Infos rund um Aktenvernichter

Infos rund um Aktenvernichter

Im Büro fallen regelmäßig Briefe, Schreiben, Dokumente und andere Unterlagen an, die entsorgt werden müssen. Allerdings können die Papiere oft nicht einfach in den Mülleimer geworfen werden, um von dort aus in die Altpapiertonne weiterzuwandern.

Stattdessen müssen die Papiere sicher und dauerhaft vernichtet werden. Denn nur so ist sichergestellt, dass persönliche oder vertrauliche Daten nicht in die Hände Dritter geraten.

An dieser Stelle kommt der Aktenvernichter ins Spiel. Der Aktenvernichter ist ein Gerät, das Unterlagen so zerkleinert, dass sie unlesbar werden. Dabei kann ein Aktenvernichter oft nicht nur Papier, sondern auch CDs, DVDs und Kreditkarten schreddern.

Akten vernichten

Bei der Auswahl eines Aktenvernichters müssen allerdings einige Punkte beachtet werden. Neben der Belastbarkeit gehören hierzu vor allem die Schnittart und die Sicherheitsstufe bei der Datenvernichtung. Was das konkret bedeutet?

Wir haben die wichtigsten Infos rund um Aktenvernichter zusammengestellt!:

 

Die Belastbarkeit

Zu den ersten Überlegungen vor der Auswahl eines Aktenvernichters gehört, in welchem Umfang der Schredder genutzt werden soll. Dabei werden Aktenvernichter in drei Belastungsstufen eingeteilt:

  • Geringe Belastung: Aktenvernichter mit einer geringen Belastungsstufe eignen sich für eine gelegentliche Nutzung. Sie sind vor allem für den Einsatz im privaten Büro zu Hause, im Home-Office oder in kleinen Büros mit ein, zwei Personen gedacht.
  • Mittlere Belastung: Wird der Schredder täglich von mehreren Personen genutzt, empfiehlt sich ein Aktenvernichter mit mittlerer Belastungsstufe. In einem Büro mit drei bis fünf Mitarbeitern beispielsweise ist so ein Aktenvernichter eine gute Wahl.
  • Hohe Belastung: Steht der Aktenvernichter in einem Großraumbüro mit mehr als sechs Mitarbeitern und muss er täglich große Papiermengen zerkleinern, sollte es ein Gerät mit hoher Belastungsstufe sein.

Neben dem Umfang der Nutzung spielen mit Blick auf das Leistungsvermögen des Aktenvernichters noch zwei weitere Kriterien eine Rolle. Zum einen ist das die Anzahl der Blätter, die der Aktenvernichter auf einmal zerkleinern kann. Diese Schneidleistung wird mit der Blattzahl angegeben, wobei ein Blatt im Format DIN A4 und mit einem Gewicht von 70 Gramm pro Quadratmeter als Grundlage gilt. Ist die Schneidleistung in der Beschreibung beispielsweise mit 10 Blatt angegeben, so bedeutet das, dass der Aktenvernichter zehn Blätter Papier gleichzeitig zerschneiden kann.

Der andere Punkt ist das Auffangvolumen. Das Auffangvolumen gibt an, wie viel zerkleinertes Papier in den Behälter passt. Angegeben wird das Auffangvolumen in Litern. Steht in der Beschreibung, dass das Auffangvolumen beispielsweise 25 Liter beträgt, so hat der Auffangbehälter, in dem die zerschnittenen Papiere landen, ein Fassungsvermögen von 25 Litern.

Je häufiger der Aktenvernichter im Einsatz ist und je mehr Personen ihn nutzen, desto höher sollte die Schneidleistung und umso größer sollte das Auffangvolumen sein. Denn durch eine hohe Schneidleistung können viele Blätter auf einmal eingeschoben werden. Und ein großer Auffangbehälter sorgt dafür, dass der Behälter nicht ständig geleert werden muss.

 

Die Schnittart

Wenn ein Dokument in den Aktenvernichter eingelegt wird, beginnen sich die Schneidwalzen zu drehen. Ausgelöst wird der Schneidvorgang entweder durch eine Schneidwippe oder eine Lichtschranke, die die Walzen nach dem Schneidvorgang auch automatisch wieder stoppt. Je nach Schneidwerk gibt es bei Aktenvernichtern zwei Schnittarten:

  • Beim Streifenschnitt werden die Akten der Länge nach in schmale Streifen zerschnitten. Die Streifen sind zwischen 2 und 12 mm breit. Da die Streifen nur eine begrenzte Datensicherheit bieten, sind Aktenvernichter, die mit Streifenschnitt arbeiten, in den niedrigeren Sicherheitsstufen zu finden.
  • Beim Partikelschnitt werden die Akten sowohl längs als auch quer zerschnitten. Deshalb wird der Partikelschnitt manchmal auch als Kreuzschnitt bezeichnet. Bei dieser Schnittart entstehen Partikel, die je nach Sicherheitsstufe unterschiedlich klein sind. Insgesamt ist der Partikelschnitt sicherer als der Streifenschnitt. Aus diesem Grund nutzen Aktenvernichter in höheren Sicherheitsstufen diese Schneideart.

Eine dritte Variante sind Aktenvernichter mit Perforationsschnitt. Diese Aktenvernichter sind aber nicht für das Schreddern von Papieren gedacht. Sie werden stattdessen für Kartonagen verwendet. Und die Kartonagen werden nicht in Streifen oder Partikel zerschnitten, sondern lediglich perforiert. Perforieren bedeutet, dass Schnitte in die Kartonagen eingearbeitet werden. Durch diese Einschnitte können die Kartonagen einfacher zerkleinert und zusammengefaltet werden, wenn sie entsorgt oder als Verpackungsmaterial verwendet werden sollen.

 

Die Sicherheitsstufen und Schutzklassen

Wie sicher ein Schredder Daten vernichtet, wird in Deutschland durch drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen bewertet. Die Vorgaben dazu sind in der DIN 66399 definiert.

Diese Norm löste die bis dahin gültige DIN 32757 ab. Notwendig waren seinerzeit neue Richtlinien geworden, weil die Datensicherheit und damit auch die zuverlässige Vernichtung von Daten eine immer größere Rolle spielt. Die DIN 66399 trägt den geänderten Anforderungen an die Datensicherheit Rechnung.

 

Die sieben Sicherheitsstufen

Was die sieben Sicherheitsstufen angeht, so gilt: Je höher die Sicherheitsstufe ist, desto kleiner werden die Akten zerstückelt. Dabei werden die Sicherheitsstufen sowohl nach der Schnittart als auch nach der Größe der Streifen oder Partikel unterschieden.

  • In der Sicherheitsstufe 1 werden die Akten in Streifen zerschnitten, die maximal 12 mm breit sind. Geeignet ist diese Form der Datenvernichtung für private Unterlagen mit weniger vertraulichen Inhalten und für allgemeine Schreiben, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgt werden können. Auch Bank-, Kredit- und Mitgliedskarten oder CDs und DVDs können zuverlässig vernichtet werden.
  • In der Sicherheitsstufe 2 werden die Akten ebenfalls in Streifen zerschnitten. Hier dürfen die Streifen aber nur höchstens 6 mm breit sein. Aktenvernichter dieser Sicherheitsstufe können genutzt werden, um vertrauliche Privatunterlagen, Fehlkopien und unternehmensinterne Dokumente zu vernichten.
  • Aktenvernichter in der Sicherheitsstufe 3 zerschneiden die Akten entweder in höchstens 2 mm breite Streifen oder in Partikel, die 4 x 80 mm groß sind. Sie bieten sich an, wenn vertrauliche Dokumente und Akten wie beispielsweise Steuerunterlagen oder Umsatzauswertungen entsorgt werden sollen.
  • Die Sicherheitsstufe 4 gibt vor, dass die Akten in 6 x 25 mm große Partikel zerstückelt werden. Bilanzen, Personalakten, Verträge oder medizinische Berichte sind typische Dokumente, für die Aktenvernichter dieser Sicherheitsstufe genutzt werden.
  • In der Sicherheitsstufe 5 dürfen die Partikel höchstens 2 x 15 mm groß sein. Analysen, Prozessunterlagen, Dokumente der Geschäftsleitung und andere Papiere, die streng vertraulich sind, werden üblicherweise mit solchen Aktenvernichtern entsorgt.
  • Die Sicherheitsstufen 6 und 7 sind ungenormte Ergänzungen. Als Richtlinie hier gilt, dass die Partikel in der Stufe 6 höchstens 1 x 10 mm und in der Stufe 7 maximal 1 x 5 mm groß sein dürfen. Aktenvernichter in diesen Sicherheitsstufen entwerten Unterlagen, an die höchste Sicherheitsanforderungen gestellt werden. Bei diesen Unterlagen kann es sich beispielsweise um Patente, geheime Baupläne, offizielle Regierungsschreiben, militärische Berichte oder Geheimdienst-Akten handeln.

Die drei Schutzklassen

Neben den Sicherheitsstufen definiert die DIN 66399 auch drei Schutzklassen. Sie fassen die Sicherheitsstufen zusammen und definieren den Schutzbedarf der jeweiligen Daten.

  • Die Schutzklasse 1 umfasst die Sicherheitsstufen 1 bis 3 und steht für einen normalen Schutzbedarf bei internen Daten.
  • Die Schutzklasse 2 enthält die Sicherheitsstufen 3 bis 5. Sie wird vertraulichen Daten mit einem hohen Schutzbedarf zugeordnet.
  • Die Schutzklasse 3 schließt die Sicherheitsstufen 5 bis 7 ein. Sie gilt für Daten, die besonders vertraulich oder geheim sind und folglich einen sehr hohen Schutzbedarf aufweisen.

Bei einem Aktenvernichter werden in der Produktbeschreibung immer die Sicherheitsstufe und die Schutzklasse angegeben. Im Produktblatt erfolgt diese Angabe dann beispielsweise so: “Sicherheitsstufe nach DIN 66399: P-3” und “Schutzklasse nach DIN 66399: 2”.

Infografik: Datensicherheit bei Aktenvernichtern nach DIN 66399

Zum Abschluss hier noch einmal eine Übersicht, wie Aktenvernichter die Unterlagen zerschneiden:

[Aktenvernichter]

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