Kein Anspruch auf Papier-Lohnabrechnung
Die monatlichen Lohnabrechnungen können Arbeitgeber auch rein elektronisch zur Verfügung stellen. In einem aktuellen Urteil bestätigte das Bundesarbeitsgericht, dass die gesetzlich geforderte Textform damit erfüllt ist. Einen Anspruch auf eine Papier-Lohnabrechnung haben Arbeitnehmer deshalb nicht. Ein paar Voraussetzungen müssen aber trotzdem gegeben sein.
Wir ordnen das Urteil ein!:
Inhalt
Die gesetzlichen Grundlagen zur Lohnabrechnung
Die Pflicht des Arbeitgebers, eine Lohnabrechnung zu erstellen, ergibt sich aus § 108 Abs. 1 GewO (Gewerbeordnung). Demnach muss der Arbeitgeber bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform für den Arbeitnehmer erstellen.
Diese Abrechnung soll darüber informieren, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt, welche Abzüge es beinhaltet und wie viel Geld dem Arbeitnehmer unterm Strich ausgezahlt wird.
Dabei spricht das Gesetz ausdrücklich von der Textform. Gleichzeitig ist wichtig, dass die Lohnabrechnung verständlich und für den Arbeitnehmer zugänglich ist.
Diese Vorgaben erfüllt auch eine elektronische Lohnabrechnung, wenn der Arbeitnehmer sie ohne großen Aufwand, spezielle technische Hilfsmittel oder Zusatzkosten abrufen und dauerhaft speichern kann.
Nur in Ausnahmefällen, wenn der Arbeitnehmer zum Beispiel keinen Zugriff auf elektronische Kommunikationsmittel hat, wäre es nicht angemessen, nur eine digitale Lohnabrechnung bereitzustellen.
Dann muss der Arbeitgeber eine andere Lösung anbieten. In aller Regel wird das eine klassische Lohnabrechnung auf Papier sein.
Der Fall vor dem Bundesarbeitsgericht (BAG)
Geklagt hatte eine Arbeitnehmerin, die als Verkäuferin im Einzelhandel arbeitet. Auf Basis einer Betriebsvereinbarung des Konzerns stellte der Arbeitgeber allen Beschäftigten seit März 2022 nur noch elektronische Entgeltabrechnungen zur Verfügung. Die Arbeitnehmerin forderte auch weiterhin Lohnabrechnungen auf Papier.
Die Betriebsvereinbarung innerhalb des Konzernverbunds sah vor, dass es ein digitales Mitarbeiterpostfach gibt. Darin werden alle Personaldokumente inklusive der monatlichen Lohnabrechnungen über einen externen Anbieter bereitgestellt.
Der jeweilige Mitarbeiter kann sein Postfach über einen passwortgeschützten Onlinezugang abrufen. Hat ein Mitarbeiter kein privates Endgerät, mit dem er auf sein Postfach zugreifen kann, hat er die Möglichkeit, die hinterlegten Dokumente im Betrieb einzusehen und sich auszudrucken.
Vor dem Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte die Klage der Verkäuferin zunächst Erfolg. Seiner Ansicht nach sind Entgeltabrechnungen nicht ordnungsgemäß erteilt, wenn sie in ein Online-Portal eingestellt werden.
Denn Entgeltabrechnungen sind zugangsbedürftige Erklärungen. Ein digitales Mitarbeiterpostfach kommt aber nur dann für den Empfang von Erklärungen im Rechts- und Geschäftsverkehr infrage, wenn der Empfänger es dazu bestimmt. Doch das hatte die Arbeitnehmerin nicht getan.
Der Arbeitgeber ging daraufhin in Revision und war erfolgreich. Das Bundesarbeitsgericht kam zu dem Ergebnis, dass die gesetzlich vorgeschriebene Textform gewahrt ist, wenn Entgeltabrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt werden.
Gleichzeitig widersprach das BAG der Vorinstanz insofern, als es im Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Entgeltabrechnung eine sogenannte Holschuld sah.
Diese kann der Arbeitgeber erfüllen, ohne dass er dafür verantwortlich ist, dass die Abrechnung dem Arbeitnehmer zugeht. Es reicht aus, wenn er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt.
Zwar muss der Arbeitgeber die Interessen von Beschäftigten berücksichtigen, die keinen privaten Online-Zugriff haben. Dazu gab es aber Regelungen in der Betriebsvereinbarung.
Insgesamt entschied das BAG deshalb, dass es nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Beschäftigten eingreift, wenn der Arbeitgeber die Entgeltabrechnungen nur in digitaler Form zur Verfügung stellt.
Ein abschließendes Urteil konnte das BAG aber trotzdem nicht fällen.
Denn bislang wurde nicht festgestellt, ob der Konzernbetriebsrat dafür zuständig war, das digitale Mitarbeiterpostfach einzuführen und zu betreiben. Aus diesem Grund verwies das BAG den Fall an das Landesarbeitsgericht zurück.
Lösungen für die Praxis
In vielen Unternehmen ist es schon längst gängige Praxis, dass die Mitarbeiter ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform bekommen, sondern als elektronische Dokumente über ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach abrufen können. Mit dem Urteil des BAG steht fest, dass das rechtens ist.
Als Arbeitnehmer sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Abrechnung in einer Form erhalten, die für Sie problemlos zugänglich ist.
Haben Sie keine Möglichkeit, auf Ihre digitalen Abrechnungen zuzugreifen und diese zu speichern oder sich auszudrucken, sollten Sie das Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber suchen. In aller Regel wird sich eine Lösung finden.
Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass alle rechtlichen Vorgaben an die Entgeltabrechnung erfüllt sind. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass Arbeitnehmer, die keinen Zugang zu digitalen Medien haben, ihre Abrechnungen trotzdem bekommen.
Das lässt sich umsetzen, indem diese Arbeitnehmer ihre Abrechnungen im Betrieb abrufen können oder weiterhin Papier-Lohnabrechnungen erhalten.
Daneben spielt der Datenschutz bei digitalen Dokumenten eine wichtige Rolle. Weil Lohnabrechnungen sensible personenbezogene Daten enthalten, müssen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung strikt eingehalten werden.
Zudem muss die Bereitstellung der digitalen Lohnabrechnungen über sichere Kanäle wie passwortgeschützte Portale oder verschlüsselte E-Mails erfolgen, um einem Zugriff durch Unbefugte vorzubeugen. Prüfen Sie also, ob Ihre Systeme den Anforderungen an den Datenschutz gerecht werden.
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Thema: Kein Anspruch auf Papier-Lohnabrechnung
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