Die wichtigsten Punkte im Zusammenhang mit Rechnungen
Ein Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen verkauft, ist dazu verpflichtet, eine entsprechende Rechnung auszustellen, insbesondere dann, wenn es sich bei dem Rechnungsempfänger ebenfalls um ein Unternehmen handelt.
Die Form, in der die Rechnung ausgestellt werden muss, ist dabei vom Gesetzgeber klar festgelegt und sowohl der Absender als auch der Rechnungsempfänger sind dazu verpflichtet, so weit wie möglich zu überprüfen, ob die Angaben in der Rechnung richtig und vollständig sind.
Sehr wichtig ist daher zu wissen, worauf es beim Erstellen von Rechnungen ankommt. Sind die Rechnungen fehlerhaft, verursacht dies nicht nur einen Mehraufwand, weil die Rechnungen neu geschrieben werden müssen, sondern der Absender muss mit einem Zahlungsverzug rechnen und der Rechnungsempfänger verliert möglicherweise den Vorsteuerabzug.
Hier daher die wichtigsten Punkte im Zusammenhang mit Rechnungen auf einen Blick:
Die Namen und Adressen müssen vollständig sein.
§ 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes legt fest, dass eine Rechnung vollständige Angaben zu Kunde und Unternehmen enthalten muss. Zwingend Pflicht sind daher der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsabsenders und des Rechnungsempfängers.
Im Hinblick auf die Adresse des Kunden gelten allerdings keine ganz so strengen Regeln, denn hier reicht es auch aus, wenn eine Großkundenadresse oder ein Postfach aufgeführt sind.
Die Steuernummer muss unbedingt angegeben sein.
Auf einer Rechnung muss immer auch die Steuernummer oder die Ust-Identifikationsnummer des Absenders stehen, denn durch sie kann das Finanzamt den Steuerzahler identifizieren. Fehlt die Steuernummer auf einer Rechnung, ist die Rechnung ungültig und darf so strenggenommen weder verschickt noch vom Kunden bezahlt werden.
Wichtig für Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten ist außerdem, dass sie auch ihre ElektroG-Registrierungsnummer angeben müssen. Dies ist insbesondere für Kunden wichtig, die Geräte kaufen, um sie anschließend weiterzuverkaufen.
Gibt der Hersteller seine ElektroG-Registrierungsnummer nicht an oder ist er gar nicht registriert, bringt der Kunde die Geräte aber dennoch in Umlauf, kann es passieren, dass der Gesetzgeber ihm die Kosten und Pflichten auferlegt, die eigentlich der Hersteller hätte übernehmen müssen.
Auch Rechnungsdatum und Rechnungsnummer sind Pflichtangaben.
Das Rechnungsdatum muss auf der Rechnung ebenso aufgeführt sein wie eine Rechnungsnummer. In welcher Form die Rechnungsnummer dargestellt wird, obliegt der Entscheidung des Rechnungsausstellers.
Wichtig ist aber, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird und es sich um ein einheitliches System handelt, das beibehalten wird und für das Finanzamt nachvollziehbar ist. Möglich als Rechnungsnummern sind beispielsweise fortlaufende Nummern, Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben oder Zahlreihen, die sich aus Kundennummer und Datum oder anderen Angaben zusammensetzen.
Gleiches gilt auch für Gutschriften, für die ebenfalls fortlaufende Rechnungsnummern verwendet werden müssen.
Die weiteren Pflichtangaben
Aus der Rechnung muss immer auch hervorgehen, welche Waren oder Dienstleistungen in welchem Umfang in Rechnung gestellt werden und wann die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Dadurch kann der Kunde nachprüfen, ob die Rechnung korrekt ist, und das Finanzamt kann die Rechnung nachvollziehen.
Als Zeitpunkt kann auf der Rechnung das tatsächliche Lieferdatum, der Zeitraum, in dem eine Leistung erbracht wurde, oder der Zeitpunkt angegeben werden, an dem eine Voraus- oder Teilzahlung entgegen genommen wurde. Wichtig ist außerdem, dass der Rechnungsbetrag richtig aufgeschlüsselt ist.
Es reicht nicht aus, nur einen Endbetrag anzugeben, sondern der geforderte Betrag muss sich in den Nettobetrag, den Steuersatz und den Bruttobetrag gliedern. Zudem müssen Skonti, Rabatte oder Boni ausdrücklich angegeben sein und auch wenn für eine Lieferung oder eine Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt, muss dies entsprechend vermerkt sein.
Rechnungen per E-Mail
Für Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, gelten zusätzliche Regelungen. So muss der Absender hier die Echtheit und die Unversehrtheit der Rechnung sicherstellen und nachweisen, beispielsweise durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder durch den elektronischen Datentausch.
Bislang mussten elektronische Rechnungen zwingend signiert sein, diese Verpflichtung wird in Zukunft jedoch nicht mehr bestehen.
Zwar kann der Absender seine elektronischen Rechnungen nach wie vor mit einer Signatur versehen, genauso kann er aber auch andere Methoden nutzen, um die Echtheit und die Unversehrtheit seiner Rechnungen nachzuweisen.
Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen
Bei Rechnungen handelt es sich um Geschäftsbriefe. Daher dürfen gewerbliche Absender und Empfänger Rechnungen auch dann nicht einfach wegwerfen, wenn die Rechnungen korrekt waren und bereits bezahlt wurden. Stattdessen müssen die Rechnungen, wie alle anderen Geschäftsbriefe auch, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, der zwischen sechs und zehn Jahren beträgt.
Privatpersonen müssen die Rechnungen dann auf jeden Fall aufbewahren, wenn sie diese im Rahmen ihrer Steuererklärung angegeben haben.
Eine Sonderregelung gilt außerdem für Rechnungen, die sich auf Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken beziehen, also beispielsweise Rechnungen über planerische Leistungen, Überwachungen von Baumaßnahmen oder Bauleistungen.
Solche Rechnungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden und der Absender muss den Rechnungsempfänger in der Rechnung auf diese Aufbewahrungsfrist hinweisen.
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