Geschäftsbriefe nach DIN 5008 Norm

Infos über Geschäftsbriefe nach DIN 5008 Norm

Im Rahmen der Norm DIN 5008 sind die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festgelegt. Damit gehört die Norm zu den elementaren Normen im Büro- und Verwaltungsbereich, beispielsweise wenn es um das Erstellen und Verfassen von Geschäftsbriefen geht.

Die erste Ausgabe der Norm DIN 5008 erfolgte im April 1949. Änderungen, Anpassungen und Aktualisierungen gab es dann in den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 1996 und 2001.

Die aktuell gültige Version der DIN 5008 für Geschäftsbriefe stammt aus dem Jahr 2005. Eine weitere Neufassung war für das Jahr 2010 geplant. Im Zuge dieser Aktualisierung sollte insbesondere die DIN 676 in die DIN 5008 integriert werden. 

Ein entsprechender Entwurf erschien im Dezember 2009. Da es gegen diesen Entwurf jedoch eine Vielzahl von Einsprüchen gab, wurden umfangreiche redaktionelle Nacharbeiten erforderlich. Die Ausgabe der neuen, überarbeiteten Fassung ist für April 2011 geplant, bis dahin bleibt die Fassung von 2005 unverändert gültig.

Infos über die Regelungen, die konkret für die Gestaltung von Geschäftsbriefen nach DIN 5008 gelten, fasst die folgende Übersicht zusammen: 

Das Anschriftenfeld

Das Feld, das die Postanschrift enthält, ist so ausgerichtet, dass es im Zuge der vollautomatischen Sortierung von Maschinen gelesen werden kann. Unterschiedliche DIN-Vorgaben wie beispielsweise aus der DIN 676 geben zudem auch die genauen Maße vor.

Eine einfache Absenderangabe oberhalb des Anschriftenfeldes ist möglich, die erste tatsächliche Anschriftenzeile ist aber in jedem Fall die vierte Zeile des Adressfeldes. Zeilen darüber oder darunter, die nicht verwendet werden, bleiben frei. Bei internationalen Sendungen gehörte es zum Standard, den Ländercode vor der Postleitzahl zu vermerken. Dies gilt mittlerweile jedoch als veraltet. Stattdessen werden der Zielort und das Zielland jetzt in Großbuchstaben geschrieben.

Bei internationalen Sendungen wird der Zielort dabei in der jeweiligen Sprache geschrieben, das Zielland hingegen in deutscher Sprache. Zulässige Alternativen sind Angaben des Ziellandes auf Englisch oder Französisch.  

Der Briefkörper

Für den Aufbau und die Gestaltung des Briefkörpers sieht die DIN 5008 folgende Regelungen vor:

·         Die Zeilen beginnen an der sogenannten Fluchtlinie und somit mit einem Abstand von 2,41cm zum linken Blattrand. Die einzelnen Absätze werden durch jeweils eine Leerzeile voneinander getrennt.

·         Die Gestaltung des Briefkopfes kann individuell erfolgen und neben dem Firmennamen beispielsweise auch eine Grafik oder einen Werbetext enthalten.

·         Über dem Anschriftenfeld wird der Absender in klein gedruckter Schrift platziert. Neben dem Namen des Absenders wird hier die Absenderadresse angegeben, Kürzungen sind dabei jedoch möglich. Je nach Platzierung und Faltung ist diese Zeile dann in dem Sichtfenster von einem Fensterkuvert sichtbar.

·         Das Anschriftenfeld besteht aus neun Zeilen und entspricht der internationalen Normung. Die ersten drei Zeilen stellen die Zusatz- und Vermerkzone, die sechs folgenden Zeilen die Anschriftenzone dar. Das bedeutet, die Adresse des Empfängers beginnt immer in der vierten Zeile des Anschriftenfeldes.

·         Der Raum rechts neben dem Anschriftenfeld bleibt in aller Regel frei, damit der Empfänger hier entsprechende Eingangs- oder Bearbeitungsvermerke notieren kann.

·         Die Bezugszeichenzeile umfasst die Bezugszeichen des Absenders. Hierzu gehören beispielsweise Angaben zum bisherigen Schriftverkehr, der Name des Sachbearbeiters, die Durchwahlnummer, eventuelle Diktatzeichen und das Datum. Das Datum kann numerisch oder alphanumerisch geschrieben werden, also beispielsweise entweder 2010-10-20 oder 20. Oktober 2010.

·         Gibt es einen Kommunikationsblock, befindet sich dieser rechts neben der letzten Zeile des Anschriftenfeldes. Hier können Angaben wie beispielsweise die Telefonnummer oder die Faxnummer stehen. Möglich ist auch, hier die E-Mail-Adresse, die Bankverbindung oder weitere Geschäftsangaben wie Handelsregistereintrag oder Umsatzsteuernummer aufzuführen, meist werden solche Angaben aber in den Fußzeilen des Briefes platziert.

·         Der Betreff, der aus kurzen Stichworten besteht, wird fett gedruckt, jedoch nicht unterstrichen und endet auch nicht mit einem Punkt. Das Wort Betreff selbst wird nicht mehr verwendet. Nach dem Betreff folgen zwei Leerzeilen.

 

·         Eine persönliche Anrede kann bei einigen kaufmännischen Schreiben wie beispielsweise Geschäftsbriefen weggelassen werden. Vom Text wird die Anrede mit einer Leerzeile getrennt. 

·         Der Brieftext sollte möglichst übersichtlich gestaltet werden. Daher werden die einzelnen Abschnitte durch jeweils eine Leerzeile voneinander abgesetzt, zudem werden wichtige Angaben durch Leerzeilen, besondere Schriftarten oder Einrücken hervorgehoben. Auf umständliche oder altmodische Ausdrucksweisen sollte verzichtet werden, stattdessen sollten die Formulierungen in einem klaren und verständlichen Deutsch erfolgen.

·         Nach dem Text folgt eine Leerzeile und anschließend die Grußformel. Nach der Grußformel folgt eine weitere Leerzeile. Danach folgen drei Leerzeilen, die für den Firmenstempel und die Unterschrift vorgesehen sind.

Den Abschluss bilden der Name des Unterschreibenden und mögliche Zusatzangaben. Wichtig ist, dass dieser Briefabschnitt nach Möglichkeit nie als alleinige Angabe auf einem Blatt steht, da es ansonsten nur bedingt möglich ist, dem Schriftstück die rechtverbindliche Unterschrift eindeutig zuzuordnen. 

Vermerke zu Anlagen können mit einer Leerzeile Abstand unter dem Namen des Unterschreibenden oder rechts neben dem Grußteil aufgeführt werden. Die Anlagen können an dieser Stelle einzeln aufgezählt werden, sollten jedoch auch im Brieftext schon erwähnt worden sein.

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