Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil I
Der Computer ist kaum hochgefahren, da trudeln auch schon die ersten E-Mails ein. Im Laufe des Tages füllt sich der virtuelle Briefkasten dann zunehmend. Statistiken besagen, dass ein Arbeitnehmer jeden Tag durchschnittlich 20 bis 40 E-Mails bekommt, Führungskräfte erhalten sogar noch mehr digitale Post.
Die E-Mail ist inzwischen längst unverzichtbar geworden. Schließlich ermöglicht sie eine unkomplizierte, schnelle und kostengünstige Kommunikation. Aber die E-Mail kann genauso die Konzentration, den Arbeitsfluss und den Eindruck vom Gegenüber auf eine wirklich harte Probe stellen.
Es braucht also ein Konzept, sowohl was das Schreiben als auch was das Lesen und Bearbeiten von E-Mails angeht. In einem mehrteiligen Ratgeber stellen wir die wichtigsten Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails zusammen.
Hier ist Teil I. :
Inhalt
Wie E-Mails gelesen werden
E-Mails sind ein gern genutztes Mittel, um mit Adressaten aller Art zu kommunizieren. Freunde und Verwandte werden genauso per E-Mail kontaktiert wie Arbeitskollegen, Vorgesetzte, Kunden, Lieferanten, Dienstleister und andere Vertragspartner.
Allerdings hat sich die Art und Weise, wie E-Mails gelesen werden, in den vergangenen Jahren geändert. Früher war der Computer das entscheidende Werkzeug im Zusammenhang mit E-Mails. Heute wird ein Großteil aller E-Mails per Smartphone abgerufen.
Das mobile Endgerät macht es möglich, immer und überall E-Mails zu lesen und zu schreiben, beim Warten an der Supermarktkasse genauso wie in der Straßenbahn auf dem Weg zur Arbeit, auf dem heimischen Sofa oder während eines langweiligen Meetings.
Dies führt aber auch dazu, dass an eine E-Mail neue Anforderungen gestellt werden. So muss eine E-Mail heute so formuliert und gestaltet sein, dass sie sowohl auf dem Computer im Büro als auch auf einem mobilen Endgerät abgerufen und gelesen werden kann.
Welche Regeln für eine E-Mail gelten
Natürlich ist E-Mail nicht gleich E-Mail. Wenn die Nachricht für einen guten Freund oder ein Familienmitglied bestimmt ist, gibt es letztlich keine Regeln. Eine private E-Mail schreibt der Absender stattdessen einfach so, wie er als Privatperson eben ist und sich ausdrückt.
Bei einer geschäftlichen E-Mail sieht es anders aus. Eine geschäftliche E-Mail wird schließlich nicht als nette Plauderei zwischendurch verfasst, sondern verfolgt eine bestimmte Absicht.
Um das angestrebte Ziel zu erreichen, sollten deshalb ein paar Grundregeln unbedingt eingehalten werden:
Keine Romane: E-Mails sind kein geeignetes Medium für seitenlange Ausführungen. Stattdessen zielt eine E-Mail darauf ab, den Empfänger kurz und knackig über die wesentlichen Fakten zu informieren oder ihm die wichtigsten Punkte zu vermitteln.
Kaum ein Empfänger wird bereit sein, einen ewiglangen Text zu lesen, auf dem Smartphone noch weniger als im E-Mail-Postfach. Für eine professionelle E-Mail gilt deshalb das Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Klare Formulierungen: Eine E-Mail wird anders gelesen als beispielsweise ein Brief. So wird einem Brief meist mehr Aufmerksamkeit zuteil. Der Text wird oft genauer gelesen, wichtige Passagen werden mitunter angestrichen und manchmal werden eigene Notizen vermerkt.
Hat der Empfänger eine Passage nicht ganz verstanden, wird er eher bereit sein, sie noch einmal durchzulesen. Im Unterschied dazu wird eine E-Mail oft eher überflogen, also schneller und oberflächlicher gelesen. Ratsam ist deshalb, klar und verständlich zu formulieren.
Kurze Sätze sind besser als lange Bandwurmsätze, ein schlichter Sprachstil ist besser als eine Aneinanderreihung von Fremdwörtern, Fachbegriffen und umständlichen Phrasen. Abkürzungen sollten nur dann verwendet werden, wenn sie gängig sind und der Absender sicher ist, dass der Empfänger weiß, wofür sie stehen.
Keine Spielereien: Smileys, bunte Bildchen und farbige Schriften sind in einer privaten E-Mail in Ordnung. In einer geschäftlichen E-Mail haben solche Spielereien aber nichts zu suchen.
Sie können dem Empfänger zwar durchaus ein Lächeln ins Gesicht zaubern. Andersherum besteht aber auch die Gefahr, dass sich der Empfänger die Frage stellt, wie ernst der Absender seine Arbeit eigentlich nimmt.
Anhänge und Links nur bei Bedarf: Anhänge sollten grundsätzlich nur dann mitgeschickt werden, wenn sie wirklich notwendig sind und sich ihr Inhalt nicht direkt in die E-Mail kopieren lässt. Für den Empfänger ist es umständlich, wenn er erst einen Anhang öffnen muss.
So mancher Empfänger schaut sich einen Anhang deshalb erst gar nicht an, mitunter auch aus Sorge vor einem Virus. Ist ein Anhang notwendig, sollte er nicht zu groß sein, damit die E-Mail nicht zu lange lädt und zuviel Speicherplatz wegnimmt.
Der Absender sollte zudem immer prüfen, ob er die angekündigten Anhänge auch tatsächlich angehängt hat. Andernfalls entsteht der Eindruck, dass er unkonzentriert oder gar schlampig arbeitet. Zudem sollte er die angehängten Dokumente selbst öffnen, um sicherzustellen, dass sie richtig angezeigt werden. In die E-Mail eingebettete Links können hilfreich sein, um den Empfänger auf weiterführende Infos hinzuweisen.
Trotzdem sollten Links nur sparsam verwendet werden. Schließlich soll die E-Mail ja bestimmte Inhalte vermitteln und nicht nur eine Einladung zum Surfen im Internet sein. Zudem wird schon aus Sicherheitsgründen nicht jeder Empfänger bereit sein, einen Link anzuklicken. Die wesentliche Botschaft muss deshalb in der E-Mail stehen.
Höflicher Tonfall: Wie für jede Form der geschäftlichen Korrespondenz gilt auch für die E-Mail, dass ein höflicher Ton Pflicht ist. Eine nette Anrede und eine freundliche Grußformel sind genauso Grundbestandteile wie höfliche oder zumindest neutrale Formulierungen.
Rechtschreib- und Grammatikfehler sind tabu. Eine E-Mail, die nur so vor Fehlern strotzt, zeugt von fehlender Gründlichkeit und hinterlässt einen sehr schlechten Eindruck beim Empfänger.
Wann eine E-Mail kein geeignetes Kommunikationsmittel ist
Eine E-Mail ist schnell geschrieben und nach dem Abschicken im Handumdrehen im virtuellen Briefkasten des Empfängers angekommen. Als schnelles und unkompliziertes Kommunikationsmittel bringt es die E-Mail aber auch mit sich, dass sie nicht immer die beste Wahl ist.
Es gibt Sachverhalte, die besser in einem persönlichen Gespräch, per Telefon oder mittels Brief geklärt werden sollten.
Dies ist insbesondere dann der Fall,
- wenn eine E-Mail sehr lang werden würde oder nicht ohne mehrere Dateianhänge auskäme oder
- wenn schon mehr als drei E-Mails hin- und hergeschickt wurden, aber noch immer Fragen offen sind.
Beide Szenarien deuten darauf hin, dass ein paar Zeilen nicht ausreichen, um alle wichtigen Infos zu vermitteln oder den Sachverhalt zu klären. Deshalb macht es meist keinen Sinn, hier mit E-Mails weiterzumachen. Stattdessen ist es besser, den persönlichen Kontakt zu suchen oder die Unterlagen auf dem Postweg zu übermitteln.
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Thema: Infos und Tipps zum gekonnten Umgang mit E-Mails, Teil I
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