Was tun, wenn der Sozialversicherungsausweis verschollen ist?
Sobald jemand zum ersten Mal ein Arbeitsverhältnis aufnimmt, wird ihm seine Sozialversicherungsnummer zugewiesen. Ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis um eine Berufsausbildung, einen Minijob, eine Teilzeitstelle oder eine Vollzeitstelle handelt, spielt dabei keine Rolle.
Die Sozialversicherungsnummer wiederum bleibt ein Leben lang gültig. Aber was hat es mit dieser Nummer auf sich? Wofür wird sie benötigt? Wie sieht der dazugehörige Sozialversicherungsausweis aus? Und was tun, wenn der Sozialversicherungsausweis verschollen ist?
All diese Fragen beantwortet der folgende Beitrag:
Inhalt
Was ist die Sozialversicherungsnummer?
Sobald die erste Beschäftigung aufgenommen wird, weist der Rententräger die sogenannte Sozialversicherungsnummer zu. Gleichzeitig wird ein Rentenkonto angelegt, in dem alles erfasst wird, was für die spätere Rente von Bedeutung ist. Die Sozialversicherungsnummer dient zum einen dazu, den Versicherten eindeutig zu identifizieren.
So können beispielsweise die Sozialversicherungsbeiträge, die der Versicherte und sein Arbeitgeber einzahlen, über die Sozialversicherungsnummer eindeutig zugeordnet und dem richtigen Konto gutgeschrieben werden. Zum anderen dient die Sozialversicherungsnummer als Nachweis dafür, dass der Versicherte legal beschäftigt ist.
Außerdem braucht der Versicherte seine Sozialversicherungsnummer, wenn er eine neue Arbeitsstelle antritt, sich an seinen Rententräger oder an seine Krankenkasse wendet oder wenn er Sozialleistungen wie beispielsweise Arbeitslosengeld beantragt.
Was ist der Sozialversicherungsausweis und wie sieht er aus?
Mit Beginn des ersten Beschäftigungsverhältnisses vergibt der Rententräger die Sozialversicherungsnummer, die ein Leben lang gültig bleibt. Dabei besteht die Sozialversicherungsnummer aus Zahlen und Buchstaben, unter denen das Geburtsdatum und der Anfangsbuchstabe des Nachnamens sind.
Konkret baut sich die Sozialversicherungsnummer aus einer zweistelligen Ziffer, dem Geburtsdatum als sechsstellige Zahl, dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens und einer dreistelligen Ziffer auf.
Mitgeteilt wird dem Versicherten seine Sozialversicherungsnummer auf dem Postweg. Anders als früher erhält der Versicherte jetzt aber keinen rosafarbenen Sozialversicherungsausweis mehr. Stattdessen schickt ihm der Rententräger ein Schreiben zu. In diesem Schreiben findet sich ein Feld, das den früheren Ausweis ersetzt. Das Feld wiederum ist in zwei Hälften aufgeteilt.
Links steht die Bezeichnung “Sozialversicherungsausweis” in mehreren Sprachen. Im rechten Feld sind die Sozialversicherungsnummer, der Nachname und der Vorname des Versicherten, sein Geburtsname, das Ausstellungsdatum des Ausweises und eine Ausweisnummer vermerkt.
Das Schreiben mit der zugeteilten Sozialversicherungsnummer und dem dazugehörigen Sozialversicherungsausweis muss der Versicherte nicht beantragen. Stattdessen bekommt er den Brief automatisch. Sobald der Arbeitgeber den Versicherten nämlich als neuen Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmeldet, informiert diese den Rentenversicherungsträger und veranlasst die Zuteilung einer Sozialversicherungsnummer.
Der Rentenversicherungsträger erstellt daraufhin das entsprechende Schreiben und schickt es dem Versicherten zu. Daneben bekommt der Versicherte automatisch einen neuen Sozialversicherungsausweis, wenn sich sein Nachname verändert.
Wann wird der Sozialversicherungsausweis benötigt?
Der Sozialversicherungsausweis ist ein sehr wichtiges Dokument, das genauso sorgsam behandelt werden sollte wie der Personalausweis oder der Führerschein. Der Versicherte muss seine Sozialversicherungsnummer angeben, wenn er einen neuen Job annimmt und wenn er Anfragen oder Anträge bei den Sozialversicherungsträgern stellt.
Zu den Sozialversicherungsträgern gehören beispielsweise der Rententräger, die Krankenkasse und die Arbeitsagentur.
Früher war es in einigen Branchen Pflicht, den Sozialversicherungsausweis mit sich zu führen. Bei einer Kontrolle durch die Zollbehörden musste der Ausweis dann vorgelegt werden. Seit 2009 besteht die Mitführungspflicht nicht mehr. Allerdings müssen sich Arbeitnehmer stattdessen mit ihrem Personalausweis, Reisepass oder einem Passersatz ausweisen können.
Zu den betroffenen Branchen gehören unter anderem das Baugewerbe, die Gastronomie, das Personenbeförderungsgewerbe oder die Logistikbranche. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter aber darauf hinweisen, dass sie ein gültiges Ausweisdokument mit sich führen müssen.
Was tun, wenn der Sozialversicherungsausweis verschollen ist?
Egal ob alter Sozialversicherungsausweis oder Schreiben des Rententrägers: Es kann passieren, dass der Sozialversicherungsausweis auf die Schnelle nicht aufzufinden ist. Braucht der Versicherte seine Sozialversicherungsnummer gleich, kann er seine Krankenkasse anrufen.
Nach einer kurzen Identitätsprüfung wird ihm seine Sozialversicherungsnummer meist direkt am Telefon genannt. Daneben kann sich ein Blick auf die Lohnabrechnungen oder Rentenauskünfte lohnen, denn auch hier ist die Sozialversicherungsnummer zu finden.
Ist der Sozialversicherungsausweis hingegen unauffindbar verschollen oder so mitgenommen, dass das Schreiben nicht mehr zu gebrauchen ist, kann der Versicherte einen neuen Ausweis beantragen. Dies gilt natürlich auch für den Fall, dass der Sozialversicherungsausweis gestohlen wurde, beispielsweise weil sich das Dokument im Geldbeutel oder einer Tasche befand. Der zuständige Ansprechpartner ist die Krankenkasse.
Geht bei der Krankenkasse die Meldung ein, dass der Sozialversicherungsausweis verloren gegangen ist oder gestohlen wurde und folglich neu beantragt wird, informiert sie den Rentenversicherungsträger.
Der Rentenversicherungsträger stellt daraufhin einen neuen Ausweis aus und schickt ihn dem Versicherten zu. Allerdings kann es ein paar Wochen dauern, bis der neue Sozialversicherungsausweis im Briefkasten liegt. Kann der Versicherte nicht so lange warten, kann er sich erneut an seine Krankenkasse wenden und sich von ihr eine Bescheinigung mit seiner Sozialversicherungsnummer als Übergangsdokument ausstellen lassen.
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