Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil III

Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil III

 

Genauso wie Briefe, Faxe und Telefonate gehören auch E-Mails längst zu den Standard-Kommunikationsmitteln. Dabei haben E-Mails gegenüber Briefen den Vorteil, dass sie schneller beim Empfänger ankommen und der Versand kostengünstiger ist.

Verglichen mit Telefonaten können E-Mails damit punkten, dass die Nachrichten und Informationen schriftlich vorliegen. Dadurch können die Inhalte immer wieder gelesen, digital archiviert oder ausgedruckt werden.

Der Versand als Fax setzt voraus, dass der Absender die Nachricht faxen kann und der Empfänger die Möglichkeit hat, das Fax abzurufen. Während das Faxgerät aber auf dem Rückzug scheint, ist ein Computer inzwischen in jedem Büro und fast jedem Haushalt vorhanden.

Doch so vorteilhaft E-Mails sind, so nervig und zeitraubend können sie auch sein. In den beiden ersten Teilen unserer Ratgeberreihe mit Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails ging es um grundsätzliche Dinge und um das Schreiben von E-Mails.

Jetzt, im dritten und letzten Teil wechseln wir aus der Sichtweise des Absenders in die Perspektive des Empfängers.

 

Hier sind 6 Tipps, die zu verhindern helfen, dass die tägliche Flut an E-Mails zum großen Zeit- und Konzentrationskiller wird:

 

Tipp 1: Die Benachrichtigung bei E-Mail-Eingängen ausschalten.

Ist eine neue Nachricht eingegangen, wird der Empfänger durch ein akustisches Signal darüber informiert. Je nach E-Mail-Programm und Einstellungen öffnet sich auch ein Fenster und die neue E-Mail wird angezeigt. Solche Benachrichtigungen sind zwar praktisch, stören aber die Konzentration und den Arbeitsfluss.

Die meisten nehmen nämlich nicht nur den Eingang zur Kenntnis, sondern schauen auch direkt nach, wer der Absender der E-Mail ist und was drinsteht. Diese ständigen Unterbrechungen führen aber dazu, dass sich der Empfänger jedes Mal wieder aufs Neue in seine eigentliche Aufgabe einfinden muss.

Für ein effektives und produktives Arbeiten ist es deshalb besser, die Benachrichtigungen über den Eingang neuer E-Mails auszuschalten.

 

Tipp 2: Die E-Mails verschiedenen Ordnern zuweisen lassen.

Das E-Mail-Postfach kann so eingestellt werden, dass die eingegangenen Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner einsortiert werden. So kann ein Ordner für E-Mails von Kunden, ein Ordner für firmeninterne Nachrichten, ein Ordner für E-Mails von Freunden und Bekannten und ein Ordner für Newsletter angelegt werden.

Ruft der Empfänger sein Postfach dann auf, sieht er sofort, in welchen Ordnern neue Nachrichten vorhanden sind. Dadurch muss er nicht erst alle Nachrichten durchschauen, sondern hat gleich einen ersten Überblick. Außerdem kann der Empfänger so die Ordner nach und nach durcharbeiten.

 

Tipp 3: E-Mails überfliegen und sortieren.

Gehen jeden Tag 20 oder 30 E-Mails ein, würde kaum noch Zeit für andere Aufgaben bleiben, wenn der Empfänger jede Nachricht ganz genau lesen würde. Deshalb sollte sich der Empfänger angewöhnen, die E-Mails zu überfliegen. Bereits die Betreffzeile gibt Aufschluss darüber, um was es geht.

Ansonsten sollte der Empfänger die wesentlichen Infos aus dem Text herausfiltern. So verschafft er sich einen Überblick, wie wichtig die Nachricht tatsächlich ist. Nur wirklich wichtige Nachrichten sollte er im Detail lesen.

Während sich der Empfänger einen Überblick verschafft, sollte er die E-Mails auch gleich sortieren. Dafür kann er vier Kriterien zugrunde legen, nämlich wichtig, unwichtig, dringend und nicht dringend.

 

Aus diesen vier Kriterien wiederum ergeben sich vier mögliche Kombinationen, die darüber entscheiden, was mit der Nachricht passiert:

  1. Wichtig und dringend: Diese Nachrichten werden zuerst bearbeitet.
  2. Wichtig und nicht dringend: Diese Nachrichten werden zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb eines festgelegten Zeitfensters bearbeitet.
  3. Unwichtig und dringend: Diese Nachrichten werden zur zeitnahen Bearbeitung an einen Kollegen weitergeleitet oder, falls das nicht möglich ist, kurz und knapp beantwortet.
  4. Unwichtig und nicht dringend: Diese Nachrichten werden, je nach Inhalt und Absender, ganz zum Schluss bearbeitet, archiviert oder direkt gelöscht.

 

Das Sortieren der Nachrichten bringt den Vorteil mit sich, dass der Empfänger direkt weiß, wann was zu tun ist. Belässt er die Nachrichten so wie sie sind in seinem Postfach, muss er sie später alle noch einmal sichten.

Dies kostet unnötig Zeit. Zudem wird der Posteingang unübersichtlich, weil zwischendurch sicher wieder neue Nachrichten dazugekommen sind.

 

Tipp 4: Feste Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung ansetzen.

Natürlich müssen E-Mails bearbeitet werden. Die Nachrichten zwischendurch zu beantworten, macht aber wenig Sinn. Dadurch wird die eigentliche Arbeit nämlich ständig unterbrochen.

Im Ergebnis dauert alles viel länger, weil sich der Empfänger nach dem Lesen und Beantworten einer Nachricht erst wieder in die andere Aufgabe einarbeiten muss. Doch kaum hat er sich eingefunden, trudelt auch schon die nächste Nachricht ein. Ein produktiver und konzentrierter Arbeitsfluss kann sich so nicht entwickeln.

Ratsam ist deshalb, bestimmte Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung festzulegen. Dies können beispielsweise jeweils eine halbe Stunde am Vor- und am Nachmittag oder eine Stunde kurz vor Feierabend sein. In dem festgelegten Zeitfenster gilt die Aufmerksamkeit ausschließlich den E-Mails, außerhalb des Zeitfensters bleibt das digitale Postfach eine reine Sammelstelle und die anderen Aufgaben werden konzentriert abgearbeitet.

Durch dieses Vorgehen sind die Ablenkungen minimiert und gleichzeitig wird die Aufgabenliste kontinuierlich abgehakt.

Ein Irrglaube ist übrigens, dass eine E-Mail sofort beantwortet werden muss. Die E-Mail ist zwar ein schnelles Kommunikationsmittel. Doch nirgends steht geschrieben, dass die Antwort umgehend vorzuliegen hat.

Braucht der Absender eine sofortige Auskunft, ist das Telefon das Kommunikationsmittel der Wahl. Bei der E-Mail reicht es vollkommen aus, wenn die Antwort innerhalb von 24 Stunden erfolgt.

 

Tipp 5: Überflüssige Nachrichten abbestellen.

Im digitalen Postfach landen nicht nur E-Mails von Kunden, Kollegen, Geschäftspartnern und Freunden. Stattdessen kommen diverse Newsletter, Werbemails und Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken, Foren und anderen Plattformen an.

Diese sind oft nicht wirklich notwendig und das Sichten kostet unnötig Zeit. Ratsam ist deshalb, die Benachrichtigungen von Netzwerken komplett abzubestellen.

Bei Interesse können die Internetseiten direkt angesteuert werden, um nachzusehen, was sich dort getan hat. Für Newsletter gilt, dass der Empfänger überlegen sollte, welche davon er tatsächlich liest. Newsletter, die ohnehin ungelesen in den digitalen Papierkorb wandern, kann er genauso gut auch abbestellen.

 

Tipp 6: Das Postfach am Ende des Tages aufräumen.

Der Empfänger sollte versuchen, die Nachrichten eines Tages an diesem Tag auch abzuarbeiten. Hebt er sich ein paar E-Mails für den Folgetag auf, entsteht ein Rattenschwanz, denn am Folgetag kommen ja wieder neue Nachrichten dazu.

Die Anzahl der unbearbeiteten E-Mails im Postfach wird so kontinuierlich größer, bis irgendwann der Überblick verloren geht und einige Nachrichten letztlich untergehen. Deshalb sollte das Ziel sein, keine Nachrichten vom Vortag stehenzulassen, sondern den Tag mit einem aufgeräumten Postfach zu beenden, um den Folgetag mit einem leeren Postfach zu beginnen.

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