Großer Ratgeber rund um Briefumschläge
Briefe und Dokumente werden üblicherweise auf Papier im Format DIN A4 ausgedruckt. Dieses Papierformat ist Standard in Büros und herkömmliche Drucker sind für dieses Format konzipiert.
Wenn die Schreiben dann verschickt werden sollen, ist die Auswahl nicht mehr ganz so leicht. Denn Briefumschläge und Versandtaschen gibt es in vielen verschiedenen Formaten.
Doch welche Größen haben Kuverts? Und welches Kuvert wird wofür gewendet?
Diese und weitere Fragen beantworten wir in
unserem großen Ratgeber rund um Briefumschläge!:
Inhalt
Der Unterschied zwischen einem Briefumschlag und einer Versandtasche
Um einen Brief oder ein Dokument zu verschicken, kommen unterschiedliche Kuverts in Frage. Dabei werden die Umhüllungen in zwei große Gruppen eingeteilt, nämlich in Briefumschläge und in Versandtaschen. Doch was ist der Unterschied? Anders als oft angenommen, besteht der entscheidende Unterschied nicht in der Größe. Stattdessen ist es die Öffnung:
- Bei einem Briefumschlag befindet sich die Öffnung an der Längsseite.
- Bei einer Versandtasche ist die Öffnung an der kurzen Seite angeordnet.
Einige Kuverts werden sowohl im Hochformat als auch im Querformat angeboten. Dabei bedeutet Hochformat, dass sich die Öffnung an der kurzen Seite befindet und es sich somit um eine Versandtasche handelt. Ist das Kuvert hingegen im Querformat produziert, ist es ein Briefumschlag mit der Öffnung an der langen Seite.
Die Formate von Briefumschlägen und Versandtaschen
Die Standardgrößen für Briefumschläge und Versandtaschen sind in Deutschland durch die DIN-Norm 678 definiert. Durch die standarisierten Formate soll der Briefverkehr vereinfacht werden. Das gilt vor allem mit Blick auf die Logistik, die Sortierung und die Verteilung der Postsendungen.
Dabei benennt die DIN 678 folgende Formate:
| Format | Breite x Länge in Millimetern |
| C 6 | 114 x 162 |
| B 6 | 125 x 176 |
| C 5/6 | 110 x 220 |
| C 6/5 | 114 x 229 |
| C 5 | 162 x 229 |
| B 5 | 176 x 250 |
| C 4 | 229 x 324 |
| B 4 | 250 x 353 |
| E 4 | 280 x 400 |
Die Formate C5/6 und C6/5 sind auch unter den Abkürzungen DL und DL+ bekannt. Im Schreibwaren- und Bürobedarf wird mit DIN lang teilweise außerdem die ausgeschriebene Version verwendet.
Damit es anschaulicher wird, hier die verschiedenen Formate als Bild: [Briefumschläge 1]
Insgesamt orientieren sich die Standardgrößen für Kuverts an den gängigen Papierformaten, die ebenfalls genormt sind. So passt in einen Umschlag im Format C6 beispielsweise ein DIN A4-Blatt, das einmal längst und einmal quer gefaltet wurde.
In einen Umschlag im Format C5/6 wiederum kann ein DIN A4-Blatt gesteckt werden, das zweimal quer gefaltet ist. Und ein Umschlag im Format C5 nimmt ein DIN A4-Blatt auf, das einmal in der Mitte zusammengeklappt ist.
Die Einsatzbereiche der Kuverts
Durch die verschiedenen Formate wird es möglich, den Briefumschlag auszuwählen, der am besten zum Schreiben passt. Gleichzeitig haben sich in den verschiedenen Bereichen bestimmte Formate durchgesetzt.
Klassische Geschäftsbriefe werden in aller Regel auf Papier im Format DIN A4 gedruckt und in Briefumschlägen in den Formaten C5/6 und C6/5 verschickt. Dabei kommt C5/6, also DIN lang, üblicherweise zum Einsatz, wenn die Schreiben von Hand verpackt werden. Übernimmt eine Maschine die Kuvertierung, ist das etwas größere Format C6/5 gebräuchlich. Damit das Schreiben in den Briefumschlag passt, wird das Papier zweimal waagerecht und damit auf ein Drittel gefaltet.
Für umfangreichere Schreiben mit mehreren Blättern kann das Format C5 verwendet werden. Bei diesem Format werden die Blätter lediglich einmal in der Mitte zusammengeklappt. Da das Papier dadurch halb so groß ist wie im Format DIN A4, passen auch Blätter im Format DIN A5 in den Umschlag. Kuverts im Format C5 gibt es sowohl als Briefumschläge als auch als Versandtaschen.
Unterlagen wie Urkunden, Zeugnisse oder Verträge, die nicht gefaltet werden sollen, werden meist in Versandtaschen im Format C 4 verschickt. Da diese Versandtaschen etwas größer sind als A4, passen die Dokumente gut hinein. Für besonders umfangreiche Sendungen gibt es mit den Formaten B4 und E4 zwei größere Alternativen.
Für private Briefe, Einladungen, Grußkarten und ähnliche Post wird häufig zu Briefumschlägen im Format C6 gegriffen. Herkömmliche Doppelkarten im Format A6 passen optimal in diese Kuverts. Blätter im Format DIN A4 müssen einmal quer und einmal längst und somit auf ein Viertel gefaltet werden, damit sie in den Umschlag passen.
Die Verschlüsse bei Briefumschlägen und Versandtaschen
Damit der Inhalt unterwegs nicht herausfallt, muss ein Kuvert verschlossen werden. Und dabei gibt es im Wesentlichen drei verschiedene Varianten:
- Nassklebende Kuverts haben einen gummierten Klebestreifen. Ähnlich wie bei Briefmarken wird der Klebestreifen angefeuchtet und der Umschlag anschließend verschlossen.
- Haftklebende Kuverts haben eine Klebeschicht, die mit einem Schutzpapier abgedeckt ist. Um den Umschlag zuzukleben, wird das Schutzpapier abgezogen. Beim Haftverschluss wird zwischen zwei Klebeverfahren unterschieden, nämlich Kaltleim und Hotmelt. Letzteres zeichnet sich durch eine besonders starke Klebekraft aus.
- Selbstklebende Kuverts haben zwei Laschen, die beide mit einer Klebeschicht ausgestattet sind. Um den Umschlag zu schließen, werden die beiden Laschen aufeinander geklappt und festgedrückt. Ein vorheriges Anfeuchten ist nicht notwendig.
Daneben gibt es noch den sogenannten Revelope-Haftverschluss. Er ist eine Kombination aus haft- und selbstklebendem Verschluss. Um die Klebekraft möglichst lange zu erhalten, sollte Briefumschlage und Versandtaschen übrigens am besten in einem geschlossenen Karton und bei Zimmertemperatur gelagert werden.
Die verschiedenen Zonen auf einem Briefumschlag
Ist das Schreiben fertig verpackt, muss das Kuvert noch beschriftet und frankiert werden. Dabei gilt grundsätzlich, dass nur die Vorderseite des Kuverts beschriftet wird. Und die Anordnung ist so: Oben rechts ist Platz für die Briefmarke oder eine andere Form der Frankierung. Unten rechts steht die Adresse des Empfängers. Und in der Ecke oben links wird die Adresse des Absenders notiert.
Soll sichergestellt sein, dass die Briefsendung von Maschinen gelesen, sortiert und verteilt werden kann, gestaltet sich das Ganze etwas anders. In diesem Fall wird die Vorderseite des Kuverts nämlich in vier verschiedene Zonen eingeteilt:
- Die Absenderzone bietet Platz für den Namen und die Anschrift des Absenders. Sie befindet sich links oben.
- Die Frankierzone befindet sich rechts oben und ist für die Briefmarke oder eine andere Frankierungsform vorgesehen.
- Die Lesezone ist für die Empfängeradresse bestimmt. Hat der Briefumschlag ein Sichtfenster, wird der Brief so geschrieben, dass die Empfängeradresse im Sichtfenster positioniert ist. In diesem Fall befindet sich die Empfängeradresse auf der linken Seite. Ansonsten wird die Empfängeradresse auf der rechten Seite angeordnet. Allerdings muss auf beiden Seiten ein Randstreifen frei bleiben.
- Die Codierzone verläuft an der unteren Kante. Sie muss frei bleiben. Wird der Brief maschinell sortiert, wird die Empfängeradresse nämlich in einen Strichcode umgewandelt. Und dieser Strichcode wird in die Codierzone gedruckt.
Wie groß die einzelnen Zonen sind, hängt vom verwendeten Briefumschlag ab. Bei einem Briefumschlag im Format DIN lang, der für Geschäftsbriefe üblich ist, ist die Einteilung beispielsweise so:
[Briefumschläge 2]
Die Vorgaben für andere Briefumschläge und weitere Hinweise hat die Post in einem PDF zusammengefasst.
Mehr Ratgeber, Anleitungen, Tipps und Vorlagen:
- Kreative Grußformeln in geschäftlichen E-Mails
- Prozesskostenhilfe beantragen – so geht’s, Teil 2
- Prozesskostenhilfe beantragen – so geht’s, Teil 1
- Rechnungen schreiben – Infos und Vorlage, Teil 2
- Rechnungen schreiben – Infos und Vorlage, Teil 1
- Urkunden gestalten – Infos und Tipps
- Nach BGH-Urteil: Gebühren für SMS-Tan zurückfordern
Thema: Großer Ratgeber rund um Briefumschläge
Übersicht:
Fachartikel
Verzeichnis
Über uns
- Die aktuellen Regelungen zum Einwegpfand – mit Musterbrief, 2. Teil - 16. April 2024
- Die aktuellen Regelungen zum Einwegpfand – 1. Teil - 15. März 2024
- 10 Tipps zum Korrekturlesen, Teil 2 - 23. Februar 2024