FAQ zur E-Rechnung, Teil II
Das Wachstumschancengesetz hat die Regeln beim Ausstellen von Rechnungen verändert. Seit Jahresbeginn 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen eine elektronische Rechnung, die sogenannte E-Rechnung, Pflicht. Gleichzeitig gibt es verschiedene Übergangsregelungen. Außerdem ist nicht jeder von der E-Rechnung überhaupt betroffen.
Um etwas Licht ins Dunkel zu bringen, beantworten wir in einem zweiteiligen Beitrag die FAQ zur E-Rechnung.
Dabei haben wir in Teil I geklärt, was genau eine E-Rechnung ist, warum sie überhaupt eingeführt wurde, welche Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht es gibt, was für Vereine gilt und welche Formate bei der E-Rechnung infrage kommen.
Hier ist Teil II!:
Inhalt
- 1 Welche Übergangsregelungen gelten für die E-Rechnung?
- 2 Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?
- 3 Was gilt für den Empfang von E-Rechnungen?
- 4 Ist eine E-Rechnung auch bei einem Barkauf Pflicht?
- 5 Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
- 6 Wie lässt sich eine E-Rechnung ans Finanzamt übermitteln?
Welche Übergangsregelungen gelten für die E-Rechnung?
In der Zeit vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 kann jeder Rechnungsaussteller anstelle der E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung ist dabei immer zulässig.
Ein anderes elektronisches Format als eine E-Rechnung setzt wie bislang voraus, dass der Empfänger mit zum Beispiel einer PDF-Rechnung per E-Mail einverstanden ist.
Hat der Rechnungsaussteller im Vorjahr einen Umsatz unter 800.000 Euro erzielt, verlängert sich die Übergangsfrist um ein weiteres Jahr. Auch ein EDI-Verfahren kann noch bis Ende 2027 verwendet werden, sofern es nicht sowieso schon die Voraussetzungen für die E-Rechnung erfüllt.
Erst wenn die Übergangsfristen abgelaufen sind, wird die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.
Für die Umstellung bleibt den Unternehmen also noch etwas Zeit.
Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?
Damit der Austausch von E-Rechnungen möglichst unkompliziert realisiert werden kann, schreibt der Gesetzgeber keine bestimmten Übertragungswege vor.
Dadurch ist es zum Beispiel möglich, die E-Rechnung per E-Mail zu verschicken, die Daten über eine elektronische Schnittstelle bereitzustellen oder einen zentralen Speicherort für einen gemeinsamen Zugriff einzurichten.
Auch die Übergabe auf einem Speichermedium wie einem USB-Stick oder der Download über ein Internetportal sind denkbar. Wichtig ist nur, dass sich die beiden Vertragsparteien auf einen Übertragungsweg einigen.
Ein Unternehmen muss zwar sicherstellen, dass es E-Rechnungen empfangen kann. Aber dazu reicht schon ein normales E-Mail-Postfach aus.
Auch eine Verarbeitung, die über die Regelungen zur Aufbewahrung hinausgeht, ist nicht vorgeschrieben. Per Definition muss eine E-Rechnung elektronisch verarbeitbar sein. Wie und ob überhaupt ein Unternehmen dies tut, bleibt aber seiner Entscheidung überlassen.
Was gilt für den Empfang von E-Rechnungen?
Seit Jahresbeginn 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Denn das Ziel des Gesetzgebers, die Digitalisierung der Wirtschaft zu fördern und Prozesse zu vereinfachen, kann nur gelingen, wenn die E-Rechnung möglichst flächendeckend zum Einsatz kommt.
Ausnahmen sind an dieser Stelle nicht vorgesehen. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass es zu Abgrenzungsproblemen kommt, die das Steuerecht nur wieder unnötig verkomplizieren würden.
Deshalb müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen. Wie schon erwähnt, reicht für den Empfang aber das übliche E-Mail-Postfach völlig aus.
Kurz zur Visualisierung
Bei einem hybriden Format wie zum Beispiel ZUGFeRD war bisher der Bildteil entscheidend, wenn der lesbare Bildteil und die elektronischen Informationen voneinander abwichen.
Mit der E-Rechnung ist dieses Verhältnis jetzt andersherum. Nun gehen die Rechnungsdaten aus dem strukturierten Teil (etwa XML) vor.
Unterscheiden sich der strukturierte Rechnungsteil und der Bildteil voneinander, sollten deshalb die übermittelten XML-Daten visualisiert werden. Dazu gibt es verschiedene Tools von diversen Anbietern.
Im Unterschied zu hybriden Rechnungen gibt es bei XRechnungen keine zusätzliche Darstellung als PDF-Datei. Deshalb braucht ein Unternehmen einen sogenannten Viewer, um die XML-Datei visualisieren zu können.
Auch dafür existieren verschiedene Softwarelösungen. Eine weitere Möglichkeit bietet die Finanzverwaltung. Im ELSTER-Portal können XRechnungen nämlich hochgeladen werden, um sie lesbar darzustellen.
Ist eine E-Rechnung auch bei einem Barkauf Pflicht?
Es gibt keine Sonderregelungen für Leistungen, die bar bezahlt werden. Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro und kann oder will der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen, muss er deshalb zum Beispiel für den Einkauf eines Unternehmers oder ein Geschäftsessen auch bei einer Barzahlung eine E-Rechnung ausstellen.
In solchen Fällen kann es sich aber anbieten, vor Ort erst eine sonstige Rechnung, etwa einen Kassenzettel oder eine Quittung, auszustellen und diese später durch eine E-Rechnung zu ersetzen.
Dazu kann der Leistungserbringer die E-Mail-Adresse erfragen und die E-Rechnung dem Rechnungsempfänger nachträglich per E-Mail zuschicken.
Wie lange muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?
Aus § 14b Abs. 1 UStG ergibt sich, dass ein Unternehmen eine Kopie von jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre lang aufbewahren muss.
Bei der E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so gespeichert und archiviert sein, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form abgerufen werden kann.
Nähere Angaben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben bereitgestellt.
Wie lässt sich eine E-Rechnung ans Finanzamt übermitteln?
Steuerpflichtige können E-Rechnungen über ELSTER beim Finanzamt einreichen. Dafür gibt es im Portal die Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“. Dort können E-Rechnungen unter dem Menüpunkt „5 – Anhänge“ hochgeladen werden.
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Thema: FAQ zur E-Rechnung, Teil II
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