Infos und Tipps zu den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Infos und Tipps zu den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

Die Aktenordner und Mappen sind voll, in die Aktenschränke passt kaum noch etwas hinein und der Speicherplatz auf der Festplatte oder externen Datenträgern schwindet zusehends.

Verständlicherweise kommt nun so mancher in die Versuchung, irgendwelche alten Unterlagen kurzerhand auszusortieren und zu entsorgen. Allerdings ist eine umfangreiche Aufräumaktion nicht immer die allerbeste Idee.

Während Privatpersonen gut beraten sind, Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und Urkunden zur Person aufzubewahren, sind Unternehmen nämlich von Gesetzes wegen sogar dazu verpflichtet, Unterlagen zu archivieren. Und dabei gelten klare Regeln.

 

Welche dies sind, erklärt der folgende Beitrag mit Infos und Tipps zu den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten:

 

Wer muss Dokumente aufbewahren?

Privatpersonen können grundsätzlich selbst entscheiden, ob und wie lange sie Unterlagen aufheben. Eine Ausnahme gilt lediglich für Rechnungen, Zahlungsbelege und andere Unterlagen, die im Zusammenhang mit Leistungen an einer Immobilie stehen. Solche Dokumente unterliegen einer zweijährigen Aufbewahrungsfrist.

Der Unternehmer, der die Leistung erbracht hat, muss den Verbraucher aber über die Aufbewahrungsfrist informieren. Ansonsten ist es natürlich sinnvoll, persönliche Urkunden, Versicherungspolicen, Verträge, Kontoauszüge und ähnliche Dokumente abzuheften.

Bei Unternehmen sieht die Sache ein wenig anders aus. Hier leitet sich die Aufbewahrungsfrist im Wesentlichen aus zwei Rechtsgrundlagen ab, nämlich zum einen aus dem Steuerrecht und zum anderen aus dem Handelsrecht. Maßgeblich für die Aufbewahrungsfristen im Steuerrecht ist die Abgabenordnung (AO), die Aufbewahrungsfristen im Bereich des Handelsrechts sind durch das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.

Hinzu kommen weitere Vorschriften, die die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten in weiteren Rechtsbereichen vorgeben. Zu diesen Rechtsgebieten gehören beispielsweise das Arbeitsrecht, das Sozialversicherungsrecht oder das Produkthaftungsgesetz. Die Aufbewahrungspflichten sind in der Praxis aber hauptsächlich als Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht relevant.

Vereinfacht erklärt, gilt deshalb:

Jedes Unternehmen, das nach dem Steuer- oder Handelsrecht dazu verpflichtet ist, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, ist gleichsam dazu verpflichtet, die dazugehörigen Dokumente und Unterlagen zu archivieren.

Welche Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Der Gesetzgeber benennt klar und eindeutig, welche Dokumente aufbewahrt werden müssen. Im Zusammenhang mit dem Steuerrecht findet sich eine entsprechende Auflistung in § 147 AO.

Demnach müssen grundsätzlich alle Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen archiviert werden, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zu diesen Unterlagen gehören beispielsweise Jahresabschlüsse, Bilanzen, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe.

Im Bereich des Handelsrechts bestimmt § 257 HGB, welche Dokumente einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. So müssen Kaufleute unter anderem Handelsbücher, Bilanzen, Handelsbriefe und Buchungsbelege aufbewahren.

 

Wie müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Unternehmen müssen die Unterlagen und Dokumente so aufbewahren, dass sie über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar bleiben. Allerdings ist es nicht notwendig, alle Dokumente als Originale in Papierform zu archivieren.

Stattdessen erlaubt der Gesetzgeber, einen Großteil der Unterlagen auf Bildträgern oder anderen Datenträgern zu speichern. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass

  • die Aufbewahrung der Dokumente den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung gerecht wird,
  • die Daten und deren Wiedergabe bildlich und inhaltlich mit den Originalen übereinstimmt und
  • die archivierten Dokumente jederzeit verfügbar sind, lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

 

Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und die Unterlagen, die in § 147 AO und in § 257 HGB aufgelistet sind. Sie müssen im Original aufbewahrt werden.

Für elektronische Rechnungen gilt, dass sie in der Form archiviert werden müssen, in der sie erstellt oder empfangen wurden. Das heißt, dass elektronische Rechnungen auch elektronisch abgespeichert werden müssen. Die Rechnungen auszudrucken und die Ausdrucke abzuheften, ist nicht zulässig.

Quittungen und andere Unterlagen auf Thermopapier wiederum sollten unbedingt kopiert oder eingescannt werden. Thermopapier gilt nämlich nicht als dokumentenecht, weil die Schrift recht schnell verblassen kann. Um solche Unterlagen in lesbarer Form zu erhalten, sind deshalb Kopien ratsam.

 

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?

Bei der Aufbewahrungsdauer unterscheidet der Gesetzgeber zwei Fristen voneinander. Diese betragen einmal sechs und einmal zehn Jahre. Eine Übersicht mit den wichtigsten Geschäftsunterlagen samt deren Aufbewahrungsfristen findet sich am Ende dieses Beitrags.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt, letztmalig verändert oder empfangen wurde. Handelt es sich bei dem Dokument beispielsweise um eine Rechnung, so unterliegt sie der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.

Wurde die Rechnung am 15. Juli 2005 erstellt, läuft die Aufbewahrungsfrist ab dem 31.12.2005 und dauert exakt zehn Jahre. Der letzte Tag der Aufbewahrungsfrist ist somit der 31.12.2015. Ab dem 01.01.2016 kann die Rechnung entsorgt werden. Eine Ausnahme gilt aber bei Verträgen. Hier beginnt die Frist nicht mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Vertrag geschlossen wurde. Stattdessen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst, wenn die Vertragslaufzeit beendet ist.

Übersicht: wichtige Geschäftsunterlagen und ihre Aufbewahrungsfristen

Dokumente Aufbewahrungsfrist in Jahren
Abschreibungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen nach Erledigung 6
Ausfuhr- und Einfuhrnachweise 10
Bankbelege aller Art und Kontoauszüge 10
Bestell- und Auftragsunterlagen 6
Betriebsprüfungsberichte 6
Bilanzunterlagen aller Art 10
Buchungsbelege aller Art und sämtliche Unterlagen mit Buchungsfunktion 10
Frachtbriefe und Versandunterlagen 6
Geschäftsberichte 10
Geschäfts- und Handelsbriefe (ohne Rechnungen, Gutschriften und andere Buchungsbelege) 6
Grundbuchauszüge 10
Handelsbücher 10
Auszüge aus dem Handelsregister 10
Inventare 10
Inventurunterlagen 10
Jahresabschlüsse und Erklärungen dazu 10
Kassenberichte 10
Kassenzettel 10
Lieferscheine (sofern keine Buchungsbelege) 6
Lohn- und Gehaltslisten sowie -belege 10
Mahnungen und Mahnbescheide 6
Preislisten 6
Protokolle 6
Prozessakten 10
Rechnungen und Quittungen 10
Schecks (sofern keine Buchungsbelege) 6
Schriftwechsel, allgemein 6
Spendenbescheinigungen 10
Steuererklärungen und Steuerunterlagen 10
Versicherungspolicen, nach Ablauf 6
Verträge 10
Wechsel 10
Zollbelege 10

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