Tipps für Grußformeln in geschäftlichen E-Mails
Sehr wichtige Schreiben oder Originaldokumente werden nach wie vor als klassische Briefe auf dem Postweg übermittelt. Doch auch die E-Mail hat sich längst als Kommunikationsweg etabliert.
Schließlich erreicht die digitale Nachricht den Empfänger sehr viel schneller und der Versand ist deutlich kostengünstiger. Hinzu kommt, dass die E-Mail nicht ganz so formell ist wie ein echter Brief. Was die Formulierungen angeht, lässt sie dem Absender also mehr Spielraum.
Doch vor allem im beruflichen Bereich muss auch bei einer E-Mail die Form gewahrt bleiben. Dies wiederum betrifft nicht nur den Textinhalt und die Rechtschreibung, sondern auch die Anrede und die Grußformel. Doch wie kann der Absender seine E-Mails professionell beginnen und beenden?
Im folgenden Beitrag haben wir viele gute Tipps für Grußformeln in geschäftlichen E-Mails zusammengestellt!:
Inhalt
Die Anrede in geschäftlichen E-Mails
Als erstes sieht der Empfänger den Absender und liest den Betreff einer E-Mail. Öffnet er die E-Mail daraufhin, fällt sein Blick sofort auf die Anrede. Wichtig ist deshalb, dass sich der Empfänger von der Anrede auch wirklich angesprochen fühlt. Gleichzeitig sollte er die Anrede nicht als zu lässig oder gar als respektlos auffassen.
Es gilt also, eine höfliche, persönliche und zugleich taktvolle Formulierung zu finden. Dabei wiederum hat der Absender drei mögliche Ansatzpunkte, nämlich sein Verhältnis zum Empfänger, den Zeitpunkt des Versands und die Anzahl der Adressaten.
Eine Anrede, die das Verhältnis zum Empfänger berücksichtigt
Wie beim Geschäftsbrief ist auch in der geschäftlichen E-Mail die Anredeformel „Sehr geehrter Herr …“ oder „Sehr geehrte Frau …“ Standard. Diese Anrede ist zwar formell, wirkt mitunter recht distanziert und hat eine leicht antiquierte Note. Der Absender kann damit aber nichts falsch machen.
Kennen sich der Absender und der Empfänger gut und haben sie ein vertrautes Verhältnis zueinander, sind auch die Anreden „Lieber Herr …“ und „Liebe Frau …“ in Ordnung.
In E-Mails wird außerdem auch die Anrede „Hallo“ verwendet. Diese Anrede ist eine Art Mittelweg, denn sie ist nicht so förmlich wie das „Sehr geehrte/r …“, aber auch nicht so vertraulich wie das „Liebe/r …“. Dennoch ist im geschäftlichen Bereich etwas Vorsicht geboten. Denn nicht jeder Empfänger möchte mit einem „Hallo“ begrüßt werden und vor allem bei einem größeren Altersunterschied oder einem deutlichen Hierarchiegefälle könnte der Geschäftspartner bei dieser Anrede die respektvolle Distanz vermissen.
Entscheidet sich der Absender für ein „Hallo“, dann sollte er die Anrede je nach Verhältnis immer entweder mit dem Vornamen oder mit dem Nachnamen verbinden. Er sollte also „Hallo Herr Müller“ oder „Hallo Lisa“ schreiben. Nur ein „Hallo!“ ist zu locker, die Anrede zusammen mit dem Vor- und dem Nachnamen wirkt seltsam.
Eine Anrede, die sich den Zeitpunkt des Versands bezieht
Je nachdem, wann die E-Mail geschrieben und abgeschickt wird, kann der Zeitpunkt in die Anrede einfließen. Der Absender kann also beispielsweise „Guten Morgen Herr …“ oder „Guten Abend Frau …“ schreiben. Allerdings sollte der Absender auch berücksichtigen, wann der Empfänger die E-Mail lesen wird.
Ein Verweis auf die Tageszeit könnte beim Empfänger nämlich den Eindruck erwecken, dass ihm der Absender auf subtile Art signalisieren möchte, dass die E-Mail möglichst zeitnah und noch am selben Tag gelesen und bearbeitet oder beantwortet werden soll.
Eine Anrede, die sich an mehrere Empfänger richtet
Es kann gut sein, dass sich eine E-Mail an zwei Empfänger richtet. In diesem Fall kann der Absender die Empfänger einfach aneinanderreihen, also beispielsweise „Sehr geehrter Herr …, sehr geehrte Frau …“ schreiben. Anders als im Privatbereich, wo Damen vor Herren und Ältere vor Jüngeren angesprochen werden, richtet sich die Reihenfolge im geschäftlichen Bereich dabei nach der Hierarchie. Unabhängig vom Geschlecht steht der Ranghöhere somit immer an erster Stelle.
Ist die E-Mail für mehr als zwei Personen vorgesehen, macht es wenig Sinn, eine lange Liste aus Anreden und Namen aufzuführen. Besser ist dann, die Empfänger in Gruppen zusammenzufassen. Dazu kann der Absender ganz klassisch „Sehr geehrte Damen und Herren“ formulieren, aber beispielsweise auch „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“ oder „Liebes Projektteam“ schreiben.
Hat der Absender innerhalb der angeschriebenen Gruppe einen Hauptansprechpartner, kann er diesen selbstverständlich namentlich erwähnen. In diesem Fall kann seine Anrede beispielsweise „Sehr geehrter Herr …, sehr geehrte Kollegen“ lauten.
Die Grußformel in geschäftlichen E-Mails
Die Grußformel schließt die E-Mail ab. Doch auch wenn die E-Mail eine moderne und junge Form der Kommunikation ist und von ihrer Schnelligkeit lebt, sind Abkürzungen als Grußformeln in geschäftlichen E-Mails tabu. Denn eine E-Mail, die mit Kürzeln wie „MfG“ oder „VG“ endet, vermittelt den Eindruck, dass sich der Absender weder die Zeit nehmen noch die Mühe machen wollte, für eine ordentliche Verabschiedung zwei, drei Wörter mehr zu tippen.
Sofern am Ende keine elektronische Signatur eingefügt wird, sollte der Absender die Grußformel bei geschäftlicher Korrespondenz aus Respekt gegenüber dem Empfänger also grundsätzlich ausschreiben.
Eine Ausnahme gilt bestenfalls unter Kollegen oder gleichrangigen Geschäftspartnern, die sich schon seit Jahren kennen. Aber selbst dann sollte der Absender nur dann ein Kürzel verwenden, wenn er sicher ist, dass seine E-Mail nicht an andere Stellen weitergeleitet wird.
Ähnlich wie bei der Anredeformel gilt auch bei der Grußformel, dass sie umso förmlicher ausfallen sollte, je förmlicher das Verhältnis zum Empfänger ist. Als Standards, die immer passen, gelten die Formeln „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichem Gruß“ und „Freundliche Grüße“.
Etwas frischer und nicht ganz so formell, aber immer noch höflich und respektvoll sind die Grußformeln „Mit besten Grüßen“ und „Viele Grüße“. Sind Absender und Empfänger miteinander vertraut, dürfen es auch „Herzliche Grüße“ sein.
Doch auch eine individuelle Grußformel kann eine geschäftliche E-Mail angemessen abschließen. Dabei kann die Grußformel den Ort, den Zeitpunkt oder das Wetter einbeziehen. Ein paar Beispiele wären etwa:
- Mit freundlichen Grüßen nach …
- Freundliche Grüße in den Norden
- Mit besten Grüßen aus dem schönen …
- Herzliche Grüße aus dem verschneiten …
- Mit sonnigen Grüßen aus …
- Mit den besten Wünschen für eine angenehme Woche (bei einer E-Mail zu Wochenbeginn)
- Ein erholsames Wochenende wünscht Ihnen (bei einer E-Mail am Freitag)
Durch eine individuelle Grußformel signalisiert der Absender, dass er sich Gedanken gemacht hat und dem Empfänger Wertschätzung entgegenbringt. Gleichzeitig hebt sich die E-Mail so von der Masse der übrigen E-Mails ab. Wichtig ist aber auch hier, einen respektvollen und professionellen Ton zu wahren.
Mehr Anleitungen, Vorlagen, Tipps und Ratgeber:
- Infos und Tipps zu Kündigungsdiensten
- Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil I
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Thema: Tipps für Grußformeln in geschäftlichen E-Mails
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