Office Briefvorlage

Das Office-Paket verschiedener Betriebssysteme ermöglicht das Erstellen einer Briefvorlage. Dabei gestaltet sich das Erstellen einer Briefvorlage genauso wie ein gewöhnliches Textdokument, wobei der Unterschied darin liegt, dass eine Briefvorlage Elemente enthält, die gleichbleibend sind. Dabei enthält eine Briefvorlage, wie ein gewöhnlicher Brief auch, die Elemente Briefkopf oder Absenderdaten mit Name, Anschrift und Kontaktinformationen, das Datum, ein Feld für die Empfängerdaten, die Betreffzeile, das Textfeld, eine Schlussformel wie mit freundlichen Grüßen sowie eventuell eine Fußnote. Um eine Briefvorlage zu erstellen wird zunächst ein Textverarbeitungsprogramm geöffnet und ein Textrahmen für den künftigen Brief festgelegt. Dieser Textrahmen sollte verankert werden, damit sich bei der Eingabe von Texten kein Element verschiebt.

Der Textrahmen ist auf dem Monitor sichtbar, beim Ausdrucken jedoch nicht. Nun werden der Briefkopf sowie die Felder für Absender- und Empfängerdaten festgelegt. Entscheidendes Merkmal für die Briefvorlage ist die Schrift. Diese wird, je nach Geschmack, durch die Schriftart, die Schriftgröße sowie die Schriftfarbe bestimmt. Um verschiedene Schriften auszuprobieren wird der Text markiert und die Schrift entsprechend verändert. Zudem können Grafiken, Absätze und Aufzählungszeichen sowie die Formatierung etwa rechtsbündig, mittig, linksbündig oder als Block eingefügt werden. Sind alle Textteile eingegeben, die fester Bestandteil jedes Briefes sein sollen und eventuell auch eine Fußnote erstellt, wird die Briefvorlage gespeichert. Bei jedem Öffnen dieser Briefvorlage erscheint das gleiche Bild auf dem Monitor und kann nach Vervollständigen der noch fehlenden Daten ausgedruckt werden.

Briefvorlagen können für die verschiedensten Anlässe erstellt werden, sowohl geschäftlich als auch privat. Während Briefvorlagen für private Zwecke vermutlich keine vorgefertigten Textbausteine enthalten, sondern individuell und je nach Anlass ausgefüllt werden, ermöglichen Briefvorlagen eine zügige Abwicklung der geschäftlichen Korrespondenz, indem nur kunden- oder sachbezogene Daten eingefügt werden. Beispiele für derartige Briefvorlagen sind Werbeschreiben, Angebote, Rechnungen oder Mahnungen.