Rechnung, Mahnung, Inkasso: 8 grundlegende Fragen

Rechnung, Mahnung, Inkasso: 8 grundlegende Fragen

Mit der Post kommt eine Rechnung. Sie wird durchgelesen und erst einmal auf dem Stapel mit der übrigen Post abgelegt. In der Hektik des Alltags gerät sie dann aber in Vergessenheit.

Und nachdem ein paar Wochen vergangen sind, liegt plötzlich eine Mahnung im Briefkasten, die an die vergessene Rechnung erinnert. – Diese Situation dürfte den meisten bekannt vorkommen. Dass die Rechnung nicht bezahlt wurde, war keine böse Absicht, sondern einfach Schusseligkeit.

Vielleicht wurde die Zahlung aber auch bewusst ein wenig hinausgezögert, bis wieder Geld auf dem Konto war. Doch wie ist das eigentlich mit den Rechnungen? Bis wann müssen sie bezahlt sein? Wann darf ein Unternehmen eine Mahnung schicken? Und was ist mit Post von einem Inkassobüro?

Der folgende Beitrag klärt acht grundlegende Fragen rund um Rechnung, Mahnung und Inkasso:

 

  1. Bis wann muss eine Rechnung bezahlt sein?

Liegt eine Rechnung im Briefkasten, sollte zunächst einmal geprüft werden, ob sie berechtigt ist. Hat alles seine Richtigkeit, sollte der Empfänger die Rechnung so schnell wie möglich bezahlen.

Allgemeingültige gesetzliche Bestimmungen, bis wann eine Rechnung bezahlt sein muss, gibt es nicht. Auf der Rechnung selbst findet sich aber oft eine Angabe, bis wann der Zahlungseingang erwartet wird. Typische Formulierungen lauten beispielsweise „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen“ oder „Zu zahlen bis Datum“. Solche Angaben sind zwar schön und gut. Wirklich verbindlich sind sie aber nur dann, wenn das Zahlungsziel vertraglich so vereinbart wurde. Denn maßgeblich für das Geschäft ist der dazugehörige Vertrag, und nicht die Rechnung.

Bevor sich der Empfänger mit juristischen Feinheiten beschäftigt, sollte er die Rechnung aber lieber zeitnah bezahlen. Denn wenn seine Zahlung ausbleibt, muss er mit Mahnungen rechnen. Sie wiederum sind nicht nur unangenehm, sondern verursachen auch unnötige Kosten.

 

  1. Was ist, wenn eine Rechnung falsch ist?

Hat der Empfänger eine Rechnung für Waren oder Leistungen bekommen, die er nie bestellt und bekommen oder in Anspruch genommen hat, muss er die Rechnung natürlich nicht bezahlen. Gleiches gilt, wenn die Rechnung einen Fehler enthält.

In beiden Fällen sollte sich der Empfänger aber zeitnah an den Absender wenden. Dabei sollte er einer unberechtigten Rechnung widersprechen. Durch den Widerspruch ist der Absender in der Situation, dass er nachweisen muss, dass seine Forderung berechtigt ist.

Gleichzeitig schützt der Widerspruch den Empfänger vor weiteren Konsequenzen. Ist die Rechnung fehlerhaft, sollte der Empfänger den Fehler benennen und um eine korrigierte Rechnung bitten.

 

  1. Wie schnell darf ein Unternehmen eine Mahnung schicken?

Auch dazu, wie schnell ein Unternehmen einen Rechnungsbetrag anmahnen kann, gibt es keine allgemeingültigen gesetzlichen Bestimmungen. Generell gilt, dass der Empfänger nach 30 Tagen in Verzug gerät.

Vorausgesetzt, er wurde auf diese Konsequenz hingewiesen. Dies wiederum kann durch eine Vertragsklausel oder einen Hinweis auf der Rechnung geschehen. Allerdings muss ein Unternehmen keine 30 Tage abwarten.

Es kann schon nach beispielsweise sieben oder zehn Tagen eine Mahnung schicken und den Empfänger in Verzug setzen. Und die Mahnung muss nicht als Mahnung tituliert sein. Auch wenn sich das Schreiben „Zahlungserinnerung“ nennt, handelt es sich bereits um eine Mahnung.

 

  1. Sind Mahngebühren zulässig?

Schickt ein Unternehmen eine Mahnung, darf es Mahngebühren in Rechnung stellen. Schließlich ist der Empfänger seiner Zahlungsverpflichtung nicht rechtzeitig nachgekommen. Zudem ist dem Unternehmen ein zusätzlicher Aufwand entstanden.

Allerdings darf das Unternehmen die Mahngebühren nicht beliebig hoch ansetzen. Die Rechtsprechung ist sich darin einig, dass nur die tatsächlichen Kosten für das Mahnschreiben berechnet werden dürfen. Zulässige Mahngebühren beinhalten also im Wesentlichen das Papier, die Druckertinte, den Briefumschlag und das Porto.

Die Arbeits- und Personalkosten dürfen nicht eingerechnet werden. Insgesamt gibt es zu diesem Thema zwar nur wenige Urteile. Und die Urteile geben weniger an, in welcher Höhe Mahnkosten angemessen sind, sondern erklären eher, in welcher Höhe Mahnkosten überzogen sind. Generell bewegt sich die Höchstgrenze für zulässige Mahngebühren aber irgendwo im Bereich zwischen zwei und drei Euro.

Sind auf der Mahnung deutlich höhere Mahnkosten ausgewiesen, kann der Empfänger das Unternehmen auffordern, eine konkrete Kostenaufstellung vorzulegen. Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen dann durchaus bereit sind, auf übertrieben hohe Mahnkosten zu verzichten.

 

  1. Was ist, wenn der Empfänger längere Zeit nicht zu Hause ist und deshalb nichts von einer Rechnung oder Mahnung weiß?

Natürlich kann es sein, dass der Rechnungsempfänger verreist war oder im Krankenhaus lag. Bekommt er in dieser Zeit erst eine Rechnung und dann womöglich auch noch eine Mahnung, muss er die Zahlung samt Strafgebühr trotzdem leisten.

Dass er nichts von der Rechnung wusste, hilft ihm wenig. Denn dadurch, dass die Rechnung oder Mahnung in den Briefkasten eingeworfen wurde, gilt sie als zugegangen. Und das ist entscheidend. Ist der Empfänger längere Zeit nicht zu Hause, sollte er also sicherstellen, dass jemand seinen Briefkasten leert.

 

  1. Was kann passieren, wenn eine Mahnung nicht bezahlt wird?

Grundsätzlich sollte der Empfänger eine Mahnung ernst nehmen und die Betrag spätestens jetzt bezahlen. Reagiert er nicht auf die Mahnung, kann das Unternehmen weitere Schritte einleiten. Dafür kann es sich an ein Inkasso-Unternehmen wenden, einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen und auch einen Eintrag in eine Auskunftei veranlassen.

Und Achtung: Es ist ein Irrglaube, dass erst nach der zweiten oder dritten Mahnung ernsthafte Konsequenzen drohen. Ein Unternehmen ist nicht dazu verpflichtet, mehrere Mahnungen zu verschicken. Stattdessen kann es dann weitere Maßnahmen einleiten, um an sein Geld zu kommen, wenn der Empfänger mit der Zahlung in Verzug ist. Und das ist bereits mit der ersten Mahnung der Fall.

 

  1. Was ist, wenn Post von einem Inkassounternehmen im Briefkasten liegt?

Liegt ein Schreiben von einem Inkassounternehmen im Briefkasten, wird es höchste Zeit, den Rechnungsbetrag samt Inkassogebühren zu bezahlen. Kann der Empfänger die Summe nicht aufbringen, sollte er sich umgehend an das Inkassounternehmen wenden und versuchen, eine Ratenzahlung zu vereinbaren.

Die denkbar schlechteste Lösung ist, gar nicht zu reagieren. Denn zum einen steigen dadurch die Kosten immer weiter an. Und zum anderen drohen dann noch unangenehmere Folgen. Neben einem Eintrag in eine Auskunftei kann das beispielsweise die Eröffnung eines gerichtlichen Mahnverfahrens sein.

Aber auch bei Post von einem Inkassounternehmen gilt, dass der Empfänger natürlich zuerst einmal prüfen sollte, ob das Schreiben berechtigt ist. Denn leider werden immer wieder unberechtigte Forderungen gestellt. Die Betrüger spekulieren dabei darauf, dass der Empfänger durch das Inkassoschreiben so eingeschüchtert ist, dass er bezahlt.

 

  1. Was ist, wenn das Inkassounternehmen eine unberechtigte Forderung stellt?

Ist sich der Empfänger sicher, dass die Forderung nicht berechtigt ist, sollte er sich umgehend mit dem Inkassounternehmen in Verbindung setzen und der Forderung schriftlich widersprechen.

Handelt es sich um ein seriöses Inkassounternehmen, wird es auf die Widerspruch eingehen, die Forderung prüfen und den Empfänger entsprechend informieren. Ein unseriöses Inkassounternehmen wird nicht auf den Widerspruch reagieren, sondern stattdessen ein, zwei weitere Drohbriefe schicken. Danach wird es in aller Regel aufgeben.

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Veröffentlicht von

Carmen Dutzke & Heinrich Bartels

Hier schreiben Carmen Dutzke, 38 Jahre, Geschäftsinhaberin von einem Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, sowie Heinrich Bartels, 44 Jahre und Rechtsberater. Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt.

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