Todesfall eines Mitarbeiters – Verhaltenshinweise für das Unternehmen

Todesfall eines Mitarbeiters – Verhaltenshinweise für das Unternehmen

Betriebliche Abläufe, Routineaufgaben und die typischen Herausforderungen des Arbeitsalltags meistern Unternehmen souverän. Die Handgriffe sitzen und jeder weiß, was wann zu tun ist.

Doch die Nachricht über den Todesfall eines Mitarbeiters wirft so manches Unternehmen aus der Bahn. Auf eine solche Situation sind die wenigsten Firmen vorbereitet. In der leistungs- und erfolgsorientierten Arbeitswelt hat der Tod keinen Platz und der Umgang damit fällt entsprechend schwer.

Sowohl für die Angehörigen des verstorbenen Mitarbeiters als auch für das Personal ist ein respektvolles Verhalten des Arbeitgebers aber sehr wichtig. Niemand möchte das Gefühl haben, irgendeine x-beliebige Arbeitskraft zu sein, die genauso schnell und emotionslos abgeschrieben wird wie eine defekte Maschine.

Wie ein Unternehmen mit dem Todesfall eines Mitarbeiters umgeht, sagt viel über die Unternehmenskultur und das Betriebsklima aus. Deshalb ist das Unternehmen gut beraten, wenn es sich frühzeitig auf einen solchen Fall vorbereitet. Doch was kann und sollte ein Unternehmen tun?

 

Der folgende Ratgeber benennt die wichtigsten Verhaltenshinweise für das Unternehmen im Todesfall eines Mitarbeiters:

 

Das Unternehmen sollte eine Art Trauermanagement etablieren.

Trauermanagement klingt nicht unbedingt nach einem würdevollen und einfühlsamen Umgang mit dem Tod eines Kollegen, sondern eher wie ein nüchterner Begriff aus der Betriebswirtschaft. Allerdings beschreibt der Wortbestandteil Management sehr treffend, um was geht, nämlich um einen durchdachten und souveränen Umgang mit der Situation.

Wenn ein Unternehmen niemanden vor den Kopf stoßen und in der Lage sein will, angemessen mit einer unerfreulichen Nachricht umzugehen, braucht es strukturierte Abläufe.

Deshalb sollte ein Plan erstellt werden, der wie eine Checkliste aufführt, welche Maßnahmen notwendig sind und wer für welche Aufgaben zuständig ist. Wie eine solche Checkliste aussehen kann, zeigt das Beispiel am Ende des Beitrags.

Anteilnahme gegenüber den Angehörigen sollte selbstverständlich sein.

Den Angehörigen die Anteilnahme auszusprechen, sollte selbstverständlich sein. Dabei gehört hierzu nicht nur, eine Traueranzeige in der örtlichen Tageszeitung zu schalten und einen Blumenkranz im Namen des Unternehmens und aller Kollegen am Grab niederzulegen.

Stattdessen sollte das Unternehmen ein Beileidsschreiben aufsetzen. Bei dem Beileidsschreiben kann es sich um einen Kondolenzbrief oder eine Trauerkarte handeln. Entscheidend ist aber, dass das persönliche Mitgefühl zum Ausdruck kommt. Es spricht zwar grundsätzlich nichts dagegen, Vorlagen zu erstellen, auf die zurückgegriffen werden kann.

Die Vorlagen dürfen aber nur das Grundgerüst bilden und müssen mit individuellen Worten zur Person ergänzt werden. Außerdem gehört es zum guten Ton, das Kondolenzschreiben von Hand zu verfassen und mit einer echten Briefmarke zu versehen. Die Frankiermaschine ist bei einem solchen Schreiben tabu. Das Kondolenzschreiben sollte umgehend aufgesetzt und verschickt werden, nicht erst Wochen später.

Was die Formulierung angeht, so müssen es keine langen und ausschweifenden Worte sein. Es reicht völlig aus, wenn das Unternehmen seine Wertschätzung und sein Mitgefühl in kurzen und klaren Worten ausdrückt. Ein solches Schreiben wirkt oft ehrlicher und aufrichtiger als irgendwelche wohlklingenden Zitate und Standardfloskeln.

 

Die Kollegen müssen über den Todesfall informiert werden.

In aller Regel erhält der Arbeitgeber die Nachricht über den Todesfall von einem Angehörigen des Verstorbenen. Die Nachricht muss dann an die Kollegen kommuniziert werden. Es kann sein, dass die Kollegen bereits Bescheid wissen. Trotzdem gehört es zu den Aufgaben des Vorgesetzten, die Mitarbeiter offiziell über den Todesfall zu informieren.

In kleineren Betrieben kann diese Mitteilung im persönlichen Gespräch oder im Rahmen eines Meetings erfolgen. In großen Unternehmen wird meist ein internes Schreiben erstellt und an die Mitarbeiter übermittelt. Wichtig in jedem Fall ist aber, konkrete Angaben zu machen, um keinen Raum für Spekulationen zu bieten.

Direkt in der Mitteilung über den Todesfall oder in einem zweiten Infoschreiben sollten die Kollegen außerdem über die weiteren Abläufe informiert werden.

So sollte beispielsweise kommuniziert werden, wann und wo die Beisetzung stattfindet. Kollegen, die an der Trauerfeier teilnehmen möchten, sollten auf jeden Fall die Möglichkeit dazu bekommen. In einigen Unternehmen ist es üblich, einen Erinnerungsplatz für den Verstorbenen einzurichten. Dort wird dann ein Foto platziert und eine Kerze angezündet.

Mitarbeiter reagieren meist mit großer Zustimmung auf solche Gesten, denn sie zeugen von Wertschätzung des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern. In anderen Unternehmen wird ein Kondolenzbuch ausgelegt, in das die Mitarbeiter einen letzten Gruß eintragen oder den Angehörigen ihr Beileid aussprechen können.

Das Kondolenzbuch wird den Hinterbliebenen später übergeben. Entscheidet sich das Unternehmen für derartige Maßnahmen, muss es die Mitarbeiter darüber ebenfalls in Kenntnis setzen, damit jeder davon weiß und die Möglichkeit hat, sich zu beteiligen.

 

In der ersten Zeit ist das Feingefühl der Führungskraft gefragt.

Mitarbeiter gehen sehr unterschiedlich mit der Nachricht über den Tod eines Kollegen um. Die einen sind bestürzt und fassungslos, andere trauern und gedenken und wieder andere reagieren eher gleichgültig. Zudem hängt der Umgang mit der Nachricht davon ab, wie gut sich die Kollegen kannten, wie eng ihr Verhältnis zueinander war und auch wie der Kollege verstorben ist.

Vor allem in der ersten Zeit muss der Vorgesetzte deshalb seine Führungsqualitäten unter Beweis stellen. Dazu gehört, trauernden Mitarbeitern den Raum und die Zeit für ihre Trauer zu geben und vorübergehende Minderleistungen nicht über zu bewerten.

Andersherum sollte die Führungskraft einschreiten, wenn sich Mitarbeiter als Flucht vor der Trauer in die Arbeit stürzen oder den Todesfall als Chance nutzen, um sich selbst zu profilieren.

 

Wird die Stelle neu besetzt, sollte der neue Kollege Bescheid wissen.

Auch wenn ein Kollege nicht mehr da ist und schmerzlich vermisst wird, muss der Arbeitsalltag weitergehen. Deshalb wird die Stelle des Verstorbenen in den meisten Fällen neu besetzt.

Wichtig ist dann aber, den neuen Mitarbeiter über die Situation aufzuklären. Es kann durchaus sein, dass die Kollegen mit Unverständnis auf eine schnelle Neubesetzung reagieren oder den neuen Mitarbeiter ständig mit dem verstorbenen Kollegen vergleichen.

Beides geht mit einem hohen Konfliktpotenzial einher. Deshalb sollten alle Beteiligten auf die neue Situation vorbereitet und während der Eingewöhnungsphase entsprechend geführt werden.

Wer den Arbeitsplatz des Verstorbenen räumt, kann die Führungskraft mit ihrem Team absprechen. Manchmal ist es den Kollegen wichtig, diese Aufgabe zu übernehmen, um sich auf diese Weise zu verabschieden. In diesem Zusammenhang sollte auch eine automatische Antwortfunktion im E-Mail-Postfach des Verstorbenen eingerichtet werden.

Ratsam hierbei ist eine neutrale Nachricht, die darüber informiert, dass der Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen tätig ist. Gleichzeitig sollte der Ansprechpartner genannt werden, an den sich der Absender nun wenden kann. Kunden über den Todesfall ihres bisherigen Ansprechpartners in einer automatischen E-Mail zu informieren, könnte irritieren und zudem pietätlos wirken. Deshalb ist eine neutrale Formulierung besser.

Musterbeispiel für eine Checkliste im Todesfall eines Mitarbeiters

 

Mitarbeiter über den Todesfall informieren
Kondolenzbrief aufsetzen und an die Angehörigen versenden
Traueranzeige schalten
Kranz oder Blumengesteck bestellen; falls die Angehörigen stattdessen eine Spende erbitten, diese veranlassen
betriebsinterne Zeichen der Anteilnahme umsetzen und an die Mitarbeiter kommunizieren
Buchhaltung über den Todesfall informieren
automatische Antwortfunktion im E-Mail-Postfach einrichten
festlegen, wer die Aufgaben des verstorbenen Kollegen vorübergehend übernimmt
Maßnahmen zur Neubesetzung der Stelle einleiten

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