Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil II

Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil II

 

E-Mails sind längst ein gängiges Kommunikationsmittel, im privaten genauso wie im geschäftlichen Bereich. Durch die digitale Post können Nachrichten und Informationen schnell, unkompliziert und kostengünstig übermittelt werden.

Gleichzeitig lassen sich E-Mails übersichtlich und platzsparend archivieren. Aber die elektronische Post kann auch zum echten Zeitfresser und Konzentrationskiller werden. Zudem kann sie den Absender in einem fragwürdigen Licht erscheinen lassen.

Dies gilt vor allem dann, wenn die E-Mail als modernes Kommunikationsmittel etwas zu locker genommen wird und dabei in den Hintergrund rückt, dass vor allem bei der geschäftlichen Korrespondenz ein guter Stil und ein höflicher Ton immer obligatorisch sind.

Ein gekonnter Umgang mit E-Mails, sowohl als Absender als auch als Empfänger, ist also wichtig. Nur so ist sichergestellt, dass E-Mails tatsächlich effektiv eingesetzt werden können und die gewünschte Wirkung erzielen. In Teil I dieses Ratgebers haben wir erklärt, wie E-Mails gelesen werden, welche Regeln für E-Mails gelten und wann die E-Mail kein geeignetes Kommunikationsmittel ist.

Jetzt, in Teil II unseres Ratgebers mit Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, listen wir in einer Übersicht auf, welche Merkmale eine professionelle E-Mail kennzeichnen:  

 

  1. Die richtige Absenderadresse

Wer regelmäßig E-Mails schreibt, hat meistens zwei E-Mail-Adressen, nämlich eine private und eine, die beruflich genutzt wird. Ratsam ist, die beiden Postfächer strikt voneinander zu trennen. Gleichzeitig sollte die gesamte geschäftliche Korrespondenz ausschließlich über die geschäftliche E-Mail-Adresse abgewickelt werden.

Werden berufliche E-Mails mal über die private und mal über die geschäftliche E-Mail-Adresse verschickt, kann dies beim Empfänger für Verwirrung sorgen. Gleichzeitig wird es für den Absender schwieriger, den Überblick über seine Korrespondenz zu bewahren.

 

  1. Die Betreffzeile

Die Betreffzeile informiert den Empfänger darüber, worum es in der E-Mail geht. Dabei sollte der Betreff aber möglichst kurz und präzise formuliert sein. Viele neigen dazu, einen ganzen Satz als Betreffzeile zu schreiben, denn knappe Stichworte erscheinen ihnen zu abgehackt und zudem irgendwie unhöflich. Das Gegenteil ist aber der Fall.

Eine ausschweifende Betreffzeile kann für Verwirrung sorgen und unübersichtlich sein. Außerdem können bestimmte Schlüsselwörter dazu führen, dass die E-Mail im Spam-Filter landet. Statt also beispielsweise „Zusendung eines Angebots für … gemäß Ihrer Anfrage vom 10.07.2015“ zu schreiben, ist „Angebot für …“ aussagekräftiger, informativer und überdies völlig ausreichend.

 

  1. Die Anrede

Eine E-Mail soll nicht in einen langatmigen Roman ausarten, sondern darf ruhig kurz gehalten sein und direkt auf den Punkt kommen. Trotzdem muss ein höflicher Ton gewahrt sein. Dazu gehört die Anrede des Empfängers. Die allgemeine und anonyme Anredeformel „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte nach Möglichkeit vermieden werden.

Besser ist es, den Empfänger persönlich, also mit seinem Namen anzusprechen. Hat die Kontaktperson einen Titel, muss dieser mit in die Anrede. Dafür darf das „Herr“ oder „Frau“ wegfallen.

Korrekt heißt es also „Sehr geehrte/r Prof. Dr. Nachname“. Ist der Empfänger persönlich bekannt oder war der Umgangston bislang recht locker, ist ein Einstieg mit „Hallo“ durchaus in Ordnung. Umgangssprachliche Begrüßungen wie „Hey“ oder „Moin“ sind jedoch tabu.

 

  1. Ein Thema pro E-Mail

Generell sollte sich eine E-Mail auf die wesentlichen Informationen beschränken. Zusätzliche Angaben, Details und Hintergrundinfos sollten nur dann und nur in dem Maß eingefügt werden, wie es für das Verständnis der Inhalte notwendig ist. Zudem kann und sollte in einer E-Mail auf langwierige Einleitungen verzichtet werden. Besser ist, direkt auf den Punkt zu kommen.

Schon im ersten Satz sollte der Leser erfahren, worum es geht und weshalb er kontaktiert wird. Daneben ist ratsam, eine E-Mail auf ein Thema zu beschränken. Müssen mehrere Sachverhalte besprochen werden, sollten sie entsprechend auf mehrere E-Mails aufgeteilt werden.

Dies erleichtert die Archivierung, denn der Empfänger kann die E-Mail unter einem Stichwort oder in einem Ordner ablegen. So ist die E-Mail auch später noch problemlos abrufbar. Ging es in einer E-Mail um verschiedene Angelegenheiten, wird es für den Empfänger schwieriger, sich daran zu erinnern, was in welcher E-Mail besprochen wurde.

 

  1. Lesefreundliche Struktur

Ein langer Text ohne Absätze ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch schwer zu lesen und anstrengend für die Augen. Deshalb sollte der Text in mehrere Abschnitte mit Leerzeilen dazwischen aufgeteilt werden.

Wichtige Informationen und Daten können außerdem als Aufzählung aufgeführt werden. Dies macht den Inhalt übersichtlicher und der Empfänger kann sich mit einem Blick orientieren.

 

  1. Die Grußformel

Ebenso wie eine höfliche Anrede ist auch eine höfliche Grußformel am Ende Pflicht. Fehlt die freundliche Verabschiedung, hinterlässt das beim Empfänger keinen guten Eindruck. Mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ kann der Absender eigentlich nichts falsch machen.

Allerdings wirkt diese Grußformel sehr förmlich. Gute und weniger steife Alternativen sind „Freundliche Grüße“ oder „Viele Grüße“. Eine persönliche Note bekommt die Verabschiedung durch einen kleinen Zusatz im Stil von „Viele Grüße aus dem verschneiten München“ oder „Herzliche Grüße in den hohen Norden“.

Zu locker darf die Grußformel aber auch nicht sein, denn eine höfliche Distanz muss gewahrt bleiben. „Liebe Grüße“ oder „Bis die Tage“ sind in einer geschäftlichen E-Mail deshalb nicht angebracht.

 

  1. Antwort-Funktion mit Bedacht

Vor allem wenn eine E-Mail schnell beantwortet werden kann und soll, ist die Versuchung groß, die Antwort-Funktion zu nutzen. Da der ursprüngliche Text dabei erhalten bleibt und mit zurückgeschickt wird, weiß der Empfänger sofort, worauf sich die E-Mail bezieht.

Außerdem kann er die bislang ausgetauschten Informationen nachlesen, ohne die archivierten E-Mails heraussuchen zu müssen. Allerdings kann der lange Rattenschwanz hinter der eigentlichen E-Mail auch schnell unübersichtlich und nervig werden.

Gleiches gilt, wenn die Betreffzeile aus einer Aneinanderreihung von „RE:“ besteht. Bevor der Absender auf die Antwort-Funktion zurückgreift, sollte er also immer abwägen, ob es nicht sinnvoller ist, eine neue E-Mail zu schreiben. Spätestens, wenn der Schriftverkehr in die dritte Runde geht, sollten die bisherigen Nachrichten nicht mehr mitgeschickt werden.

 

  1. Keine Fehler!

Wie für jede Art der geschäftlichen Korrespondenz gilt auch für die E-Mail, dass Grammatik-, Rechtschreib- und Tippfehler tabu sind. Bei privaten Nachrichten mag es in Ordnung sein, wenn alle Wörter kleingeschrieben werden und die Rechtsschreibung keine allzu große Rolle spielt.

In einer geschäftlichen E-Mail zeugt eine solche Schreibweise aber von Unprofessionalität und mangelnder Sorgfalt. Bevor der Absender seine Nachricht losschickt, sollte er sich auf jeden Fall die Zeit nehmen, sie noch einmal Korrektur zu lesen.

 

  1. Einheitliches Format

In einer E-Mail sollte nur eine Schriftart, eine Schriftgröße und eine Schriftfarbe verwendet werden. Dadurch erhält die E-Mail ein seriöses Erscheinungsbild. Fristen, wichtige Termine oder Kernaussagen können durch Fettdruck hervorgehoben werden.

Dadurch springen sie dem Empfänger sofort ins Auge. Allerdings sollte der Fettdruck wirklich nur bei zentralen Inhalten und sehr sparsam eingesetzt werden. Andernfalls verliert die Betonung ihre Wirkung und der Text wirkt verwirrend.

 

  1. Die Kontaktdaten

Auch wenn es banal klingt: Bevor die E-Mail abgeschickt wird, sollte der Absender prüfen, ob er die richtige Empfängeradresse ausgewählt hat und ob seine eigenen Kontaktdaten in der Signatur aktuell sind.

Schließlich wäre es nicht nur ärgerlich, sondern auch peinlich, wenn die E-Mail beim falschen Empfänger ankommt oder wenn der Empfänger nicht antworten kann, weil die Kontaktdaten veraltet sind.

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