Dokumente sicher aufbewahren – Infos und Tipps, 1. Teil

Dokumente sicher aufbewahren – Infos und Tipps, 1. Teil

Ob Geburtsurkunde, Personalausweis und Reisepass, Zeugnisse, Versicherungspolicen, Rechnungen und Verträge, Kontoauszüge oder Steuerbescheide: In jedem Haushalt sammeln sich im Laufe der Zeit dicke Ordner mit verschiedensten Unterlagen an. Die Papiere zu sortieren und ordentlich abzuheften, gehört meist zu den wenig beliebten Beschäftigungen.

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Dokumente sicher aufbewahren - Infos und Tipps, 1. Teil

Zumal sich oft Fragen stellen: Werden die Akten überhaupt noch gebraucht? Was muss wie lange aufgehoben werden? Was muss im Original vorhanden sein und was kann digitalisiert werden? Und wie lassen sich Dokumente sicher aufbewahren? Wir geben Infos und Tipps!

Dabei schauen wir uns im 1. Teil an,
welche Aufbewahrungsfristen überhaupt gelten:

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Für Unternehmen regeln gesetzliche Vorgaben, wie lange welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Ähnlich strenge Regeln gelten für Privatpersonen zwar nicht. Doch auch in privaten Haushalten gibt es überraschend viele Akten und Papiere, die über einen längeren Zeitraum hinweg sicher aufgehoben werden und schnell griffbereit sein sollten.

Grundsätzlich gelten folgende Empfehlungen:

Kaufverträge, Rechnungen und ähnliche Belege

Allgemeine Unterlagen wie Kaufverträge, Rechnungen, Quittungen und Kassenbons sollten mindestens 24 Monate lang aufbewahrt werden. So lange greift nämlich die gesetzliche Gewährleistung.

Sollte der gekaufte Gegenstand einen Mangel aufweisen oder innerhalb dieser Zeit kaputt gehen, muss das Kaufdatum belegt werden können. Gewährt der Hersteller eine Garantie, sollten die Garantieunterlagen während des jeweiligen Zeitraums aufgehoben werden.

Bei teuren Sachwerten wie Möbeln, Elektrogeräten oder Schmuck macht es Sinn, Rechnungen oder Quittungen über die komplette Nutzungsdauer aufzubewahren. Im Schadensfall helfen die Nachweise, den Wert der Gegenstände gegenüber der Versicherung zu belegen.

Wohnen

Rechnungen und Belege, die mit dem Neu- oder Umbau, der Reparatur, der Wartung oder sonstigen Arbeiten an einer Immobilie zusammenhängen, müssen fünf Jahre lang aufgehoben werden. Dabei startet die Aufbewahrungsfrist jeweils mit Ablauf des Jahres, an dem das Dokument erstellt wurde.

Mietverträge, Protokolle zur Übergabe der Wohnung und Quittungen über Kautionen sollten mindestens drei Jahre über das Ende des Mietverhältnisses hinaus im Aktenordner verbleiben. Denn solange hält die Verjährungsfrist an.

Kontoauszüge, Steuerbescheide und Versicherungsunterlagen

In vielen Privathaushalten werden Kontoauszüge, Steuerbescheinigungen und Unterlagen zu Jahresabschlüssen lange aufgehoben. Dabei gelten für solche Unterlagen keine Aufbewahrungsfristen. Es macht zwar Sinn, Kontoauszüge, die größere Anschaffungen dokumentieren, drei Jahre lang aufzuheben.

Ansonsten finden sich die Dokumente aber im Archiv des Online-Postfachs zum Konto. Dort können sie zehn Jahre lang abgerufen und bei Bedarf dann ausgedruckt werden.

Unterlagen zu laufenden Versicherungsverträgen sollten griffbereit sein. Bei gekündigten Verträgen ist es ratsam, die Unterlagen bis zum Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist aufzubewahren. Eine Ausnahme gilt für Lebens- und Rentenversicherungen und für alle anderen Versicherungsprodukte, die Kapital bilden. Weil sie sowohl für die Steuer als auch das Erbrecht relevant sind, sollten sie lebenslang aufgehoben werden.

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Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle Unterlagen, Belege und Erklärungen, die für Steuerfragen relevant sein könnten. Noch länger ist die Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide.

Weil das Finanzamt zehn Jahre lang hinterzogene Steuern nachfordern kann, sollten Steuerbescheide elf Jahre aufbewahrt werden. Sinnvoll ist die lange Aufbewahrungsfrist außerdem deshalb, weil einige Entscheidungen des Finanzamts zunächst vorläufig sind und erst durch Gerichtsverfahren abschließend geklärt werden.

Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Kreditverträge

Eine sehr lange Aufbewahrungsfrist greift für gerichtliche Dokumente wie Urteile, Vollstreckungstitel, Mahnbescheide oder Insolvenzverfahren. Sie sind 30 Jahre lang aufzubewahren. Gleiches gilt für Kreditverträge und Leasingunterlagen. Auch Kredite unterliegen der sehr langen Verjährung von 30 Jahren.

Weitere Dokumente

Einige Unterlagen und Papiere verlieren ihre Gültigkeit nicht und sollten deshalb dauerhaft archiviert werden.

Dazu zählen:

  • Geburtsurkunden

  • Heirats- und Scheidungsurkunden

  • Sterbeurkunden von Angehörigen und Erbscheine

  • Testament und Patientenverfügung

  • Zeugnisse und Prüfungsergebnisse

  • Meldungen zu Sozialversicherungen und Rentenbescheide

  • Auszüge aus Kirchenbüchern

  • Impfpass und ärztliche Befunde

  • Mitteilung der Steueridentifikationsnummer

Der Personalausweis und der Reisepass sollten griffbereit sein, solange sie gültig sind.

Alle Unterlagen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, also zum Beispiel Arbeitsverträge, Kündigungen und Gehaltsabrechnungen, sollten mindestens bis zum Beginn der Altersrente verwahrt werden. Es kann zwar sein, dass das Rentenkonto zwischendurch schon geklärt wird.

Dann hat die Rentenkasse die relevanten Daten bereits erfasst. Doch bei der endgültigen Berechnung der Altersrente können noch Fragen auftauchen. Und spätestens dann zahlt es sich aus, wenn entsprechende Belege eingereicht werden können.

Um Dokumente sicher aufzubewahren, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste Version ist der klassische Weg, die Unterlagen auf Papier in Ordnern abzuheften. Die andere Möglichkeit ist, die Dokumente zu digitalisieren. Beides hat Vor- und Nachteile. Außerdem gibt es Akten, die im Original verbleiben müssen.

Welche Akten das sind und worauf geachtet werden sollte, wenn Dokumente in Papierform und als Dateien archiviert werden, erklären wir im 2. Teil.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

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