FAQ zur E-Rechnung, Teil I

FAQ zur E-Rechnung, Teil I Durch das Wachstumschancengesetz gelten neue Regeln für das Ausstellen von Rechnungen. So ist seit dem 1. Januar 2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, Pflicht. Allerdings gibt es bestimmte Übergangsregelungen.

FAQ zur E-Rechnung, Teil I

Anzeige

In einem zweiteiligen Beitrag beantworten wir die FAQ zur E-Rechnung. Detaillierte Ausführungen der Verwaltung stellt das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben vom 15. Oktober 2024 bereit.

Warum wird die E-Rechnung überhaupt verpflichtend eingeführt?

Die E-Rechnung soll einen Beitrag zur Digitalisierung der deutschen Wirtschaft leisten. Vor allem das Rechnungswesen soll von vereinfachten Abläufen profitieren. So muss zum Beispiel der Empfänger die Rechnungsdaten nicht noch einmal erfassen.

Das spart einen Arbeitsgang und vermeidet Fehler, die sich dabei einschleichen können.

Sowohl den Ausstellern als auch den Empfängern von E-Rechnungen kommt es letztlich zugute, wenn der Großteil der Buchungsbelege in einer strukturierten, elektronischen Form vorliegt und ohne einen Medienwechsel direkt weiterverarbeitet werden kann.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Für einen Umsatz, der bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführt wurde, gilt eine Rechnung dann als elektronische Rechnung, wenn sie in einem elektronischen Format erstellt und empfangen wird. Das trifft zum Beispiel auch auf eine Rechnung im PDF-Format zu, die per E-Mail verschickt wird.

Seit dem 1. Januar 2025 liegt nur dann eine E-Rechnung vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann.

Auf ein einfaches PDF-Dokument trifft das nicht mehr zu, weil sein Format nicht strukturiert ist.

Alle Rechnungen, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllen, werden seit dem 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnung“ bezeichnet. Sonstige Rechnungen sind demnach vor allem Rechnungen auf Papier und Rechnungen in einem unstrukturierten elektronischen Format.

Maßgeblich für die Definition ist allein der Zeitpunkt des Umsatzes.

Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, wird die Rechnung dazu aber erst nach dem 1. Januar erstellt, können für sie noch die alten Regelungen angewendet werden. Außerdem gibt es verschiedene Übergangsregelungen. Bis die E-Rechnung für wirklich alle Unternehmen Pflicht wird, wird es deshalb noch eine Weile dauern.

Kurz zum Begriff des inländischen Unternehmens

Die E-Rechnung betrifft inländische Unternehmen. § 2 UStG (Umsatzsteuergesetz) definiert, dass Unternehmer ist, wer selbstständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübt.

Darunter fallen auch Freiberufler oder Personen wie Vermieter, Kleinunternehmer oder Ärzte, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen.

Ein inländisches Unternehmen ist gegeben, wenn sich der Unternehmenssitz, die Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte in Deutschland befindet. Gibt es keinen Unternehmenssitz, ist der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers entscheidend.

Welche Ausnahmen von der Pflicht zur E-Rechnung gibt es?

Grundsätzlich sind die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung nur dann relevant, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zum Ausstellen einer Rechnung besteht.

Aus diesem Grund gelten die Regelungen nicht bei

  • B2C-Umsätzen, also Rechnungen an Endverbraucher
  • Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
Besucher lesen auch gerade folgenden Beitrag:  Was ist eigentlich Wellpappe?

In diesen Fällen wird eine Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht freiwillig ausgestellt.

Doch selbst wenn die umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, ist keine E-Rechnung notwendig bei:

  • Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto
  • Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
  • Leistungen, die ein Kleinunternehmer erbringt
  • Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind
  • bestimmten Leistungen an Endverbraucher, die mit einem Grundstück zusammenhängen

Stattdessen reicht hier auch eine sonstige Rechnung aus.

Sogenannte B2G-Umsätze, also Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, unterliegen den umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung nicht, sofern die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt.

Allerdings müssen Lieferanten und Dienstleister schon seit dem 27. November 2020 wegen der E-Rechnungsverordnungen Rechnungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern elektronisch stellen. Diese Regelungen müssen neben den umsatzsteuerlichen Verpflichtungen berücksichtigt werden.

Was gilt mit Blick auf die E-Rechnung für Vereine?

Bei einem Verein kommt es darauf an, ob er eine unternehmerische oder eine nicht-unternehmerische Tätigkeit ausübt. Ist der Verein unternehmerisch tätig, unterliegt er den allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung.

Das bedeutet konkret, dass der Verein E-Rechnungen empfangen können und selbst E-Rechnungen ausstellen muss.

Es sei denn, es liegt eine der eben genannten Ausnahmen vor oder der Verein nutzt eine Übergangsfrist. Zu den Übergangsfristen kommen wir später noch.

Für Leistungen in seinem nicht-unternehmerischen Bereich muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst welche ausstellen. Der Verein ist zwar verpflichtet, für seine Umsätze eine Rechnung auszustellen. Diese Pflicht kann er aber auch mit einer sonstigen Rechnung erfüllen.

FAQ zur E-Rechnung, Teil I (1)

In welchen Formaten ist eine E-Rechnung möglich?

Die Vorgaben zum Format einer E-Rechnung basieren auf EU-rechtlichen Vorgaben. Diese wurden ursprünglich für die Rechnungsstellung von Unternehmen an die öffentliche Verwaltung (B2G) erarbeitet.

Die technische Umsetzung hat das Europäische Komitee für Normung durch die Norm EN 16931 übernommen. Auch im B2B-Bereich gilt nun diese Norm.

Eine E-Rechnung muss also der europäischen Norm EN 16931 gerecht werden. Dabei sind in Deutschland vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) weit verbreitet. Beide erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung.

Der Aussteller und der Empfänger der E-Rechnung können aber untereinander auch ein bestimmtes Format vereinbaren.

Voraussetzung ist dann, dass es das jeweilige Format ermöglicht, die Angaben, die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlich sind, korrekt und vollständig aus der E-Rechnung zu entnehmen. Ist dies der Fall, kann das vorhandene System für den Datenaustausch auch für die E-Rechnung weiterhin genutzt werden.

Eine sogenannte Leitweg-ID brauchen Unternehmen im B2B-Bereich übrigens nicht. Eine Leitweg-ID ist nur für E-Rechnungen an Behörden notwendig. Sie ermöglicht dann, die E-Rechnung eindeutig elektronisch an den öffentlichen Auftraggeber zu adressieren und weiterzuleiten.

Mehr Ratgeber, Tipps und Anleitungen:

Thema: FAQ zur E-Rechnung, Teil I

-

Übersicht:
Fachartikel
Verzeichnis
Über uns


vorlagen anleitungen99

Autoren Profil:
FB/Twitter
Letzte Artikel von Autoren Profil: (Alle anzeigen)

Veröffentlicht von

Autoren Profil:

Hier schreiben Carmen Dutzke, Geschäftsinhaberin Druck-, Copy- und Bastelzubehör Shops, Heinrich Bartels, Rechtsberater, sowie Ferya & Christian Gülcan, Unternehmer (B2B, B2C, Erfahrung Schriftverkehr), Künstler, Redakteur/in und Betreiber/in dieser Seite und Youtuberin Sevilart (Bastel- & Dekovideos). Neben Anleitungen und Informationen zu sämtlichen Arbeiten mit Papier, geben wir Basteltipps und Vorlagen für Briefe zu Behörden, Verträgen und was noch so im Schriftverkehr anfällt. Die Inhalte des Informationsangebots z.B. Vorlagen, stellen keine Rechtsberatung dar, somit ersetzen die Inhalte auch keine rechtliche Beratung.

Kommentar verfassen