem er seine Geschäfte führt. Bei einer GmbH, einer Aktiengesellschaft und anderen Rechtsformen ergeben sich die notwendigen Angaben aus den entsprechenden Gesetzen.
Unterschrift
Wie groß die handschriftliche Unterschrift ausfällt und auch wie sie gestaltet wird, bleibt weitgehend dem eigenen Geschmack überlassen. Grundsätzlich wird alles als Unterschrift akzeptiert, was annähernd wie der Name des Unterzeichners aussieht oder ihm eindeutig zugeordnet werden kann.
Auch eine schwungvolle oder recht kreative Unterschrift, die nicht unbedingt als Name lesbar ist, geht somit in Ordnung. Andersherum bedeutet das aber, dass es nicht möglich ist, einfach nur mit beispielsweise XXX zu unterschreiben. Denn eine solche Unterschrift kann nicht zugeordnet werden.
Übrigens:
Ob der Absender mit seinem Vor- und seinem Nachnamen unterschreibt, ist seine Sache. Er kann mit vollem Namen unterschreiben, es beim Nachnamen belassen oder auch eine individuelle Unterschrift verwenden.
Name des Unterschreibenden
Unterhalb der handschriftlichen Unterschrift wird der Name des Absenders maschinenschriftlich wiederholt. Normalerweise werden zwischen dem Firmennamen und der Angabe des Namens drei Leerzeilen gesetzt.
In dem freien Feld, das dadurch entsteht, findet die handschriftliche Unterschrift ihren Platz. Unterschreibt der Absender recht groß, kann der Abstand aber auch fünf oder noch mehr Leerzeilen betragen. Die DIN 5008 spricht hier keine klare Empfehlung aus, damit sichergestellt ist, dass auch große Unterschriften vernünftig platziert werden können.
Bei der maschinenschriftlichen Wiederholung muss der Absender nur seinen Nachnamen angeben. Ob er seinen Vornamen dazuschreibt, bleibt seiner Entscheidung überlassen. Allerdings macht es durchaus Sinn, auch den Vornamen zu nennen. Denn der Empfänger kann so eindeutig erkennen, ob es sich beim Absender um eine Frau oder einen Mann handelt. Bei einer Antwort auf den Brief wird es so für ihn wesentlich leichter, die richtige Anrede zu wählen.
Außerdem wirkt das Schreiben persönlicher, wenn der Absender Vor- und Nachname nennt. Nur den Anfangsbuchstaben des Vornamens anzugeben, kann sich der Absender hingegen sparen. Denn ein einzelner Buchstabe liefert dem Empfänger keine Information, mit der er etwas anfangen kann.
Position oder Funktion des Unterzeichners
Derjenige, der den Geschäftsbrief unterschreibt, kann in der Zeile unter der maschinenschriftlichen Namenswiederholung angeben, welche Funktion oder Position er im Unternehmen hat. Diese Angabe ist zwar keine Pflicht, hilft dem Empfänger aber bei der Einordnung.
Dabei kann der Absender seine Position genau benennen, zum Beispiel “Geschäftsführer“, “Assistentin der Geschäftsleitung” oder “Leiter Vertrieb”. Eine andere Möglichkeit ist, die Angabe eher allgemein zu halten und auf die Funktion zu beziehen, etwa “Sekretariat”. Die Positions- oder Funktionsangabe wird ganz normal, ohne irgendwelche Zusätze geschrieben. Sie wird also weder in Gedankenstriche noch in Klammern gesetzt.
Mögliche Kürzel vor der Unterschrift
Unterschreibt der Absender den Geschäftsbrief in Vollmacht, kann und sollte er das durch ein entsprechendes Kürzel vor der Unterschrift kenntlich machen. Am gebräuchlichsten dabei sind die Kürzel „i. A.“ für „im Auftrag“, „i. V.“ für „in Vollmacht“ und „ppa.“ für „per Prokura“.
Durch solche Zusätze macht der Unterschreibende deutlich, dass er das Unternehmen rechtsverbindlich vertritt. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass der Unterzeichner nur dann ein Vollmachtskürzel verwenden darf, wenn er dazu auch tatsächlich berechtigt ist.
Ein Vollmachtskürzel kann von Hand vor die handschriftliche Unterschrift gesetzt werden. Eine Variante ist, dass der Absender handschriftlich unterschreibt und das Vollmachtskürzel vor der maschinenschriftlichen Namensangabe steht. Hier ist letztlich maßgeblich, welche Regelungen im Unternehmen gelten.
Übrigens: Es gibt noch eine andere Abkürzung, die manchmal auftaucht. Sie lautet „f. d. R.“ und steht für „für die Richtigkeit“. Dieser Zusatz soll zum Ausdruck bringen, dass der Absender dafür einsteht, dass die Briefinhalte als solches richtig sind. Er gibt aber keine Erklärung im Namen des Unternehmens ab. Das Kürzel beinhaltet also weder eine Bevollmächtigung noch einen Vertretungswillen, sondern weist den Unterzeichner lediglich als Verfasser des Schreibens aus.
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